Herhaling: Event documenten EP02 (P3:2023)

• Evenementenorganisatie
• MBO
• Studiejaar 1

Event documenten

Wat gaan we doen vandaag:

14:45 - 15:00 PAUZE

15:00 - 15:45 Theorie - Event documenten

15:45 - 16:00 Inventarisatie Absurd Evenement 2.0

16:00 - 16:15 PAUZE

16:15 - 17:00 Zelfstandig werken Absurd

17:00 - 17:30 Eigen invulling - vragen halfuurtje - feedback mogelijkheden

Lesdoelen:

- Ik weet welke event documenten er zijn.

- Ik weet wat het verschil tussen de verschillende event documenten is en wanneer ik deze bij de juiste projecten/evenementen kan toepassen.

- Ik weet wat er in een Event voorstel en Event plan moet komen te staan.

Welke project/event documenten
kennen jullie?

Wat is het doel van een event document?

Verschillende event documenten:

* Event canvas

* Event voorstel

* Event plan

* Startnotitie

* Projectplan

* Draaiboek

* Communicatieplan

* Plan van aanpak

Koppeling + welk soort event

Startpunt project met opdrachtgever: (projectmatig werken, Patries Quant)

Productie: Briefing --> Event canvas --> Startnotitie --> Projectplan (incl. communicatieplan) --> Draaiboek

Marketing: DESTEP --> USP --> SWOT --> Confrontatiematrix + AIDA

Startpunt eigen idee project: (Zo organiseer je een... event, Roel Grit & Marco Gerritsma)

Productie: Brainstorm --> Event canvas --> Event voorstel --> Event plan --> Draaiboek + communicatieplan

Marketing: DESTEP --> USP --> SWOT --> Confrontatiematrix + AIDA

Verder met Event voorstel + Event plan

Zo organiseer je een... Event

Volgens de P6-Methode (projectaanpak in 6 stappen)

1) Start het event --> Stel event voorstel op --> Opzoek naar opdrachtgever/subsidie --> go or no go

2) Organiseer je team --> wanneer van toepassing

3) Stel Event plan op --> eind stap 3 opnieuw beslismoment

4) Bereid het event voor --> aan de hand van event plan

5) Voer het event uit --> met behulp van draaiboek

6) Handel het event af --> evaluatie

Eventvoorstel:

1) Achtergronden

2) Programma van eisen

3) Beschrijving event

4) Financieel

5) Globale planning

6) Haalbaarheid en risico's

Eventplan:

Hoofdstuk 1: Achtergronden

Hoofdstuk 2: Evenementbeschrijving

Hoofdstuk 3: Taken en tussenresultaten

Hoofdstuk 4: Kwaliteit

Hoofdstuk 5: Eventorganisatie

Hoofdstuk 6: Planning

Hoofdstuk 7: Begroting

Hoofdstuk 8: Risico's

Event voorstel

Achtergronden: Inleiding met achtergrond informatie (geschiedenis, eventomgeving, aanleiding, maar ook probleem of kans)

Programma van eisen: Beschrijving van de eisen waaraan het evenement moet voldoen (randvoorwaarden)

Beschrijving event: Naam van event, eventdoel, doelgroep en voorlopig programma

Financieel: Schatting van kosten en opbrengsten (kostencalculatie voor absurd)

Globale planning: Tijdlijn

Haalbaarheid en risico's: Globale haalbaarheid en risico's. Worden in Event plan beter uitgewerkt.

LEES: Pagina 50 - 69 (Stap 1)

Uitleg Fluistertoets

Spelregels:

* De klas verdeelt zich in teams van 4 personen

*  In de volgende dia vind je de vragen

* De teams hebben 10 minuten de tijd om de vragen te beantwoorden

* Er mag overlegd worden, maar ALLEEN FLUISTEREND!!

* Hardop praten = DISKWALIFICATIE

* Na 10 minuten geef je je antwoorden aan een ander team en bespreken we de antwoorden

* Je mag hele, maar ook halve punten geven

* Het team met de meeste juiste antwoorden/punten wint!

10 minuten fluistertoets

1) Welke eventdocumenten zijn er allemaal?

2) Hoeveel hoofdstukken heeft een Eventplan?

3) Waarom maak je een eventdocument?

4) Wanneer maak je een Startnotitie?

5) Welke hoofdstukken heeft een Projectplan?

6) In welk boekje vind je een Eventvoorstel terug?

7) Wanneer je een eigen concept voor een evenement bedenkt, welke eventdocumenten gebruik je dan?

8) Wat is een opdrachtgever?

9) Hoe formuleer je een doel?

10) Welke evenementenvormen zijn er allemaal?

11) Waar is de Startnotitie het begin van?

12) Wat zijn randvoorwaarden?

13) Wat zet je in een begroting?

14) Wie is de projectmanager/eventmanager?

Fluistertoets nakijken

1) Welke eventdocumenten zijn er allemaal?

2) Hoeveel hoofdstukken heeft een Eventplan?

3) Waarom maak je een eventdocument?

4) Wanneer maak je een Startnotitie?

5) Welke hoofdstukken heeft een Projectplan?

6) In welk boekje vind je een Eventvoorstel terug?

7) Wanneer je een eigen concept voor een evenement bedenkt, welke eventdocumenten gebruik je dan?

8) Wat is een opdrachtgever?

9) Hoe formuleer je een doel?

10) Welke evenementenvormen zijn er allemaal?

11) Waar is de Startnotitie het begin van?

12) Wat zijn randvoorwaarden?

13) Wat zet je in een begroting?

14) Wie is de projectmanager/eventmanager?

* Geef de antwoorden van je team aan een ander team.

* Samen gaan we de antwoorden bekijken.

* Je mag hele en halve punten geven.

* Het team met de meeste punten wint!

POST-IT

1) Wat heb jij onthouden van deze les?

2) Wat vond je van deze les?

3) Wat neem je mee naar de volgende les?

Tot volgende week!