KT-4 Les 1

• Kantoortechniek
• MBO
• Studiejaar 1

KT-4

Les 1

Welke factoren zitten in JOUW cirkel van invloed?

Maak nu je eigen cirkel van invloed:

in de binnenste cirkel : minimaal 10 aspecten

in de buitencirkel: minimaal 10 aspecten

Kies 4 problemen uit de buitenste cirkel

Kies voor jezelf 4 problemen die in de buitenste cirkel liggen en bedenk zelf bij elk een aanpassing die JIJ zou kunnen maken om dit probleem VOOR JOU toch prettiger te maken.

Voorbeeld:

Ik heb GEEN invloed op het weer van vandaag

Aanpassing: of het nou regent, stormt of de zon er is: ik geniet van het moment en zoek het mooie er in op (bijv lekker rennen in de regen ipv somber toekijken)

Roeien met de riemen die we hebben

OK?

Let's do this!

Inhoud KT-4

• Hoofdstuk 17 Samenwerken en Samen werken

• Hoofdstuk 18 Managemenassistent als werknemer

• Hoofdstuk 19 Personele aspecten

Vandaag:

Hoofdstuk 17:  Samenwerken en samen werken

§17.1  Positie van de managementassistent in de organisatie

§17.2 Managementassistent in de overlegsituatie

§17.3 Overdracht van werkzaamheden in goede werksfeer

Samenwerken

en

Samen werken

Wat is de betekenis van samenwerken?

1. een groep mensen die geen opdrachten uitvoeren
2. een groep mensen die elk een opdracht uitvoeren
3. een groep mensen die samen zitten
4. een groep mensen die 1 opdracht samen uitvoeren

Wat is dan de betekenis van
samen werken?

1. een groep mensen die elk een eigen taak hebben binnen 1 bedrijf
2. een groep mensen die allemaal dezelfde taak hebben binnen 1 bedrijf
3. een groep mensen die samen zitten
4. een groep mensen die elk een eigen taak hebben in verschillende bedrijven

17.1 Positie van de managementassistent in de organisatie

De functies van de Management assistent hangt af van

1. de grootte van de taken en
2. de afwisseling van taken

Dit is weer afhankelijk van:

1. De grootte van het bedrijf
2. De visie van het bedrijf
   

3 secretariele profielen

1. Uitvoerend secretaresse/secretaris

2. Faciliterend secretaresse/secretaris

3. Initierend secretaresse/secretaris

1. Uitvoerend secretaresse/secretaris

Ook wel genoemd: (afdelings) secretaresse / assistent secretaresse

Kenmerken:

- ondersteunen van de directeur / directie / manager / andere collega’s

 - hoofdzakelijk uitvoerende taken

 - onder toeziend oog van een leidinggevende*

 - bij een klein bedrijf: bijna geen mogelijkheid tot promotie

*Hoe kleiner het bedrijf hoe meer taken je zult hebben en hoe zelfstandiger je deze zult uitvoeren.

2. Faciliterend secretaresse/secretaris

Ook wel genoemd: managementassistent, directiesecretaresse

Kenmerken:

- werkt zelfstandig

- regelt dat iedereen zich kan richten op hun eigen taken omdat hij/zij voor  

   de rest zorgt.

3 specialisaties faciliterende secretaresse/secretaris

Er zijn hier drie (3) specialisaties:

1. Algemeen gericht (voor een afdeling of organisate)

2. Persoonsgericht (voor een of meerdere personen)

3. Teamgericht (als onderdeel van een secretariele afdeling)

Kenmerken van kwaliteiten voor deze en soortgelijke functies:

- Heel veel inzet

- Kwaliteit

- Goede prestatie

- Goede representatie van jezelf

- Geduld

3. Initierend secretaresse/secretaris

Ook wel genoemd: officemanager

Kenmerken:

- HBO functie

- Stuurt 1 of meer secretaressen aan

- Motiveert secretaressen en administratief personeel

- Begeleid secretaressen en administratief personeel

- Ontwikkelt secretariele procedures en geeft richtlijnen

- Adviseert over zaken zoals: huisvesting, investeringen, aanschaf apparatuur en ARBO  

   omstandigheden 

- Beinvloed voorstellen over veranderingen op secretarieel niveau binnen de organisatie

§17.2 Managementassistent in de overlegsituatie

Er is hier sprake van 3 niveaus:

1. Overleg met MEERDERE
2. Overleg met GELIJKE
3. Overleg met LAGER GEPLAATSTE

Overleg met meerdere

Met meerdere: manager of andere hooggeplaatste functionarissen

Belangrijk hierbij:

- creer een sfeer waarbij wederzijds respect en vertrouwen belangrijk is.

     Is dit er niet wordt het moeilijk om overleg te plegen.

Is er geen sprake van wederzijds respect en vertrouwen wordt het moeilijk om overleg te plegen.

In zo’n geval vraag je een gesprek aan om dit uit te praten. 

Hierbij moet je letten op:

o Bereid jezelf voor op het gesprek

o Breng het probleem meteen naar voren

o Wees redelijk

o Neem kritiek ook aan

o Wees diplomatiek / tactisch

o Kom met een alternatief / voorstel

o Raak NIET geemotioneerd

Overleg met gelijke

Met gelijke: directe collega of iemand van een andere afdeling met hetzelfde niveau.

 

Belangrijk hierbij:

- scheid zaken met plezier. je moet op een profesionele manier met elkaar kunnen omgaan ZONDER dat je (niet/wel -> aardig/leuk) merkt in het overleg.

- Wees open in het behandelen van zaken

- denk eraan dat contacten BUITEN de organisatie van groot belang

  kunnen zijn voor je proffesionele netwerk.

Overleg met lager geplaatste

Met lager geplaatste: typiste, administratief assistent, assistent-secretaresse of iemand erbuiten.

 Belangrijk hierbij:

• Ga respectvol met anderen om, niet omdat je een relatief hoge positie hebt, moet je anderen   als minder behandelen.
• Wees diplomatiek / professioneel
• Overleg is succesvol als beide partijen bereid zijn om tot een oplossing te komen. Dit kan alleen maar als er wederzijds respect is.
• Overleg betreffende taken maar overleg kan ook plaatsvinden i.v.m. collegialiteit, kleding, houding en verzorging.

§17.3 Overdracht van werkzaamheden in goede werksfeer

Situatie

Werk/taken 

 -> persoon durft of wil geen medewerking vragen 

-> persoon doet alles zelf 

-> werkdruk wordt te hoog 

-> werk wordt niet volledig of niet goed gedaan.

Oorzaak--> gebrekkige communicatie

Oplossing?

Social hours:

ontmoetingen van collega’s buiten de werksfeer

Vb 

• sportactiviteiten,
• personeelsfeesten

Noem een sociale activiteit die jij als managementassistent zou kunnen organiseren voor een bedrijf?

DOEL

• Het “WIJ” gevoel creëren
• Social talks stimuleren
• Meer flexibiliteit bij taken

andere mogelijke oplossingen

1. Taken rouleren
2. Logboek bijhouden
3.  Zelfbescherming

Taken rouleren

• taken worden verdeeld en
• veranderen per week 

bijv. 

deze week archiveer en

neem ik de telefoon op en doet de ander de postverwerking en uitgaande brieven

Logboek bijhouden

Wees eerlijk

   Je helpt iemand niet door op te schrijven dat hij iets gedaan heeft wat niet zo is

Zelfbescherming

Denk eraan 

Jouw flexibiliteit heeft 

 (geef deze aan) 

“Take care of yourself”

Extra inzet en Loyaliteit is normaal -> ook het schouderklopje/dankjewel hoort daarbij.

Tot volgende week!