Les 3: Financieel/boekhouden

• Dierverzorging
• MBO
• Studiejaar 2

Les 3: financieel/boekhouden

Deze les gaat over het financiële deel van Animana. Als assistente kan het zeker voorkomen dat jullie facturen moeten maken en afrekenen met de klant. Hier gaat deze les wat verder op in.

Het maken van een factuur kun je in de vorige les terug vinden.

Onderdelen les

In deze les gaan we het volgende doornemen:

• toevoegen van leverancier
• kunnen aanpassen van meldeingen bij afspraken in agenda
• factuur maken vanuit agenda
• factuur in gedeelten afrekenen
• financieel dagoverzicht uitdraainen
• Inkoopfactuur maken

Leverancier toevoegen

In Animana kun je ook leveranciers toevoegen. Zoals leveranciers van medicijnen. 

Leverancier toevoegen

Een nieuwe cliënt toevoegen hebben we in de eerste les besproken. 

Het toevoegen van een leverancier werkt hetzelfde, alleen moet je nog aangeven dat het een leverancier is en geen cliënt.

Hierbij kun je een 'vinkje' aan- of uitzetten.

Afspraken aanpassen

Als een patiënt is gearriveerd, in de spreekkamer zit of misschien al klaar is, kun je dit noteren in de agenda. Zo kan een dierenarts dit ook zien op de spreekkamer zelf.

Afspraken aanpassen

In de agenda kun je aangeven wanneer cliënt/patiënt bijvoorbeeld zit te wachten in de wachtkamer. Ook kun je aangeven of ze wellicht al bij de dierenarts in de spreekkamer zitten of dat ze nog moeten afrekenen. 

Dit pas je aan bij de afspraak in de agenda (zie afbeelding). Wanneer je hier wijzigingen in aanbrengt, zul je zien dat de kleur van de afspraak mee verandert in de agenda.

Facturatie

Je kunt vanuit een consult in de agenda facturen aanmaken en vanuit dit consult de betaling regelen.

Facturatie

Vanuit de agenda kun je facturen gaan aanmaken.

Stap 1: Klik op de afspraak

Je klikt op de naam bij de afspraak en wordt doorgeleid naar het patiëntdossier. Vervolgens kun je hier de producten toevoegen die bij dit consult horen, zoals: consult, medicatie etc.

Facturatie

Stap 2: Voeg product(en) toe

Voeg nu onder het kopje 'producten' de te factureren producten toe. Bijvoorbeeld het consult en de medicatie (ontwormingsmiddelen o.i.d.)

Facturatie

Ter informatie: Je ziet nu aan de rechterkant, bij de cliënt, een bedrag in beeld van de nog te betalen producten. Zie afbeelding.

Facturatie

Stap 4: afrekenen via agenda

Ga nu weer terug naar de agenda en kies het gewenste consult. Je kunt nu weer kiezen om de afspraak af te rekenen via het dropdown menu. Zie afbeelding, kies betalen

Als je dan doorklikt op de patiënt, ga je vervolgens naar het kopje 'ongefactureerd' 

Facturatie

Stap 5:  afrekenen in gedeelte

Voor het product staan vakjes die je kunt aanvinken. Wanneer een cliënt wenst om het consult eerst af te rekenen en de medicatie daarna kun je dit dus regelen. 

Vink de desbetreffende vakje(s)  en klik op 'maak factuur' (zie afbeelding)

Facturatie

Stap 5:  bepaald bedrag afrekenen

Het kan zijn dat een klant slechts een bedrag wil betalen, omdat het saldo misschien niet toereikend is.

Zodra je op 'maak factuur' klinkt, kun je achter het product nog een bedrag invullen. Het resterende bedrag blijft dan nog wel openstaan. (Zie afbeelding)

De factuur kun je weer per mail versturen of meegeven door uit te printen

Overzichten bekijken

Je kunt in Animana ook overzichten bekijken van bijvoorbeeld de betalingen die op deze dag zijn gedaan. Dit is natuurlijk handig als je de boekhouding wilt bij houden

Dagoverzicht

Stap 1: Dagoverzicht 

Wanneer je een dagoverzicht wilt bekijken gaat je naar het scherm 'financieel'. Bekijk de afbeelding hoe je daar kunt komen.

Dagoverzicht

Stap 1: Dagoverzicht 

Klik op het dagoverzicht.

Je krijgt nu in beeld:

• betalingen
• openstaande facturen
• en meer

Dagoverzicht

Stap 2: Dagoverzicht 

Je kunt ook betalingen wijzigen. Bijvoorbeeld wanneer een betaling op 'kas' staat (is contant betaald) maar het moet eigenlijk per pin zijn.

Klik op een dergelijke betaling. Je wordt nu doorgeleid naar het cliëntendossier.

Dagoverzicht

Stap 3: Betaling wijzigen

Klik de desbetreffende factuur aan en het scherm zoals hiernaast komt dan in beeld te staan. Je komt eerst op de pagina met details, klik dan op het omcircelde vakje 'betalingen'.

Dagoverzicht

Stap 4: Betaling wijzigen

Klik op de betaling en het volgende scherm (zie hiernaast) verschijnt.

Wijzig nu de methode van betaling. Klik om het vakje naast 'betaalmiddel' en pas het aan naar de methode die is gebruikt, bijvoorbeeld 'pin'

Uitgavenboek

Uitgavenboek

Voor de complete boekhouding kun je ook de inkoop van bijvoorbeeld medicijnen bijhouden. Via het menu (zoals hiernaast weergegeven) kun je dit vinden. Het vreemde is misschien dat dit onder 'uitgavenboek' staat, maar voor de kliniek is dit dus een uitgave en geen inkomsten.

Einde

Deze les sluit aan bij opdracht 8: Financieel/boekhouden. Deze kun je nu gaan maken en eventueel de les nogmaals bekijken, mocht je het even niet meer weten.

Vragen? stel ze in de volgende les!