MZ Comm 3.8 groepsgeprekken

• Verzorging
• MBO
• Studiejaar 1

SoVa communicatie

3.8 GROEPSGESPREKKEN

Groepsgesprekken

met collega's intern/extern of specialisten

met of zonder cliënten

over werk, acties, brainstorm, team, ondersteuningsplan, etc.

tijdsplanning, taakverdeling

hoeft niet altijd aan tafel (wandelen, topless, staand, ....)

Doel groepsgesprek

het uitwisselen van informatie, meningen of argumenten;

het nemen van beslissingen;

het oplossen van problemen;

het geven van adviezen.

OPDRACHT - maak groepjes van min 4

Jij en je team hebben zojuist een vliegtuigcrash overleefd. De piloot en de co-piloot zijn omgekomen bij de crash van het kleine vliegtuigje. Het is midden januari, je bent in Noord-Canada. De temperatuur is overdag -25, en ’s nachts -40 graden Celcius. Er ligt sneeuw op de grond en er lopen verschillende beekjes kriskras door het landschap. De dichtstbijzijnde stad is 35 kilometer verderop. Je hebt kleren aan waarmee je zou kunnen gaan winkelen in een overdekt winkelcentrum – niet echt gekleed voor een sneeuwwandeling.

Welke 5 items zijn het belangrijkst?

· staalwol

· een kleine bijl

· een geladen .45 kaliber pistool

· een blikje boter

· kranten (1 per persoon)

· een aansteker zonder vloeistof

· een extra shirt en broek (1 per persoon)

· een stuk canvas van 7 x 7 meter van hoge kwaliteit

· een luchtkaart van plastic

· 250 ml whisky, 50%

· een kompas

· grote chocoladerepen (1 per persoon)

Antwoorden

Ergste vijand is de kou, dus:

1. aansteker

2. staalwol (brandt ook als het nat is)

3. extra kleren

4. blikje boter (spiegel, huid beschermen, water opvangen)

5. canvas (bescherming en droog blijven)

Antwoorden

6. kleine bijl

7. chocolade

8. kranten

9. pistool

10. whiskey

11. kompas

12. kaart

Deelnemersgedrag

Iedereen heeft zo zijn eigen manier ontwikkeld hoe zij zich in groepsgesprekken gedraagt:

veel praten vs zwijgen

serieus vs grapjes maken

positief vs negatief 

positief deelnemersgedrag

organiseren

kritisch denken

stimuleren

opbouwen

helpen

negatief deelnemersgedrag

alles beter weten

zeuren

zwijgen

veel praten

afwijken

ja-knikken

clownesk gedrag

manipuleren

effectief overleg - waarom loopt het niet?

Diversiteit: standpunten/achtergrond deelnemers ligt ver uiteen

Massaliteit: te veel deelnemers 

Gebrek aan structuur: doelstelling en indeling overleg zijn vaag/mist

Gebrek aan leiding: er is niemand die het overleg (goed) leidt 

Slecht luisteren / slechte samenwerking

oplossing:

bv

vooroverleg

splitsen in kleinere groepen

Wat was jouw gedrag? Wat was jouw rol?

Afwijken                          Alles beter weten

Clownen                          Helpen

Manipuleren                  Opbouwen

Organiseren                   Stimuleren

Veel praten                     Zeuren

Zwijgen

teamoverleg

Een teamoverleg is een regelmatig overleg tussen het team en de direct leidinggevende, waarin punten aan de orde komen die het hele team aangaan.

Een overleg kan erg moeizaam verlopen en erg tijdrovend zijn. Wat is de oorzaak?
De doelstelling en indeling van het overleg zijn vaag of wordt zelfs helemaal niet genoemd.

1. Diversiteit
2. Massaliteit
3. Gebrek aan structuur
4. Gebrek aan leiding

Een overleg kan erg moeizaam verlopen en erg tijdrovend zijn. Wat is de oorzaak?
De standpunten of achtergronden van deelnemers liggen ver uiteen.

1. Diversiteit
2. Massaliteit
3. Gebrek aan structuur
4. Gebrek aan leiding

Een overleg kan erg moeizaam verlopen en erg tijdrovend zijn. Wat is de oorzaak?
Er is niemand die het overleg leidt of diegene doet het niet goed genoeg.

1. Diversiteit
2. Massaliteit
3. Gebrek aan structuur
4. Gebrek aan leiding

Een overleg kan erg moeizaam verlopen en erg tijdrovend zijn. Wat is de oorzaak?
Er zijn zoveel deelnemers dat het veel tijd kost voordat iedereen zijn zegje heeft gedaan.

1. Diversiteit
2. Massaliteit
3. Gebrek aan structuur
4. Gebrek aan leiding

teamoverleg - doel

* het zoeken van oplossingen voor problemen. 

* problemen voorkomen 

* de stand van zaken doornemen 

* het nemen van besluiten over taakverdeling

* het aanpassen van regels 

* het volgen van een andere werkwijze

SUBDOEL: proces, sfeer, communicatie, betrokkenheid

teamoverleg - verloop

Agenda

- voorbereiding (bv casus meenemen of een stuk lezen)

- het overleg zelf

- vervolg

Drempels:  - gebrek aan belangstelling 

                       - verborgen agenda's

                       - conflicten onderling

Het doel van een teamgesprek is altijd tweeledig. Waarom?

1. De leidinggevende heeft een ander belang bij het overleg dan de rest van het team.
2. Er is iets inhoudelijks dat besproken moet worden, maar daarnaast is het doel ook om de sfeer in het team goed te houden.
3. Het belangrijkste doel is het bevorderen van de communicatie, maar je wilt met een overleg ook de stand van zaken doornemen.
4. Naast het zoeken van oplossingen voor een probleem, neem je ook besluiten over de taakverdeling.

OPDRACHT

Geef per moeilijkheid aan hoe je die in een groepsgesprek kunt oplossen. Licht je antwoord toe.

  

Bij gebrek aan belangstelling:

Bij verborgen agenda’s:

Bij conflicten onderling: 

Voorbeelden van antwoorden

Bij gebrek aan belangstelling: een goede tijdsbewaking, betere voorbereiding door deelnemers, in kleinere groep vergaderen.

Bij verborgen agenda’s: niet roddelen, de sfeer bewaken en desnoods als gesprekspunt op de agenda zetten, zelf het goede voorbeeld te geven door geen verborgen agenda’s te hebben 

Bij conflicten onderling: zie ‘verborgen agenda’s’: hoe beter de sfeer, hoe meer openheid en hoe minder de kans op het escaleren van conflicten. Zakelijke en emotionele conflicten kunnen uit elkaar gehouden worden.

Discussie

Een discussie is een gesprek over een thema met als doel kennis te nemen van elkaars standpunten en te komen tot meningsvorming.

Zelfde mening? --> gevoel van veiligheid en saamhorigheid

Andere mening? --> overtuigen, soms hard en respectloos

Soorten discussies

vrije discussie

gebonden (geleide) discussie 

debat (2 of meer partijen)

forumdiscussie (vs publiek)

paneldiscussie (vs elkaar)

meningvormend  OF  besluitvormend

Bij een ..........
discussiëren deskundigen met elkaar. Het publiek is toeschouwer.

1. paneldiscussie
2. debat
3. forumdiscussie

Bij een .................. discussieert de zaal met de deskundigen, de zaal stelt vragen.

1. paneldiscussie
2. debat
3. forumdiscussie

Bij een .............. gaan twee of meer partijen met elkaar in discussie over de voors en tegens van een bepaald onderwerp.

1. paneldiscussie
2. debat
3. forumdiscussie

Discussie verloop

vaststellen van het doel en onderwerp van de discussie;

kiezen van een discussieleider;

voorbereiden van de discussie;

maken van een tijdsindeling;

voeren van de discussie;

bekijken van het resultaat van de discussie;

evaluatie van de discussie.

Heeft een besluitvormende discussie wel zin als een eenmansbesluit genomen wordt, door bijvoorbeeld de directeur of leidinggevende? Licht je antwoord toe.

Impasse in de discussie

Oorzaken:

Deelnemers zijn onvoldoende op de hoogte.

Deelnemers diepen het onderwerp onvoldoende uit, snel met elkaar eens.

Deelnemers kennen elkaar te weinig, discussie komt niet van de grond.

Deelnemers zijn niet gemotiveerd om over het onderwerp te discussiëren.

Deelnemers hebben zich onvoldoende voorbereid op de discussie.

De discussieleider functioneert niet goed: hij brengt geen structuur aan in de discussie, waardoor deze rommelig en ongeordend verloopt.

Een vrije discussie kan overal en met iedereen plaatsvinden, een gebonden discussie niet.

1. juist
2. onjuist

Een vrije discussie ontstaat spontaan, een gebonden discussie niet.

1. juist
2. onjuist

Bij een gebonden discussie is iedereen gelijkwaardig. Dit hoeft bij een vrije discussie niet zo te zijn.

1. juist
2. onjuist

Bij een gebonden discussie is het doel nogal eens (ook) het nemen van besluiten. Bij een vrije discussie worden geen besluiten genomen.

1. juist
2. onjuist

Een gebonden discussie is niet aan regels gebonden. Een vrije discussie wel.

1. juist
2. onjuist

Vergadering

Een vergadering is een gestructureerd groepsgesprek waarbij deelnemers aan de hand van een agenda onderwerpen van gemeenschappelijk belang bespreken.

voorzitter - notulen - agenda

informatief - probleemoplossend - besluitvormend

Wat voor soort vergadering is
een personeelsbijeenkomst bij fusieplannen

1. besluitvormende vergadering
2. informatieve vergadering
3. probleemoplossende vergadering

Wat voor soort vergadering is
een buurtoverleg over hangjongeren

1. besluitvormende vergadering
2. informatieve vergadering
3. probleemoplossende vergadering

Wat voor soort vergadering is
een ledenvergadering over contributieverhoging

1. besluitvormende vergadering
2. informatieve vergadering
3. probleemoplossende vergadering

vergadering - voorbereiding

vergaderlocatie 

tafelopstelling

vergadervoorzieningen (koffie, microfoon, beamer?)

notulist 

uitnodiging 

agenda + bijhorende stukken 

vergadering - verloop

Opening van de vergadering.

Vaststellen wie notuleert.

Vaststellen van de agenda.

Mededelingen en ingekomen stukken.

Bespreking van de notulen van de vorige vergadering.

Inhoudelijke bespreking van agendapunten.

Rondvraag.

Sluiting.

vergaderen - notulen

Notulen zijn een samengevatte weergave van wat er in een vergadering is besproken is en door wie.

  

Het doel van notulen is het vastleggen van de essentiële inhoud van de vergadering, de besluiten en de gemaakte afspraken. 

efficient vergaderen

Vraag je af of een onderwerp wel op de agenda van deze vergadering thuishoort.

Verspil vergadertijd zo min mogelijk aan het geven en delen van informatie. 

Beloon laatkomers niet door op ze te wachten.

Vergader kort, liefst maximaal een uur. Langer? Dan na 1 tot 1,5 uur even pauze.

Kies voor een deel van de agenda eens voor een andere vergadervorm.

Zorg voor een goede agenda mét tijdsplanning.

Vergader niet te gehaast, maar bewaak wel het tempo.

Bespreek bij besluiten wie wat wanneer doet; (actie- en besluitenlijst).

Eenmaal genomen besluiten moeten staan.

Besluitvorming

Eenmansbesluit

Meerderheidsbesluit

Democratisch besluit

Besluit met recht van veto

Delegatie

Unaniem besluit

Loten

Compromis

Consensus

Besluitvorming

Besluiten worden op basis van deskundigheid genomen; je mag aannemen dat de mensen weten waarover ze beslissen:

1. delegatie
2. loten
3. meerderheidsbesluit
4. unaniem besluit

Er kunnen besluiten genomen worden waar iedereen achter staat

1. compromis
2. democratisch besluit
3. meerderheidsbesluit
4. unaniem besluit

Er worden besluiten genomen waar de meerderheid achter staat

1. delegatie
2. democratisch besluit
3. meerderheidsbesluit
4. unaniem besluit

Het besluit is voor alle aanwezigen acceptabel

1. compromis
2. democratisch besluit
3. meerderheidsbesluit
4. loten

Een goed besluit

duidelijk en maar voor één uitleg vatbaar;

zwart op wit vastgelegd;

genomen op grond van tevoren vastgestelde criteria (besluitvormingsmethode), waar iedereen zich aan moet houden;

voor alle deelnemers bindend.

Besluitvorming - als het niet lukt

besluiteloosheid - angst voor de gevolgen

te democratisch

informatie delen

feiten vs gevoel

In bepaalde situaties heeft de besluitvormingsmethode in een vergadering een nadeel. Wat is het nadeel van een eenmansbesluit?

In bepaalde situaties heeft de besluitvormingsmethode in een vergadering een nadeel. Wat is het nadeel van een besluit van recht van veto?

In bepaalde situaties heeft de besluitvormingsmethode in een vergadering een nadeel. Wat is het nadeel van een compromis?