Les 2 - Continu verbeteren

• Continu verbeteren
• MBO
• Studiejaar 2

Continu verbeteren 

Week 1 - 18 januari '24 - Introductie

Week 2 - 25 januari '24 - Wat moet beter?

Week 3 - 1 februari '24 -  KPI's en 5S

Week 4 - 8 februari '24 - OEE

Week 5 - 15 februari '24 - A3, KAIZEN

Week 6 - 29 februari '24 - SMED

Week 7 - 7 maart '24 -  Herhaling

Vandaag

1. Terugblik PDCA

2. Pingpongballen spel

3. Projectbrief

4. Casus sterrenvla

Leerdoelen

• Je weet hoe structurele verbeteringen verlopen
• Kun je PDCA-(B) uitleggen
• Begrijp je wat er misgaat als een stap uit PDCA overgeslagen wordt
• Jij kent het belang van een projectbrief
  
• Jij kunt een projectbrief invullen

Een bedrijf merkt dat de omsteltijd van een machine heel veel tijd kost en dat dit varieert. Er wordt een team gevormd.

1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

De machine wordt aangepast en gecontroleerd. Een paar aanpassingen worden gedaan.

1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

Er wordt een nieuwe omstelwerkwijze uitgewerkt.

1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

Wat past het beste bij de Plan-fase?

1. De juiste dingen doen
2. De dingen juist doen
3. Vaststellen of het succesvol was
4. Verbeteringen vasthouden

Wat past het beste bij de Do-fase?

1. De juiste dingen doen
2. De dingen juist doen
3. Vaststellen of het succesvol was
4. Verbeteringen vasthouden

Wat past het beste bij de Check-fase?

1. De juiste dingen doen
2. De dingen juist doen
3. Vaststellen of het succesvol was
4. Verbeteringen vasthouden

Wat past het beste bij de Borgfase?

1. De juiste dingen doen
2. De dingen juist doen
3. Vaststellen of het succesvol was
4. Verbeteringen vasthouden

Lean Ball game

Probeer als team zoveel mogelijk pingpongballen of tennisballen door het proces te krijgen in sprints van twee minuten. Het geeft inzicht in (lean) flow, zelforganisatie en voorspelbaarheid (velocity).

1. Elke deelnemer moet elke bal tenminste 1 keer aangeraakt hebben

2. De bal moet AIR TIME hebben bij het wisselen van speler

3. Als de bal op de grond valt moet deze terug naar de eerste speler

4. Je mag het balletje niet aan degene direct links/rechts van je geven

5. Elke bal moet terugkomen bij de eerste speler

6. Laat de groep bepalen wie de eerste speler is

7. Bepaal in 2 minuten de strategie en het aantal te behalen ballen

8. Start ronde 1, 2 minuten ballen doorgeven. Stop de tijd, bekijk score!

9. Bepaal in 1 minuut de strategie voor de volgende ronde en het te behalen aantal.

10. Speel in totaal 5 rondes.

De projectbrief

• Goede voorbereiding
• Duidelijkheid om welk probleem het gaat
• Doel
• Randvoorwaarden
• Planning
• ......geeft richting! 

Het succes van het verbeterteam ligt voor zeker de helft in een goede

voorbereiding. Om een grote mate van zekerheid te krijgen dat de oplossingen

van hoge kwaliteit zijn, stelt de opdrachtgever een team samen met daarin

voldoende kennis van het proces waar het onderwerp zich in afspeelt.

Ongewenste oplossingen blokkeert hij door vooraf geformuleerde

randvoorwaarden. Een heldere opdrachtbrief met concrete randvoorwaarden én

een juiste teamsamenstelling qua kennis en vermogen tot samenwerken kan een

verbeterteam behoeden voor oplossingen die de plank mis slaan. 

Projectbrief

• Uitgangspunten verbetertraject
• Zo duidelijk mogelijk = succes
• 1 A4
• Ff doornemen....

Hierin worden de uitgangspunten en de verwachtingen van het KAIZEN-verbeterproject uitgesproken. Het verbeterteam krijgt hierdoor een onmisbaar en duidelijk vertrekpunt voor haar verdere activiteiten. Hoe duidelijker de opdracht, hoe groter de kans op het juiste resultaat.

Ken je dit gevoel? Je eerste echte verbeterproject! Je wilt ermee aan de slag, maar waar moet je beginnen? Je hebt een Green Belt training gevolgd en je bent geslaagd of je bent net met een Green Belt training begonnen. De praktijk is en blijft toch anders dan de theorie. Dus hoe ga je het aanpakken? Een goede tool om mee te beginnen is de Project Charter. Deze tool laat je je hele project plan op één A4 weergeven. Huh op één A4? Niet in een verslag van 20 pagina’s? Nee echt maar op één A4.

Invullen van de project charter

Probleemstelling

Het invullen van de project charter begint het met opschrijven van je probleemstelling. Makkelijk zou je denken, maar niets in minder waar. Want het goed definiëren van je probleemstelling kan enige tijd in beslag nemen. Wat is precies het probleem? De ene persoon noemt iets heel anders dan de andere persoon. Wat kies je? Zorg ervoor dat je gekozen onderwerp/doel aansluit bij de strategische doelen van je bedrijf. Eigenlijk geef je antwoord op de vraag: ‘wat is precies de pijn?’. Zo zorg je dat je project ECHT een bijdrage levert. Een voorbeeld van hoe het niet moet: het vergunningen aanvraag proces zorgt voor veel klachten, de voornaamste klacht is dat het te lang duurt. Voorbeeld van hoe het wel moet: Het bouwvergunningen aanvraag proces duurt te lang. De probleemstelling is kort bondig en duidelijk voor iedereen die hem leest.

Doelstelling

Bij het invullen van je doelstelling draai je eigenlijk je probleemstelling om naar een doel. Voorbeeld: de doorlooptijd van het bouwvergunningen proces bij gemeente X mag maximaal 1 week (5 werkdagen) bedragen per aanvraag. Dit moet bereikt zijn per 31-12-2016. Gebruikt hierbij de SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) manier van formuleren. Hier zie je vaak dat mensen allemaal wenselijk oplossingen gaan opschrijven die ze denken dat het probleem gaan oplossen. Doe dit niet, want oplossingen horen niet thuis in een project charter. Verder is het hier heel belangrijk dat je het doel realistisch kiest. Ga niet voor 100% maar kies voor 90% of 95%. Mocht je dan 97% halen dan is iedereen erg tevreden over je project. Maar kies je voor 100% en behaald je 97% dan heb je toch je doelstelling niet gehaald terwijl je project wel heel succesvol was. Denk hier dus goed over na.

Planning 

In de planning geef je weer wanneer je welke fase start en afgerond wil hebben. Let hierbij op dat je een realistische planning maakt. Er staat voor een DMAIC project een tijdsspan van ongeveer 90 dagen. Houd dit in je achterhoofd en probeer je planning hiermee in lijn te brengen. Als je een planning hebt van één maand of van een jaar, moet je je afvragen of dit realistisch is en je niet een ander soort project vorm moet kiezen.

Team

In dit vlak geef je aan wie er in je team zitten, wat hun rol is en hoeveel tijd ze wekelijks aan het project gaan besteden. Spreek dit af in overeenstemming met je teamleden en hun leidinggevende, mocht je dan later iemand moeten aanspreken op deze afspraak, dan kan je dat ook echt doen. Zo zorg je dat je teamleden ook de tijd investeren die ze hebben beloofd.

Risico’s

Elk project brengt risico’s met zich mee. Breng deze in kaart op de project charter, zodat de opdrachtgevers deze kunnen zien voor ze je een ‘GO’ geven op je project. Dit laat zien dat je je bewust bent van de eventuele risico’s en dat je deze in dat gaten houdt. Ook de risico’s kan je aanpassen naarmate je verder komt in je project.

De handtekening 

Als je al deze bovenstaande categorieën in kaart hebt gebracht, plan je een Tollgate review meeting in met je opdrachtgever(s) aan wie je de project charter presenteert. Hierna vraag je om een officiële ’GO’ op je project door de handtekening van je opdrachtgevers onder de project charter te laten zetten. Hierna kan je door naar de measure fase van je project.

Sterrenvla

Vul de projectbrief in voor de Sterrenvla casus. 

De docent bespreekt de ingevulde brieven klassikaal.

Oefenen met casus invullen

Leerdoelen

• Je weet hoe structurele verbeteringen verlopen
• Kun je PDCA-(B) uitleggen
• Begrijp je wat er misgaat als een stap uit PDCA overgeslagen wordt
• Jij kent het belang van een projectbrief
  
• Jij kunt een projectbrief invullen