Telefoongesprek en tafelopstelling

• dienstverlening en zorg
• MBO
• Studiejaar 1

FD

De werkruimte is gereed

Doelstellingen

Aan het eind van die hoofdstuk weet je meer over:

- Een reservering voor een bijeenkomst of vergadering

- Tafelopstellingen bij bijeenkomsten en vergaderingen

- Hulpmiddelen die worden gebruikt tijdens een bijeenkomst of vergadering

- Het klaarzetten van koffie en thee

- Wat een draaiboek en checklist is

Reservering 

Voordat je de ruimte gereed kunt maken ga je kijken waarvoor hij gebruikt gaat worden. Je overlegt eventueel met de opdrachtgever.

 Bij de voorbereiding houd je rekening met de volgende onderwerpen:

Iemand die een opdracht geeft om te organiseren

Telefoongesprek

Reservering vastleggen

Reserveren betekent dat iemand van te voren afspreekt dat hij gebruik wil maken van bijvoorbeeld een ruimte. 

Dit wordt vastgelegd in een agenda:

- Papieren agenda

- Online agenda

Hiermee voorkom je dat afspraken dubbel worden gepland of ruimtes dubbel worden bezet.

Tafelopstelling

Bij een vergadering of bijeenkomst wil de organisator dat iedereen een plek heeft om te zitten. 

Hiervoor heb je de volgende gegevens nodig:

Wat voor soort vergadering is het?

Hoeveel deelnemers zijn er?

Welk meubilair is beschikbaar?

Hoe groot is de ruimte?

Een tafelopstelling maak je altijd in overleg met je leidinggevende of de opdrachtgever.

Tafelopstellingen

Hulpmiddelen klaarzetten

Alles klaar? Testen maar!

Zodra je alles klaar hebt gezet ga je de hulpmiddelen testen. Hierbij test je ook of het internet werkt.

Controleer of:

- Wifi werkt

- Er een inlogcode nodig is

Koffie en thee verzorgen

Het draaiboek

In het draaiboek vind je alles over de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Een draaiboek moet zo duidelijk worden opgesteld dat jij er direct mee aan de slag kunt.

Taken in chronologische volgorde

ddd

Aan welke regel heeft de assistent zich niet gehouden?

Begrippen