realisatiefase

realisatiefase

Realisatiefase?

Waar denk jij aan
bij het woord
'vergaderen'?

Heb jij ervaring met een overleg of vergadering? Welke?

Heb je een doel? Dan kun je scoren!

Vergaderdoelen

Doelen vergaderen:

• doorgeven van informatie (mededelingen);
  
• verzamelen van informatie (rondvraag);
  
• geven van instructies (mededelingen, toelichten van besluiten);
  
• nemen van beslissingen (probleemoplossende agendapunten);
  
• geaccepteerd krijgen van beslissingen;
  
• onderling afstemmen van inzichten en ervaringen (meningvormende agendapunten);
  
• opmaken van plannen (besluiten nemen en taken verdelen).

Opdracht

Kies het juiste vergaderdoel bij de volgende vergaderonderwerpen.

Bespreken welke werkzaamheden prioriteit hebben en voor wanneer deze moeten worden opgepakt.

1. Informeren
2. motiveren
3. besluitvorming
4. probleemoplossing

Aangeven welke mogelijkheden er zijn voor de catering tijdens de ouderavond.

1. informeren
2. motiveren
3. besluitvorming
4. probleemoplossing

Een overleg heeft niet altijd maar één doel. Vaak is er sprake van een combinatie van doelen. Als je een besluit neemt, zul je elkaar bijvoorbeeld eerst moeten informeren.

Formeel of informeel overleg?

• is  van tevoren afgesproken
• vindt spontaan plaats
• voorbereidingen zijn getroffen
• de structuur van het overleg is voor iedereen duidelijk
• niet iedereen die moet weten wat er besproken wordt, is aanwezig.

Het organiseren van een overleg

Welke zaken moeten helder zijn voordat je een overleg goed kunt voorbereiden?

Rollen tijdens een vergadering

Wat doet de voorzitter tijdens een vergadering?

1. Die heeft het vaakst het woord
2. Die zorgt dat iedereen aan het woord komt
3. Die houdt de tijd in de gaten
4. Die luistert naar de groep en vat samen

Voorzitter

- behandelt de onderwerpen volgens de agenda

-Zorgt dat iedereen aan het woord komt

- Zorgt ervoor dat men elkaar laat uitspreken

- Zorgt ervoor dat er niet te ver van het onderwerp afgeweken wordt

- Vat de belangrijkste dingen samen

Tijdsbewaker

Houdt de tijd tijdens de vergadering in de gaten. Wordt er te lang over één onderwerp gesproken, dan grijpt de tijdsbewaker in.

Notulist

• Maakt aantekeningen
• Werkt deze aantekeningen uit in een verslag
• Vraagt na als dingen niet volledig duidelijk zijn
• Ondersteunt eventueel de voorzitter bij het bewaken van de discussie

Deelnemers

Nemen actief deel

Geven kort hun inbreng (informatie, mening)

Ondersteunen de andere groepsleden bij hun taken.

Kijkopdracht

• Hoe handelt de voorzitter?
  
• Welke rollen zie je nog meer?
  
• Wat kan er verbeterd worden?
  
• Wat vind je van de normen en waarden tijdens de vergadering?
•  HOE KAN DIT BETER???

Wat is volgens jou belangrijk om een vergadering te laten slagen?

Belangrijke aspecten van een vergadering

1. Van te voren een agenda rondsturen

2. Tijdmanagement moet op orde zijn

3. Ieders inbreng is gewenst!

4. Voorzitter/groepsleider leidt de vergadering

5. Schrijver maakt notulen

6. Actielijst bijhouden

7. ACTIE! 

Opdracht: vergaderen

Bereid een vergadering voor voor het project autowasstraat

Denk aan:

• Soort vergadering (wat wil je bereiken ? )
• Wat is het doel, wie is de doelgroep?
• Wat staat er op de agenda (minstens 5 punten)?
• Wie nodig je uit?
• Wat is er verder nog nodig?
• Wie heeft welke rol?
• Wat moet er na de vergadering gebeuren? (actielijst)