Vergaderen

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1

Vergaderen H3

Waar denk jij aan
bij het woord
'vergaderen'?

Heb jij ervaring met een overleg of vergadering? Welke?

Heb je een doel? Dan kun je scoren!

Vergaderdoelen

Vergaderdoelen

• informatieoverdracht
• mening vormen/ standpunt innemen
• besluitvorming
• probleem oplossen
• motiveren

Opdracht

Kies het juiste vergaderdoel bij de volgende vergaderonderwerpen.

Bespreken welke werkzaamheden prioriteit hebben en voor wanneer deze moeten worden opgepakt.

1. Informeren
2. motiveren
3. besluitvorming
4. probleemoplossing

Aangeven welke mogelijkheden er zijn voor de catering tijdens de ouderavond.

1. informeren
2. motiveren
3. besluitvorming
4. probleemoplossing

Het is heel druk en teamleden hebben hierdoor minder plezier in hun werk.
De teamleider heeft een vergadering georganiseerd.

1. informeren
2. motiveren
3. besluitvorming
4. probleemoplossing

Er is een collega die langdurig ziek is en nu is er niemand die de telefoon op kan nemen op maandagen. De teamleider heeft een vergadering georganiseerd.

1. informeren
2. motiveren
3. besluitvorming
4. probleemoplossing

Een overleg heeft niet altijd maar één doel. Vaak is er sprake van een combinatie van doelen. Als je een besluit neemt, zul je elkaar bijvoorbeeld eerst moeten informeren.

Formeel of informeel overleg?

• is  van tevoren afgesproken
• vindt spontaan plaats
• voorbereidingen zijn getroffen
• de structuur van het overleg is voor iedereen duidelijk
• niet iedereen die moet weten wat er besproken wordt, is aanwezig.

Het organiseren van een overleg

Welke zaken moeten helder zijn voordat je een overleg goed kunt voorbereiden?

de onderwerpen

de doelen

de plaats

het tijdstip

de deelnemers

voorbereiding
overleg

Rollen tijdens een vergadering

Wat doet de voorzitter tijdens een vergadering?

1. Die heeft het vaakst het woord
2. Die zorgt dat iedereen aan het woord komt
3. Die houdt de tijd in de gaten
4. Die luistert naar de groep en vat samen

Voorzitter

- behandelt de onderwerpen volgens de agenda

-Zorgt dat iedereen aan het woord komt

- Zorgt ervoor dat men elkaar laat uitspreken

- Zorgt ervoor dat er niet te ver van het onderwerp afgeweken wordt

- Vat de belangrijkste dingen samen

Tijdsbewaker

Houdt de tijd tijdens de vergadering in de gaten. Wordt er te lang over één onderwerp gesproken, dan grijpt de tijdsbewaker in.

Notulist

• Maakt aantekeningen
• Werkt deze aantekeningen uit in een verslag
• Vraagt na als dingen niet volledig duidelijk zijn
• Ondersteunt eventueel de voorzitter bij het bewaken van de discussie

Deelnemers

Nemen actief deel

Geven kort hun inbreng (informatie, mening)

Ondersteunen de andere groepsleden bij hun taken.

0

Opstellingen

U-vorm, carré, theater, boardroom, en kring

Laat de verschillende opstellingen zien en vertel kort wat ze inhouden.

U-vorm

Deelnemers zitten in een U-vorm opgesteld.

Laat een afbeelding van de opstelling zien en bespreek de voor- en nadelen.

Carré

Deelnemers zitten in een vierkant opgesteld.

Laat een afbeelding van de opstelling zien en bespreek de voor- en nadelen.

Theater

Deelnemers zitten in rijen opgesteld.

Laat een afbeelding van de opstelling zien en bespreek de voor- en nadelen.

Boardroom

Deelnemers zitten aan een grote tafel opgesteld.

Laat een afbeelding van de opstelling zien en bespreek de voor- en nadelen.

Kring

Deelnemers zitten in een kring opgesteld.

Laat een afbeelding van de opstelling zien en bespreek de voor- en nadelen.

Opgeruimde ruimte

- Schoonmaken tafels

- Prullenbak leegmaken 

Wat heeft iedereen nodig?

- Handout presentatie

- glas water

- koffie/thee

- pennen

Wat heeft de voorzitter nodig?

Je moet ook voorbereiden wat de voorzitter nodig heeft

- Beamer

- TV

- Glas water + kan water

- Aparte tafel + stoel

Schrijf 3 dingen op die je deze les hebt geleerd.

De leerlingen voeren hier drie dingen in die ze in deze les hebben geleerd. Hiermee geven ze aan wat hun eigen leerrendement van deze les is.

Schrijf 2 dingen op waarover je meer wilt weten.

De leerlingen voeren hier twee dingen in waarover ze meer zouden willen weten. Hiermee vergroot je niet alleen betrokkenheid, maar geef je hen ook meer eigenaarschap.

Stel 1 vraag over iets dat je nog niet zo goed hebt begrepen.

De leerlingen geven hier (in vraagvorm) aan met welk onderdeel van de stof ze nog moeite. Voor de docent biedt dit niet alleen inzicht in de mate waarin de stof de leerlingen begrijpen/beheersen, maar ook een goed startpunt voor een volgende les.

Wat is volgens jou belangrijk om een vergadering te laten slagen?

Belangrijke aspecten van een vergadering

1. Van te voren een agenda rondsturen

2. Tijdmanagement moet op orde zijn

3. Ieders inbreng is gewenst!

4. Voorzitter/groepsleider leidt de vergadering

5. Schrijver maakt notulen

6. Actielijst bijhouden

7. ACTIE! 

Vergaderopstellingen: Welke past het beste bij jouw team?

Leerdoel

Aan het einde van de les kun je verschillende vergaderopstellingen benoemen.

Introduceer het leerdoel en leg uit waarom het belangrijk is om verschillende vergaderopstellingen te kennen.

Wat weet je al over vergaderopstellingen?

Opdracht 

Je werkt bij een hotel als receptionist en je wilt een vergadering organiseren met het hele team van receptionisten en barmedewerkers. 

Bedenk zelf wat het doel is van de vergadering. Waarom wil je het hele team bij elkaar hebben?

Stappenplan 

1. Bepaal het doel van de vergadering.

2. Bepaal wie er aanwezig moeten zijn.

3. Maak agendapunten.

4. Kies een vergaderlocatie.

5. Bepaal de start- en eindtijd.

6. Stuur de uitnodiging en de agendapunten door.

[e-mail]

Opdracht werkblad

Jullie maken nu zelf een uitnodiging voor het werkoverleg.​

De opmaak mag je zelf bedenken, maar sommige informatie moet erin:​

- de namen van de deelnemers​

- de datum​, plaats en tijd

de agenda ​

- het logo van het bedrijf (zoek zelf een bijpassend logo)