Les 3 - Organiseer een evenement - F&B en Hospitality

• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 1,2

Modules F&B Facilitaire Dienstverlening

Project F&B en Hospitality

Opdracht 2: Het organiseren van een event

Vervolg project F&B en Hospitality

• Deadline opdracht 1 is geweest 
  
• Nu gaan we verder met opdracht 2, het organiseren van een evenement
• Dit is een groepsopdracht
• Deadline is over 11 weken, dan moet het event hebben plaatsgevonden en is er nog tijd om de evaluatie achteraf te maken.
  
• Hoe ziet de volledige opdracht eruit? Gebruik hiervoor de lesstof die aangeboden wordt
• Met welke groepen gaan jullie werken? De docent maakt een groepsindeling

Lees alles eerst heel goed door voordat je een begin gaat maken met deze opdracht! 

Event organising

• Op jullie locatie (of extern) gaan we (met een groep) een evenement organiseren
• Dit is een opdracht die je moet krijgen vanuit het bedrijf, hier moet je zelf achteraan
• Neem hiervoor dus contact op met je opdrachtgever
• We gaan het van A tot Z organiseren
  
• Het event moet plaatsvinden binnen 11 weken, de exacte deadline krijg je van de docent
• Hou de volgorde aan van het stappenplan en gebruik de informatie die je kunt vinden in de lesstof
• Om alles in goede banen te leiden maar je eerst een taakverdeling, hiervoor gebruik je het excel bestand die je kunt downloaden bovenaan deze pagina

Indeling opdracht

Opdracht 2 - het plannen, organiseren en houden van een evenement binnen de eigen leeromgeving:

2A: Achterhalen en inventariseren van de wensen

2B: Voorstel voor het evenement

2C: Plan van aanpak en benodigdheden

2D: Guest Journey, moodboard & draaiboek

2E: Plan voor inrichting & uitvoering

2F: Reflectie

2G: Verantwoording individuele inzet

Welke losse onderdelen?

In deze opdracht zitten verschillende onderdelen die jullie moeten maken. Denk hierbij aan:

• Logboek met een inventarisatie wensen
• Voorstel voor het event met prijsopgave
• Plan van aanpak (inclusief budget)
• Reserveringen en bestellijsten
• Promotieplan & Guest journey map
• Draaiboek
• Moodboard (en uitnodiging)
• Plan voor inrichting
• Evaluatie (tussentijdse- en eindevaluatie)

Download de taakverdeling boven aan deze pagina om alles samen te verdelen

En hoe doe je dat?

1. Formuleer het idee​
2. Onderzoek de haalbaarheid​
3. Organiseer het team​
4. Promoot het event​
5. Bereid de uitvoering voor​
6. Stel een draaiboek op​
7. Voer het event uit​
8. Handel het event af (evaluatie)

Een event organiseren - versimpeld stappenplan:

Hoe beginnen we?

• Brainstormen over verschillende events met je groep
• Mail maken voor opdrachtgever (check deze goed op professionaliteit en spelling) -> met de volledige opdracht en de ideeën die jullie al hebben
  
• Doe al eventuele voorstellen van events die je samen met je groep kunt bedenken
  
• Beschrijf hoe je het aan wil gaan pakken, wat je nodig hebt, wat je moet doen voor de opdracht
• Deze vandaag versturen met mij in de CC
• Doe hierin ook voorstellen voor een (fysieke) afspraak met de opdrachtgever
• Van deze afspraak maak je notulen, deze verwerk je in de opdracht en is onderdeel van je logboek
  

Begin plan van aanpak

In de mail naar de opdrachtgever:

• Aanleiding opdracht
  
• Doel van de opdracht
  
• Deadline van de opdracht
  
• Voorwaarden/eisen opdracht
  
• Wat nog nodig om opdracht succesvol te maken
  
• Voorstellen voor event

Hoe gaan we daarna verder?

• Maak een goede rol- en taakverdeling (gebruik excel bestand bovenaan deze pagina)
• Pak zaken op die nog open staan
• Ga stap voor stap te werk, mis geen onderdelen
• Blijf communiceren met de opdrachtgever (en leg deze communicatie vast)
• Zorg voor duidelijke afspraken
• Regel prijsopgaven, bewaak je budget
• Maak onderdelen af en deel ze met elkaar
  
• Update constant je eigen portfolio
• Organiseer het event!
• En vergeet niet te evalueren, zowel tussentijds als na het event

Dus samenvattend:

1. Brainstormen
2. Opdrachtgever mailen
3. Taakverdeling maken
4. Afspraak maken met opdrachtgever & communicatieplan
5. Event en budget vastleggen 
6. Invulling voor event bedenken, promotieplan
7. Budget bewaken, alles bestellen en regelen
8. Uitnodigingen maken, moodboard & guest journey
9. Personeelsrooster, plan voor inrichting, draaiboek
10. Event uitvoeren
11. Evaluatie

Voor vragen kun je uiteraard terecht bij je docent of op de werkvloer

En hoe doe je dat?

Opdracht 2: Het organiseren van een event