Les 3 - Organiseren evenement

Les 3 - Organiseren van evenementen

Het organiseren van evenementen neemt binnen bedrijven een steeds grotere plaats in. Deze activiteiten worden ingezet op het gebied van relatiebeheer.

Wat gaan we doen

week 1: samenwerken

week 2: time management

week 3: organiseren van een evenement

week 4: opdracht evenementen organisatie maken

week 5: budget en begroting

week 6: draaiboek

week 7: projectorganisatie

week 8: Vergaderen 

wat weet je al over het
organiseren van een evenement?

Het organiseren van activiteiten

Het organiseren van evenementen is een belangrijk onderdeel van relatiebeheer.

 

relatiebeheer. Wat is dat?

 
Een evenement is een bijeenkomst waarbij opvalt  dat (vele) mensen bij elkaar komen, zoals een vergadering, congres, beurs of personeelsactiviteit.

Relatiebeheer is het onderhouden van relaties met klanten en contacten 

waarbij het doel is om ze zo tevreden mogelijk te houden waardoor je sterke relaties met ze opbouwt die bijdragen aan het succes van je bedrijf. 

Plan van aanpak 

Een plan van aanpak helpt je om de kaders waarbinnen je gaat organiseren duidelijk te maken!

   

Begin bij het begin: 

Dat is niet het kiezen van de locatie of het contracteren van een bekende Nederlander, maar het bepalen van doelgroep en vaststellen van de doelen van het evenement.

Structuur van plan aanpak:

Voorblad

Inhoudsopgave

Achtergrond project (beschrijving organisatie, voorgeschiedenis)

Uitwerkingen van het doel, tijdstip/duur, doelgroep, budget, etc.

Werkplanning

Taakverdeling

Begroting

Evaluatie

Kritische vragen

1. Wat is het doel van het evenement?

2. Wanneer vindt het evenement plaats? En hoe lang duurt het?

3. Wanneer kan het evenement als geslaagd worden beschouwd? Wil je een minimaal aantal deelnemers hebben? Naamsbekendheid opbouwen? Geld verdienen?

Kritische vragen (vervolg)

4. Wie is de doelgroep? Je wilt weten wat voor publiek er naar je event komt. Bijv: welke leeftijdsgroepen verwacht je?

5. Wat is het budget? Zonder geld geen evenement! Hoe zorg je dat de kosten en opbrengsten inzichtelijk worden?

6. Hoe wordt er bekendheid aan het event gegeven? Maak een communicatieplan. Denk aan mond-tot-mond reclame, lokaal nieuws (krant, tv, radio), social media (Twitter, Facebook).

DOEL

• Informatie, kennis en ervaringen uitwisselen, vergaren of overdragen
  
• Zaken doen/geld verdienen
  
• Bedanken/belonen
  
• Motiveren
  
• Imago vestigen, bevestigen of verbeteren
  
• Consensus of draagvlak creëren
  
• Elkaar (anders) leren kennen
  
• Saamhorigheid creëren/teambuilding, vergroten
  

soorten evenementen

alleen A

www.stichtingpraktijkleren.nl

Tijdstip en duur

Datum: Afstemmen met collega’s.

Periode: er is een aantal ongunstige periodes:

• De winter met zijn gladheid, mist en sneeuw.
  
• Vakantieperioden en de vrijdag vóór en de maandag ná vakanties.
  
• Feestdagen en de dag vóór en de dag ná deze feestdagen.
  
• De week waarin één of meerdere feestdagen worden gevierd.
  
• Dagen en avonden waarop sportieve evenementen zoals WK’s, EK’s, etc. plaatsvinden.

Dag: Weekdag of weekend?

Duur:  Dag- of avondprogramma? Moet je rekening houden met overnachtingen?

Tijdstip: Houd rekening met factoren als vervoer naar de locatie en parkeren.

De doelgroep kan zijn

Er zijn twee soorten evenementen:

 

Interne evenementen                                         Externe evenementen

Personeel                                                                  Klanten

Familie                                                                        Leveranciers

Aandeelhouders                                                    Publieksgroepen

Het budget

Noem eens een paar dingen waar het geld aan uitgegeven kan worden?

gasten (o.a. vip’s)

huur locatie en opbouw

meubilair/inrichtingskosten

promotiekosten

schoonmaak

sprekers
muziek
uitnodigingen en aankleding zaal

technische voorzieningen

vergunningen

vervoer

Marge…

Neem altijd een post ‘onvoorzien’ op in de begroting!

Deze post dient als een soort veiligheidsmarge en mag 10% van de totale kosten bedragen.

Let op!

Communiceer duidelijk én met iedereen tijdens het hele proces.

Evalueer na afloop van event. Deze stap wordt vaak vergeten maar is héél belangrijk!

www.stichtingpraktijkleren.nl