Intro 24boost Zakelijk corresponderen

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 1

Zakelijk corresponderen

27 november 2018

SE1

Wat komt er bij kijken?

• Brieven, e-mailberichten, rapporten, facturen, betalingsherinneringen etc.
  
• Opgemaakt volgens afgesproken huisstijl
• Eerst informatie inwinnen voor wie je moet schrijven en waarover het precies gaat
• Vervolgens bericht opstellen en laten controleren, daarna versturen en opslaan

Leerdoelen (1/2)

• Je kent het onderscheid tussen de verschillende correspondentiesoorten. 
  
•  Je kiest de juiste communicatievorm. 
  
•  Je handelt op accurate wijze klachtenbrieven af. 
  
•  Je signaleert verbeterpunten in de werkwijze van de correspondentieverwerker en voert deze door. 

Leerdoelen (2/2)

•  Je kent manieren om informatie te verzamelen.  
  
•  Je kunt de benodigde informatie op verschillende manieren verzamelen.  
  
•  Je hebt kennis van het opstellen van (digitale) berichten in het Nederlands en Engels.  
  
•  Je stelt een bericht op en houdt daarbij rekening met structuur, doel en doelgroep.
  

Informatie verzamelen

• Aan wie stuur je je bericht? Adresgegevens - vestigingsadres / postadres of e-mailadres - afdeling / contactpersoon
• Wat is het doel van het bericht? Vragen stellen (open en gesloten vragen, keuzevragen en controlevragen)

Briefsoorten

Je moet je boodschap goed en helder verwoorden. 

Steeds meer informatieuitwisseling per e-mail, maar zakelijke brief wordt nog steeds gebruikt.

Veel verschillende soorten brieven. Stem je schrijfstijl en je taalgebruik af op het doel van de brief.

Zie de theorie voor alle verschillende soorten brieven.

Opstellen van berichten (1/2)

• Plannen van je bericht
• Wat is je doel? Wat wil je bereiken? (informatie-, emotie- of actiedoel
• Voor wie schrijf je je bericht? Wat is je doelgroep?
• Soms moet je een concept aanpassen.
• Spelling en grammatica 
• Duidelijke, bondige en zakelijke schrijfstijl

www.taaladvies.net

Opstellen van berichten (2/2)

• Interpunctie: leestekens helpen om een tekst beter leesbaar en begrijpelijker te maken. 
• Huisstijl
• Versturen: digitaal of op papier

Versturen van digitale berichten

• Versturen van bijlage(n): verschillende typen - let op de grootte! - Wordbestanden liever als pdf versturen (of eventueel beveiligen) - Voor Excelbestanden geldt hetzelfde - Pdf-bestanden meest veilig: lay-out en indeling altijd goed weergegeven
• Grote bestanden: zippen - Op gedeelde schijf plaatsen en link mailen - WeTransfer - Dropbox, Google Drive of OneDrive.

Beveiligen van bestanden

Wachtwoord instellen (om het bestand te openen of om aanpassingen te doen)

Opslaan als PDF

Versturen als PDF

(BW-22)

Regels rond het versturen van bijlagen

• Geef je bijlage een duidelijke naam (vervang de naam desnoods voordat je deze toevoegt)
• Vermeld in je bericht wat je verstuurt en waarom
• Zorg dat je bijlage te openen is
• Let op het formaat (lees de tips)
• Verstuur in pdf (zie vorige dia)
• Zorg voor virusscanner

Structuur van berichten

Inleiding - Kern - Slot
Gebruik alinea's! (zinnen die bij elkaar horen omdat ze over hetzelfde onderwerp gaan)

Signaalwoorden (verbinden de zinnen in een alinea aan elkaar, vergroten leesbaarheid)

Inleiding

Aanleiding en reden 

Soms reactie op brief of telefoongesprek (datering en korte inhoud) 

Soms vanuit jezelf. Beschrijf dan in de eerste alinea de reden, het doel van je bericht

Kern

Uitgebreide beschrijving van het doel van je bericht.

Eén of meer alinea's, waarin je alle informatie geeft die de lezer nodig heeft. Verplaats je in de ontvanger! Wat moet hij/zij weten? Houd rekening met je doelgroep.

Slot

Is afhankelijk van het doel van je bericht.

Conclusie, korte samenvatting, vraag of bedankje.

Geef aan wat je als vervolg op de brief verwacht.

Structuur en formulering zakelijke e-mail (1/2)

• Hiervoor geldt eigenlijk hetzelfde als voor zakelijke brief
• Stijlen: informeel- persoonlijk / formeel - zakelijk / informeel - zakelijk
• 3 onderdelen: inleiding - middenstuk - afsluiting (lees de theorie hierover)
• Kern voorop!

Structuur en formulering zakelijke e-mail (2/2)

• E-mail is meestal korter dan brief, maar ook hier alinea's gebruiken (minimaal 3). 
• Maak de alinea's niet te lang. Zet de kern voorop. En gebruik ook in een e-mail overgangszinnen en verbindings- (of signaal-)woorden.
• Kopjes en witregels
• Vergeet niet de bijlage bij te voegen (Tip: doe dit als eerste!)

En verder....

Lees ook de onderdelen BW-26 en -27 goed door! Hierin staan belangrijke tips en do's en dont's voor het gebruik van e-mail.