Praktisch functioneren les 3+4

• Ondersteunen bij praktisch functioneren
• MBO
• Studiejaar 1

Ondersteunen bij praktisch functioneren

Doelen van deze les:

- Je bent op de hoogte van verschillende administratieve werkzaamheden binnen Sociaal Werk

- Je kent de verschillende soorten zakelijke brieven

- Je weet hoe je een zakelijke brief opstelt

Je weet hoe je een zakelijke e-mail kunt schrijven volgens de richtlijnen.

Vandaag:

• Terugblik vorige les
• Check consortium opdracht
• Uitleg opdracht brief/mail
• Maken opdracht brief/mail
• Evalueren en afsluiten

Wat hebben we vorige
les gedaan?

Consortium opdracht check: Heb jij al een gesprek met je stagebegeleider gehad over de opdracht?

Ja

Nee

Consortium opdracht check: Weet jij al meer over protocollen of richtlijnen binnen de organisatie van jouw stage?

Ja

Nee

Consortium opdracht check: Heb je al een afspraak gemaakt met je stagebegeleider welke werkzaamheden jij mag uitvoeren?

Ja

Nee

Administratieve taken

In je werk krijg je te maken met administratieve taken.

Denk aan bijvoorbeeld:

 Het schrijven van een email naar een collega

 Het schrijven van een rapportage

Wat is administratie?

Informatie verzamelen, noteren, verwerken en delen met anderen. Alle gegevens over jouw werk die je vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij de administratie. 

Het bijhouden van de administratie is een belangrijk onderdeel van je werk.

Wat is het doel van administratie?

• Overzicht houden
• Informatie later terug kunnen vinden
• Informatie kunnen delen met de juiste personen 

Weten jullie al welke administratieve taken er bij jullie stage zijn?

Voorbeelden administratieve taken SW'er:

• Gegevens client verzamelen voor plan van aanpak
• Verslagen schrijven van activiteiten of projecten
• Planningen maken voor activiteiten
• Dossiers aanvullen / schriftelijk rapporteren
• Planning maken voor werkzaamheden
• Voorraad beheren (materialen)
• Gegevens verzamelen voor een evaluatie

Wanneer gebruik je een zakelijke e-mail en wanneer gebruik je een zakelijke brief?

Officiële documenten opsturen?

1. Zakelijke e-mail
2. Zakelijke brief
3. Beide

Iemand zo snel mogelijk informeren?

1. Zakelijke e-mail
2. Zakelijke brief
3. Beide

Vertrouwelijke informatie delen?

1. Zakelijke e-mail
2. Zakelijke brief
3. Beide

Iemand officieel bedanken?

1. Zakelijke e-mail
2. Zakelijke brief
3. Beide

Een nieuwsbrief versturen?

1. Zakelijke e-mail
2. Zakelijke brief
3. Beide

Een afspraak plannen?

1. Zakelijke e-mail
2. Zakelijke brief
3. Beide

Voorbeelden zakelijke brieven:

• Bezwaarschrift
• Sollicitatiebrief
• Ontslagbrief 
• Klachtbrief
• Begeleidende brief (bij opsturen van documenten)
• Informatieve brief 

Wanneer schrijf je een bezwaarschrift?

Bezwaarschrift schrijf je wanneer:

Je het niet eens bent met een besluit van een overheidsinstantie. Dit kan bijvoorbeeld de Belastingdienst (bij toeslagen), het Centraal Justitieel Incassobureau (bij een boete) of het UWV (bij een uitkering).  

Een zakelijke brief opstellen:

• Je begint met de naam en gegevens van de afzender
• Daarna volgen de gegevens van de ontvanger (bij een organisatie noem dan ook de afdeling!)
• Plaats en datum van de brief (plaatsnaam altijd met hoofdletter!)
• Betreft: (je noemt hier het onderwerp van de brief of een referentienummer)
• Aanhef: Geachte heer/mevrouw (met of zonder naam)/Beste...

Inhoud zakelijke brief:

• Inleiding: Een korte introductie van de brief en waarom je de brief schrijft. Bijvoorbeeld: Op (datum) heb ik een brief van u ontvangen…. OF Naar aanleiding van ons telefonisch contact d.d. (datum) stuur ik u hierbij….
• Kern: hier komt de verdere inhoud van de brief in alinea's. De alinea's zijn gescheiden met een witregel. Elke zin begint met een hoofdletter.
• Afsluiting: Een groet als Hoogachtend of Vriendelijke groet (passend bij de brief) met naam en handtekening eronder.
• Bijlage: Als er een bijlage bij de brief zit, vermeldt je dit onderaan de brief.

Een zakelijke e-mail opstellen

Als je een email opstelt, kun je invullen:

1. AAN: emailadressen van 1 of meerdere personen
2. CC: emailadressen van degenen die de mail mogen inkijken
3. BCC: emailadressen van meerdere ontvangers die elkaars emailadressen niet mogen zien
4. ONDERWERP: Hier vul je in waar de mail over gaat. De ontvanger kan aan het onderwerp zien of de email belangrijk voor hem is.
5. BERICHT: Begin met een aanhef, dan 1 of meerdere alinea’s, sluit af met een groet.
   
6. BIJLAGEN: PDF, afbeelding, Word
   

Digitale handtekening

Dit is tekst die je automatisch aan je email toevoegt. Deze kan bestaan uit:

• Een groet en je naam
  
• Functie
• Contactgegevens 

• De naam, het logo en de contactgegevens van de organisatie waar je werkt.
  
• Meestal bepaalt de organisatie waar je werkt hoe je digitale handtekening eruit ziet
  

 

Standaardzinnen die je in je email kunt gebruiken:

1. We hebben uw bericht in goede staat ontvangen.
   
2. Naar aanleiding van uw vraag..
   
3. Bedankt voor uw snelle reactie.
   
4. U ontvangt hierover zo spoedig mogelijk bericht.
   
5. Wij streven ernaar uw mail binnen 5 werkdagen te beantwoorden.
   
6. Hierbij ontvangt u de….
   
7. Hierbij nodigen wij u uit….
   
8. Graag ontvangen wij binnen 4 dagen een bevestiging van bovengenoemde afspraak.
   
9. We hopen uw vraag hiermee voldoende beantwoord te hebben
   
10. Tot… (datum) ben ik afwezig. Ik kan uw email daarom niet beantwoorden. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega ..(naam) op … (telefoonnummer/emailadres)
    

Let op!

Let ten alle tijden op  de spelling. Vind je dit lastig?

• Laat het checken door een studiegenoot/collega.
• Gebruik spellingscontrole 

Waarom zou goede spelling belangrijk zijn op je werk?

Waarom is spelling van belang?

• Komt professioneel over
• De e-mail is makkelijk leesbaar voor de ontvanger 
• Straalt verzorgdheid uit

Aan de slag!

• Opdracht zakelijke brief 
• Of opdracht zakelijke e-mail
• Inleveren via Teams aan het einde van de les

Bij een brief met belangrijke en/of (privacy)gevoelige informatie:

Aangetekend versturen! Dit betekent dat de ontvanger moet tekenen voor ontvangst. Dit kost wel extra, maar op die manier weet je zeker dat de informatie terecht is gekomen bij de ontvanger. 

- Je bent op de hoogte van verschillende administratieve werkzaamheden binnen Sociaal Werk

15

- Je weet hoe je een zakelijke brief opstelt

15

Ik kan een zakelijke e-mail schrijven volgens de richtlijnen.

010

Tip of top over de invulling van de les: