Les 4: Het verwerken van de post

• Verzorging
• MBO
• Studiejaar 2

Administratieve werkzaamheden uitvoeren

Dit thema gaat over het uitvoeren van administratieve handelingen.

De verschillende hoofdstukken zijn:

1. Het verwerken van de post

2. Het opruimen en bewaren van documenten

3. Administratieve ICT-vaardigheden

4. Kassa, kasboek bijhouden en begroting

5. Reproductiefaciliteiten

6. Het maken van een werkplanning

Doelen van dit thema:

*basiskennis van de richtlijnen voor het verzorgen van inkomende en uitgaande digitale en fysieke post;

* basiskennis van het verwerken van administratieve gegevens;

* basiskennis van scannen, printen en kopiëren van documenten;

* basiskennis van het hanteren van een werkplanning.

Waar denk je aan bij administratieve werkzaamheden uitvoeren?

Ga voor jezelf na of jij ooit administratieve taken hebt uitgevoerd. Dit kan zowel thuis als op je werk/stage zijn geweest.

Hoofdstuk 1: Het verwerken van de post

Vroeger was post vooral fysieke post, post die door de postbode werd bezorg.

Tegenwoordig hebben we veel digitale post.

Noem 5 voorbeelden van fysieke post?

Noem 5 voorbeelden van digitale post?

Hoe denk jij dat ouderen hun post willen hebben? En hoe zou dat komen?

Soorten post

Er zijn 3 soorten post:

1. Zakelijke post

2. Persoonlijke post

3. Vertrouwelijke post

Facturen van de instelling zijn:

1. Zakelijke post
2. Persoonlijke post
3. Vertrouwelijke post

Sollicitatiebrieven

1. Zakelijke post
2. Persoonlijke post
3. Vertrouwelijke post

Brief over je loon

1. Zakelijk
2. Persoonlijk
3. Vertrouwelijk

Waarom is het niet handig om via je zakelijke e-mails ook privé mails te ontvangen?

Verwerking van de binnengekomen post

De verwerking van de binnengekomen post kent 4 stappen:

1. controleren

2. Sorteren

3. Openen en dateren

4. Registreren

Wat moet je doen als de bezorgdatum veel afwijkt van de datum op de brief.

Digitale postverwerking en Workflow-management

Workflow management = Een systeem waarin alle post wordt doorgezonden naar de juiste persoon en gearchiveerd.

Lees het voorbeeld op bladzijde 71 in het boek en leg uit dat dit om digitale postverwerking gaat.

Uitgaande post

Bij het versturen van post maken we een indeling van aantal:

A. Losse post = kleine hoeveelheden met de hand gefrankeerd

B. Partijenpost = grote hoeveelheden post die met een stempel gefrankeerd, of met een standaard aanduiding op de enveloppen laten drukken.

PORTO WAT?...............

Portokosten = het geen wat je betaald voor het verzenden van de post.

De portokosten worden betaald door het frankeren.

Meestal zijn het postzegels.

Kosten hangen altijd af van het gewicht.

Zijn er nog andere middelen te gebruiken dan postzegels?

EXTRA OPTIES:

Extra opties voor het verzenden van post zijn:

* Aangetekend = De ontvanger moet tekenen voor ontvangst. Het poststuk is verzekerd tegen verlies en schade.

* Betaalservice = Ontvanger moet eerst betalen voordat hij het poststuk krijgt.

Bedenk 5 situaties waarbij er gewerkt wordt met aangetekend of betaalservice.
Je mag hierbij gebruik maken van het internet.

OPDRACHTEN

Maak opdracht 1 tot en met 4 uit het boek (bladzijde 70 tot en met 78

Het gebruik van E-mail

* Tegenwoordig niet meer weg te denken;

* Veel zaken geautomatiseerd, zoals opruimen, archiveren en opzoeken van berichten;

* Als je werkzaam bent in een organisatie krijg je een mailadres van je werkgever;

Mag ik bij H&M een account aanmaken met mijn werkmail?

1. JA
2. NEE

Mag ik via mijn werkmail een collega de laatste notulen toesturen?

1. JA
2. NEE

Mag ik via mijn werkmail een eetafspraak maken met mijn directe collega?

1. JA
2. NEE

Structuur ven een E-mail

* Aanhef; Geachte heer, beste mevrouw.....

* Inleiding; Geef in dit deel aan waar de mail over gaat

* Middenstuk

* Slot

* Ondertekening

OPDRACHT: Stuur een zakelijke mail

"Elke kleine pauze op school eet jij je pakje lekkere Sultanakoekjes. Je hebt alle smaken geproefd en hebt één favoriet. Je komt erachter dat één pakje koekjes niet goed verpakt is geweest. Deze waren de hele tijd al open! toen jij ze wilde eten, waren ze al slap geworden. De koekjes smaakten niet meer lekker. Je bent er misselijk van geworden en je hebt er hoofdpijn van gekregen. Dit is niet de kwaliteit die jij gewend bent van s

Sultanakoekjes. Je besluit een klacht in te dienen bij de fabrikant door een e-mail te sturen."

Denk aan:

* Aanhef

* Inleiding

* Middenstuk

*Slot

* Ondertekening

OPDRACHTEN BOEK

Maak opdracht 5, bladzijde 80 en opdracht 6, bladzijde 81 boek:

voeding, inkoop en administratie

Het briefgeheim is in de wet geregeld.
Wat moet je doen met vertrouwelijke poststukken?

EINDE HOOFDSTUK 1

Van alle opdrachten die je in deze LessonUp gemaakt hebt maak je een word-document en zet je in Cumlaude