5. Vergadertechnieken

• Verpleging en verzorging
• MBO
• Studiejaar 2

                                5. Vergadertechnieken

Programma

• Uitwerken leeractiviteit 1 over vergadertechnieken
• Terugkoppeling / bespreken leeractiviteit 1
• Leeractiviteit 2; vergadering voorbereiden 

Doel van een vergadering

Een vergadering is een gestructureerd groepsgesprek waarbij deelnemers aan de hand van een agenda onderwerpen van gemeenschappelijk belang bespreken.

Waarover vergader je op de werkvloer?

Bespreken met het team

• Werkoverleg/ teamoverleg
•  Intervisie
• Zorgvrager bespreking
• Overdracht
• Dienstevaluatie
• Multidisciplinaire overleg

Verschillende soorten vergaderingen

1. Informatieve vergaderingen
2. Probleemoplossende vergadering
3. Besluitvormende vergadering 

Opdracht

Werk de vragen bij leeractiviteit 1 uit, daarna bespreken we ze na. 

Tijd: 30min

Efficiënt & effectief vergaderen

1. Doel van de vergadering is helder 
   
2. Gestructureerde agenda met tijdsindicatie (laat agenda punten tijdig inzenden zodat de agenda een aantal dagen voor de vergadering gedeeld kan worden)
3. Duidelijke rolverdeling (voorzitter, notulist, timekeeper & deelnemer)
4. Laat elkaar uitspreken 
5. Start op tijd en eindig op tijd!

Hoe worden besluiten genomen?

Autoritair: degenen met de meeste macht neemt het besluit

Loting: lot bepaalt

Meerderheidsbeslissing: vooraf afgesproken aantal moet voor stemmen

Consensus: tot overeenstemming komen met elkaar ondanks verschillende meningen.

Unanimiteit: iedereen staat erachter

Waardoor lopen afspraken niet goed?

• teveel afspraken maken 
• afspraken zijn niet op maat ( te hoge eisen)
• afspraak is onvoldoende concreet
• afspraak voelt als een bevel
• geen ruimte voor eigen inbreng
• onvoldoende gecheckt of afspraak wel haalbaar is

Een voorzitter : maakt een agenda  en stuurt deze tijdig naar de leden van de vergadering.

1. Een voorzitter geeft goed leiding aan de vergadering.

2. Denk aan het reguleren van het gesprek

3. het inleiden van nieuwe agenda punten

4. maar vooral ook het op een goede manier afronden 

van de agendapunten van de vergadering.

5. Tijd in de gaten houden

6. Contact houden met de notulist

De notulist 

De notulist is verantwoordelijk voor: 

• het noteren van de aanwezige en afwezige personen
• neemt tijdens de vergadering na elk afgerond onderdeel het woord om aan te geven op welke wijze hij/zij dit zal samenvatten in de notulen;
  
• noteert in kernwoorden een leesbaar verslag met een duidelijk onderscheid in hoofd- en bijzaken en acties (actielijst)
• verstuurd de notulen naar aanwezig en afwezige personen 

De timekeeper

De timkeeper is verantwoordelijk voor: 

• het tijdig starten en eindigen van de vergadering
• het aangeven wanneer er nog een X aantal minuten beschikbaar is voor het onderwerp wat momenteel besproken wordt 
• het aangeven wanneer de tijd dat voor één onderwerp staat verlopen is 

De deelnemer

De deelnemer is verantwoordelijk voor:

• een goede voorbereiding (oude notulen gelezen & agenda gelezen)
• actieve deelname 

•  Opening en  Mededelingen
•  Notulen 
•  Agendapunten
• rondvraag , Actiepunten, Sluiting 

Opdracht

Ga met elkaar aan de slag met leeractiviteit 2.