Zakelijke mail schrijven + afstemming op publiek en samenhang

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 2

Agenda komende weken

Les 1 - 20 mei     - Examenuitleg

Les 2 - 27 mei     - Examens

Les 3 - 3 juni        - Brief  Persoonlijk/informeel        - Afstemming op doel

Les 4 - 10 juni      - Mail Zakelijk/formeel                     - Afstemming op publiek & samenhang

Les 5 - 17 juni       - Betoog                                                 - Samenhang & Leesbaarheid

Les 6 - 24 juni      -  Verslag                                                - Woordenschat en woordgebruik

Les 7 - 1 juli           -  Memo                                                  - Spelling, interpunctie en grammatica

Les 8 - 8 juli          - Afronding                                                

Lesdoel

Aan het einde van de les weten jullie:

1. De specifieke spreukjes & regels in het zakelijk taalgebruik.  

2. Hoe je van te voren jouw publiek bepaalt en jouw tekst daarop aanpast. 

3. Hoe jouw tekst samenhangender wordt door bewust zinnen en alinea's op elkaar aan te laten sluiten met het gebruik van signaal/koppelwoorden.

Wanneer schrijf je formeel en
welke woorden denk je dan aan?

Zakelijke brieven

- Klachtenbrief

- Sollicitatiebrief

- Gelegenheidsbrief

- Betalingsherinnering

- Bevestigingsbrief

- Bedankbrief

Wanneer?

Als je praat of schrijft met:

- Instanties (gemeente, ministerie)

- Bedrijven

- Mensen die belangrijk zijn (in status)

- Onbekenden

- Zakelijke relaties

Horen de woorden/ zinnetjes in een persoonlijke of in een zakelijke brief? 

Zet ze in het juiste rijtje. De rijtjes worden even lang.

Zakelijke brief

Persoonlijke brief

Beste

Geachte

Alvast bedankt

Bij voorbaat dank

Jammer genoeg

Tot mijn spijt

Groetjes

Met vriendelijke groet

Gauw

Spoedig

Vorm

Regels voor briefschrijven

1. Begin nooit met ik

2. Wees consistent 

               Je of u?

               Geachte = Hoogachtend & Beste = Met vriendelijke groet

3. Eindig met een variant van "Ik kijk uit naar uw reactie."

Waaraan zie je dat een nieuw alinea begint?

1. Het eerste woord wordt met hoofdletters geschreven.
2. Er staat een witregel boven.
3. Het eerste woord is altijd 'u'.
4. Het eerste woord is altijd 'ik'.

Inhoudelijk

Samenhang

Door het gebruik van koppelwoorden wordt de tekst een samenhangend geheel . 

Beste meneer/mevrouw,

Sinds begin maart heb ik een nieuwe laptop van jullie en binnen een aantal weken verschenen af en toe strepen in mijn scherm. Hier maakte ik eind maart een melding van, maar ik kom er net achter dat ik via het verkeerde formulier melding deed en werd doorverwezen naar dit mailadres (zie hieronder voor de originele melding).

Alhoewel in het begin mijn scherm in twee weken tijd maar twee keer de strepen zichtbaar waren en er toen nog mee te werken was is dat helaas nu veel erger geworden. Aangezien ik lesgeef via de webcam en mijn studenten moet zien, is het onmogelijk om erop verder te werken. Daarom wil ik het graag gerepareerd hebben.

Wanneer en hoe kunnen jullie dit repareren?

De komende twee weken heb ik vakantie, dus graag wil ik het probleem binnen deze tijd verholpen hebben. Als dit niet lukt zal ik een tijdelijk vervangend apparaat nodig hebben.

Ik kijk uit naar uw reactie.

Met vriendelijke groet,

Roger Louwers

Aanhef

Korte beschrijving,  toelichting & tijdslijn

Extra informatie & probleem benadrukken

Doel behalen

Specifieke wensen + standaard afsluiter

Geachte heer Louwers,

Om uw toestel aan te melden voor reparatie, wil ik u vriendelijk verzoeken om de volgende gegevens door te sturen:

 

(Vragenlijst over naam, adres, serienummer laptop, etc.)

Vervolg

Zodra wij uw gegevens hebben ontvangen, melden wij uw product aan voor reparatie. Vervolgens zullen wij u goed informeren over het vervolgproces.

Contact

• Stuur een reactie op deze e-mail.

• Chat u liever met een van onze medewerkers? Klik dan hier .

• Bel vanuit Nederland met 088-4560000 en vanuit België met 078-150023.

We zien uw reactie met belangstelling tegemoet.

Met vriendelijke groet,

Christel

Acer Benelux

Aanhef

Antwoord op mijn vraag

Extra informatie over proces

Noodzakelijke details

Standaard afsluiter

Stappenplan schrijven zakelijke brief/mail:

• Wat is jouw doel?
• Welke informatie moet erin? 
  
• Wie is jouw publiek? 
  
• Verdeel informatie in kernzinnen en alinea's over

                      Aanleiding voor schrijven: (probleem, bedankje, informatie geven)

                      Kern: Toelichting, details, tijdslijn

                      Slot: Wat je specifiek wilt van die persoon + afsluiter

• Koppel zinnen aan elkaar en maak een samenhangend geheel van de tekst.
  
• Lees 2x stil na of 1x hardop voorlezend.
  

Hoe schrijf je een alinea?

1. Schrijf de kernzin op.

2. Geef meer informatie over de kernzin.

3. Lees doel vorige zin/alinea en koppel huidige stuk eraan vast.

Koppelen:

Omdat mijn laptop stuk is, wil ik deze gerepareerd hebben. 

Aangezien u nog steeds niet reageerde, heb ik het zelf gedaan en stuur ik u nu de rekening.

Welke afsluitende groet is correct?

1. hoogachtend,
2. Met vriendelijke groet,
3. Hoogachtend,
4. Met vriendelijke groet

Opdracht

Schrijf een zakelijke mail:

- Naar jouw leidinggevende of stagebegeleider over iets wat al een tijd slecht gaat en jij nu echt verbeterd wilt zien. 

- Sollicitatiebrief

- Gelegenheidsbrief

- Betalingsherinnering 

- Bevestigingsbrief

- Bedankbrief

                                                                                                                                                                                                                       Max. 250 woorden

Welke uitspraak past het beste bij jou?

Ik kan zelf aan de slag met het maken van de e-mail

Ik ga het proberen, maar weet het nog niet goed

Ik weet nog helemaal niet hoe ik moet beginnen

Oh ja NoteBook