2021 starten met een opgeruimde mailbox! Hoe dan?!

• Getting Things Done
• HBO
• Studiejaar 1

Masterclass 

2021 starten met een opgeruimde mailbox! 

Hoe dan?!

Hoeveel mails heb je in je inbox?

Wat gebeurt er in je hoofd als je je mailbox opent?

Vandaag

5 principes van Getting Things Done (met focus op mail)

Regels instellen in je mailbox

5 principes van GTD

1. Verzamelen
2. Beslissen
3. Organiseren
4. Doen
5. Reflecteren

Verzamelen

Met verzamelen wordt bedoeld: alles wat op jouw pad komt. 

Voor je mailbox geldt: alles wat in je inbox komt. 

Beslissen

Onder het kopje beslissen wordt verstaan:

Moet ik hier nu iets mee?

Moet ik hier nu iets mee?

Moet ik hier nu iets mee?

Moet ik hier nu iets mee?

Ga bij je eerste twee mails dit rijtje af en schrijf op wat je ermee moet.

Wat moest je doen met je mail?

Organiseren

Als je besloten hebt wat je met een mail moet, is het zaak je mail te organiseren.

Voeg nu de volgende submappen toe aan je 'postvak in':

1. Eerst volgende actie
2. Wacht op antwoord
3. Later ooit

Meer mappen heb je niet nodig. Vertrouw op je systeem!

 

Altijd actie

Moet jij iets met de mail binnen nu en 7 dagen? 

- Dan verplaats je je mail naar de map 'Eerst volgende actie'. Dit wordt je werklijst/to-do-lijst of hoe je het ook maar noemen wilt. 

Hoef je er niets mee? 

- Dan gooi je de mail direct weg (bij voorkeur;)

- of je verplaatst de mail naar de map 'Later ooit' of slaat de mail op.'

Je mail gaat hoe dan ook uit je 'Postvak in'!

Doen

Begin bovenaan je lijstje en werk een voor een je mailtjes weg.

Getting Things Done hanteert daarbij een gouden regel:

Kan het in 2 minuten? Doe het dan direct! Dat geldt dus ook voor het deleten van e-mails :):):)

Reflecteren

Hier wordt bedoeld: ga minimaal één keer per week je takenlijst (eerst volgende actie map) door en controleer of je alles hebt gedaan wat de afgelopen 7 dagen moest gebeuren. 

Ruim 5 minuten je mailbox op volgens dit principe. Stuur een foto van het resultaat.

De map 'Wachten op' gebruiken

De map 'Wachten op' werkt samen met regels in Outlook. Deze regels moet je zelf instellen.

Ik laat je nu zien hoe je dit in Outlook moet doen. Let op: gebruik de Outlook-app (dus niet de webversie).

Hier kun je het nalezen.

Zo dusss....

• Ruim de komende tijd elke dag 10 mailtjes op volgens dit systeem.
• Behandel vanaf nu nieuwe mailtjes volgens dit systeem. 
• Wees niet te benauwd met weggooien, de prullenbak is je grootste vriend;)