Evenementenmanagement les 1.3.6 MEP/MR

• Evenementenmanagement
• MBO
• Studiejaar 1

LES 6 KEUZEDEEL EVENEMENTENMANAGEMENT

(EVEN)

Periode 3 en 4

Marty Bosman

Mediaproducer / Mediaredactiemedewerker

start les 13.45 uur

lokaal ombouwen tot 13.50 uur

ZIJN WE ER ALLEMAAL?

13.50-13.55

Voor een evenement kun je werken met:

1. Personeel in vaste dienst of
2. Vrijwilligers of
3. Personeel met een tijdelijk contract of
4. Allemaal

quiz 13.50-14.00

Studenten worden vaak ingehuurd voor evenementen om

1. de kosten voor loon te drukken
2. er veel van beschikbaar zijn die willen werken
3. ze flexibel inzetbaar zijn
4. alle bovenstaande antwoorden

Op een evenement is het verstandig om

1. Verschillende soorten personeel voor verschillende taken in te zetten
2. Als manager zelf alles onder controle te hebben door alles zelf te doen
3. Al je personeel voor al het voorkomende werk in te zetten
4. Alleen hele jonge mensen voor lichamelijk zwaar werk in te zetten

Wat is de personeelsbehoefte van je evenement?

1. Hoeveel behoefte aan slimme mensen je hebt
2. Hoeveel mensen je nodig hebt op de dag van het evenement
3. Hoeveel mensen je nodig hebt voor hoeveel uur voor het volledige evenement van a tot z
4. Hoeveel behoefte je personeel heeft aan evenementen

Voor het werven van mensen heb je de volgende informatie nodig:

1. Wat voor werk ze gaan doen, hoe lang het werk duurt, wat ze moeten kunnen en waar ze wonen
2. Wat voor werk ze gaan doen, hoe lang het werk duurt, wat ze moeten kunnen en hoe je ze verdeelt over een team
3. Hoe lang het werk duurt, wat ze moeten kunnen en hoe je ze verdeelt over een team
4. Wat voor werk ze gaan doen, hoe lang het werk duurt, wat hun hobby's zijn en hoe je ze verdeelt over een team

Welke gegevens heb je niet nodig van je personeel?

1. Contactgegevens
2. Rekeningnummer
3. Beschikbaarheid in uren
4. Kentekenbewijs

Wat is niet relevant bij het werken met vrijwilligers?

1. Het goed begeleiden en inwerken
2. Een onkostenvergoeding geven
3. Een bonus geven
4. Je waardering uitspreken

PROGRAMMA VOOR VANDAAG

Blok 1

Terugblik vorige les

Thema vandaag:

Inrichting van ruimte en materialen

Plattgegronden

Een leuke gast(les)!

Blok 2

werken aan je MA MENTAL HEALTH event!

14.00-14.01

LEERDOELEN 

Na de les van vandaag:

• Kun je een plattegrond indelen voor de inrichting van de ruimtes en materialen



• Heb je met je groepje:
• het concept uitgewerkt naar een evenement tijdens Ma Mental Health Week
• een (grove) planning voor het project
• een draaiboek gemaakt
• een plattegrond gemaakt
• een promotieplan gemaakt

14.01-14.02

HOE RICHT JE DAT ALLEMAAL IN?

Denk na over wat het concept van je event is en werk dit uit tot een idee.

Bedenk waarmee je de ruimte aan wilt kleden en wat je nog meer nodig hebt.

Wat is je middelen- en materialenlijst? 

14.03-1404

OPDRACHT

Je hebt met je team al nagedacht over je concept. Denk nu na over hoe het eruit gaat zien en maak samen je materialen- en middelenlijst. Wat wil je gaan inzetten? Welke spullen heb je nodig? Hoe ga je het aankleden? In welke ruimte ga je je event hosten? Maak een checklist voor deze benodigheden. Lever dit later in Teams in.

14.04 - 14.25

WAT KOMT WAAR?

Werk het eventidee uit in een plattegrond, wat zet je waar neer? 

Wat heb je waar nodig?

Loop door het de evenement heen om te zien of alle klopt. 

Klopt de route?

Is het veilig?

Zijn er stopcontacten? 

Kortom, is je event zo uitvoerbaar? En voldoet het aan jouw concept?

Pas de plattegrond aan!

14.25 - 14.26

DE PLATTEGROND

Een plattegrond is (net als het draaiboek) de basis van je evenement 

Dit geldt al vanaf de tafelindeling van een bruiloft tot de indeling van een heel festivalterrein. 

Alle details van je evenement verwerk je in een tekening die kan worden gebruikt voor een vergunningsaanvraag, communicatie naar je leveranciers en voor de bouw op de werkvloer.

Je maakt deze wanneer je weet wat je gaat doen en wat je nodig hebt.

14.26 - 14.28

14.28-14.30

Wat valt je op?

DE PLATTEGROND

• Met behulp van een goede tekening (de plattegrond) geef jij als eventmanager alle betrokken partijen inzicht in jouw ideeën voor het evenement. 
  
• De tekening is de basis.
  
• Als alle onderdelen van een evenement zijn ingetekend, dan weet je zeker dat de opstelling past binnen het aangegeven terrein of ruimte en kom je niet voor verrassingen te staan.
  

14.30 - 14.32

WELKOM RIAN VAN ANTWERPEN

DOCENT PET

FOH SYSTEEM EN SOUND ENGINEER

Rian vertelt over 

plattegronden

14.30 - 15.00

15.00 - 15.15

PAUZE 15 MINUTEN

GA VERDER MET JE EVENT MET DE VOLGENDE STAPPEN

• VANDAAG

1. Het uitwerken van het idee (SMART!) tot event en stem het af op de doelgroep
2. Haal hierna feedback op bij je docent
3. Verdeel jullie taken maak een planning, een draaiboek en een plattegrond (in illustrator)

• NA VANDAAG
  

1. Zorg voor publiciteit 
2. Puntjes op de i
3. Voer het evenement uit

15.15 - 16.40

PAUZE 16.00 - 16.15

NB: IEDEREEN LEVERT ALLES INDIVIDUEEL IN TEAMS IN!

HUH, wat is smart?

SPECIFIEK

MEETBAAR

ACCEPTABEL

REALISTISCH

TIJDGEBONDEN

https://www.events.nl/voorbereidingsfase

IEDEREEN LEVERT ALLE INPUT EN OPDRACHTEN INDIVIDUEEL IN TEAMS IN

16.40 - 16.41 

BESCHIKBARE RUIMTES

15 en 19 is de Dintelzaal voor ons gereserveerd. 

C0.65 is voor ons gereserveerd op 15, 18 en 19 april.

Op het plein of MaLunch? Check bij Max!

16.41 - 16.43

VOLGENDE WEEK:

• EXCURSIE NAAR KING CANARY
• INFO OVER PLAATS, TIJD ETC VOLGT VIA TEAMS IN DE BERICHTEN
  
• ER VOLGT EEN KLEINE VOORBEREIDINGSOPDRACHT VOORAFGAANDE AAN DE EXCURSIE
• IK COMMUNICEER VIA TEAMS! (DUS  NIET VIA DE MAIL)
  

16.43 - 16.45