Evenementenmanagement les 1.3.5 MEP/MR

• Evenementenmanagement
• MBO
• Studiejaar 1

LES 5 KEUZEDEEL EVENEMENTENMANAGEMENT

(EVEN)

Periode 3 en 4

Marty Bosman

Mediaproducer / Mediaredactiemedewerker

PROGRAMMA VOOR VANDAAG

Blok 1

Terugblik bezoek aan UP EVENTS

Werving personeel

Blok 2

15.00 uur briefing opdracht MA Health

Instructie, hoe ga je te werk?

Blok 3

Aan de slag met de opdracht!

LEERDOELEN 

Na de les van vandaag:

• Kun je vertellen hoe je personeel kunt vinden voor je evenement
• Kun je uitleggen wat het belang van een draaiboek is en hoe het werkt
• Heb je met je groepje een concept bedacht voor de opdracht en hier een pitch voor gemaakt

UP EVENTS is gespecialiseerd in

1. diverse soorten groepsactiviteiten
2. zakelijke evenementen
3. denksport
4. bruiloften

WELKE ACTIVITEIT HOORT NIET BIJ UP EVENTS

1. archery tag
2. bubble voetbal
3. ascape games
4. musical sing along

Wie heeft ons NIET begeleid of ontvangen bij UP EVENTS

1. Daan
2. Annemiek
3. Sterre
4. Maxime

Wat ging er FOUT in ons programma

1. Wesley ging thee zetten
2. Het lasergamen moest eerder plaatsvinden
3. Het toilet was buiten gebruik
4. De parkeerplaats was vol

Stagiair Sterre uit MEP3 vertelde NIET dat:

1. Het hoogseizoen voor de deur staat
2. Ze te weinig betaald krijgt
3. Ze lange dagen moet werken
4. Ze haar stage heel leuk vindt

De functie van Daan was en is:

1. Ooit recruiter, nu floormanager
2. Ooit floormanager, nu event producer
3. Ooit docent, nu floormanager
4. Ooit floormanager, nu general manager

Daan is verantwoordelijk voor:

1. Alle activiteiten op het terrein zonder food en drinks
2. Alles wat er op het terrein gebeurt
3. De catering
4. De betaling van de stagiairs

Waarom is het handig dat alles op 1 locatie plaatsvindt?

1. Je hebt focus op de klant want die hou je bij je
2. Je hebt structuur in je aanbod aan events
3. Je hoeft niet te verplaatsen
4. Je hebt minder mensen nodig

Wat is de oude naam van UP EVENTS?

1. Groengras events
2. Kunstgras en zo
3. Kunstgras spellen
4. Kunstgras events

Wat is 'de vloer'?

1. Hospitality, keuken en logistiek
2. Transport, keuken en logistiek
3. Hospitality, keuken en de activiteitenafdeling
4. Keuken, logistiek en de activiteitenafdeling en

Wat is een strategie?

1. De manier waarop je iets wilt bereiken
2. De middelen die je inzet bij een evenement
3. De manier waarop je iets wilt afronden
4. De manier waarop je een project start

De strategie van UP EVENTS is gebaseerd op:

1. Stupid, scalable, sell it, special
2. Simple, sensational, see it, specific
3. Simple, sufficient, sell it, special
4. Simple, scalable, sell it, special

Waar gebruikt UP EVENTS hun strategie voor?

1. Voor het ontslaan van stagiairs
2. Voor het bedenken van nieuwe activiteiten
3. Voor het inkopen van materialen
4. Voor het benaderen van sponsors

Wat is GEEN kernwaarde van UP EVENTS

1. Enjoy life & work
2. Do better, every day
3. Do the right thing
4. Save our souls

wat deden jullie goed bij het solliciteren

EEN VOORBEELD GEVEN WAAROM JIJ GOED BENT VOOR DE VACATURE

JE VERHAAL UIT JEZELF VERTELLEN

VERWIJZEN NAAR JE OPLEIDING, KEUZEDEEL EN ERVARING

JE INLEZEN IN HET BEDRIJF

VERTELLEN WAAR JE BEREIKBAAR BENT

EIGENSCHAPPEN BENOEMEN DIE BELANGRIJK ZIJN VOOR HET WERK, DIE JIJ OOK HEBT

JEZELF VERBINDEN AAN 

GOED NADENKEN OVER WAT JE WILT ZEGGEN

JEZELF RUSTIG EN OVERTUIGEND PRESENTEREN

JEZELF ZIJN!

EEN 'CALL TO ACTION' INZETTEN

wat kan beter bij het solliciteren

• Je verhaal vertellen in plaats van een tekst oplezen
  
• Een passende plek zoeken
  
• Je eigen input gebruiken in plaats van kant en klare teksten over te nemen
  
• De deadline van je sollicitatie halen want anders is je baan weg...

PERSONEEL

• Je kunt een evenement niet organiseren zonder mensen
  
• Je hebt verschillende soorten mensen nodig voor verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus
  
• Je hebt mensen nodig vooraf en tijdens het evenement

Wat speelt er nog meer een rol?

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? Wat is je personeelsbehoefte?

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoe ga je je personeel regelen?

Als eerste ga in kaart brengen wie je nodig hebt, hoe doe je dat?

Ga je met vaste mensen, tijdelijk personeel of vrijwilligers werken? 

Je moet eerst weten welke mensen je nodig hebt. 

Hoe weet je dat?

Hoeveel mensen heb je nodig voor hoeveel uur?

Veel vragen dus!

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? Wat is je personeelsbehoefte?

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

PERSONEELSBEHOEFTE

Hoeveel mensen heb je hoeveel uur nodig?

DAT IS JE PERSONEELSBEHOEFTE!

Voor de werving van deze mensen heb je de volgende informatie nodig:

• Welke werkzaamheden gaan de mensen doen?
  
• Hoe lang duurt de activiteit waarvoor je mensen inzet?
  
• Welke kwaliteiten hebben de mensen nodig?
  
• Hoe kun je deze mensen verdelen over een team?
  

Zorg dat je precies kunt vertellen wat het werk inhoudt.

Breng dit vervolgens in kaart in een schema (kijk naar het voorbeeld van de template 'Personeelsbehoefte').

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

PERSONEEL

Wat voor soort mensen heb je allemaal? Registreer dit in een overzicht met de volgende gegevens;

• Contactgegevens
  
• Opleiding en vaardigheden
  
• Beschikbare periode
  
• Beschikbaarheid in uren
  
• Vakanties of andere afwezigheid
  
• Eerdere ervaring met deze medewerker
  
• Contactgegevens
  
• Evt. kledingmaat ivm uniform
  
• Bankrekeningnummer
  

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

PERSONEELSPLANNING

Wanneer je weet wanneer je mensen beschikbaar zijn, en wat ze kunnen, dan kun je een PLANNING maken.

Maar... 

Waar haal je je mensen vandaan?

Zijn dit eigen mensen?

Huur je ze in?

Wat voor soort personeel is er allemaal?

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

VRIJWILLIGERS

HOE KOM JE AAN VRIJWILLIGERS?

5 X B

Binnenhalen (wat heb je nodig? wensen, eisen en taken)

Begeleiden (inwerken, betrokkenheid, thuisvoelen)

Belonen (dit alleen financieel, onkosten, tickets, werkervaring etc)

Behouden (waardering)

Beëindigen (gaat niet altijd goed!)

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

WELKOM KASPER BROUWERS

MA HEALTH WEEK

15 T/M 19 APRIL

(DIT WORDT JULLIE OPDRACHT!)

Wat ze tijdens de briefing zouden moeten horen is;

Wat houdt MA Health week in;

Wanneer is het, waar, tijden

Wat gebeurt er allemaal, vanuit MA, opleidingen

Waarom is het er

Voor wie is het

Wat hun opdracht is. Deze is als volgt;

Tijdens deze week is dinsdag 16 april de dag waarop zij verantwoordelijke zijn voor dit event

Op dinsdag zorgen zij dus voor aansprekende evenementen voor de doelgroep

De piekmomenten zijn de pauzes en daaromheen de low key events

Het mag muziek zijn, DJ’s, fundraising, radio, een podcast, posters, dansers, alles kan en mag, als er maar aandacht is voor het onderwerp (food is lastig ivm de catering binnen school)

Er is geen budget maar er zijn wel middelen, gebruik je netwerk

 

Vragen van mij;

Is er een thema?

Wie is er nog meer bij betrokken?

DE OPDRACHT 

Organiseer met deze groep een programma met activiteiten voor MA HEALTH WEEK van 15 t/m 19 april op het Mediacollege

• Open de opdracht in Teams
• We lezen hem samen door
• Docent deelt de Teams in
• Bespreek de opdracht met elkaar, stel je vragen

de thema's

1. BEWEGEN

2. VOEDING

3. MENTAL HEALTH

4. SPORT

5. ROKEN/DRANK/DRUGS (ANTI!)

6. SLAPEN/RUST/ONTSPANNING

(contacpersoon MA: Ivette Eijlers)

 

HOE GA JE TE WERK

• brainstorm voor een concept dat binnen het thema past en bij de doelgroep past
• uitwerken van het idee (SMART) en stem het af op de doelgroep
• GO/NO GO van docent (vandaag!)
• werk je idee uit en bepaal de mensen en middelen die je nodig hebt
  
• maak een planning voor het project
• maak een draaiboek voor jouw event
• zorg voor publiciteit binnen school
• voer het evenement uit op jouw dag

workshop hakken in de Dintelzaal met DJ (HAK is een groentemerk, supergezond, hakken is bewegen, muziek vinden jullie leuk, hardcore past bij de doelgroep)

WORKSHOP YOGA OP HET PLEIN

• hardcore past bij de doelgroep (veel studenten houden van hardcore)
• HAK is een groentemerk, dus gezond (humor)
• Hakken is bewegen, bewegen is gezond
• Hakken staat in de aandacht door Joost Klein, dus inhaker
• makkelijk te organiseren; vind een DJ op school en vindt een video met instructies of een student/docent die kan hakken
• Het is in de gezonde buitenlucht

workshop hakken in de Dintelzaal met DJ (HAK is een groentemerk, supergezond, hakken is bewegen, muziek vinden jullie leuk, hardcore past bij de doelgroep)

WORKSHOP HAKKUH IN DE DINTELZAAL 

• hardcore past bij de doelgroep (veel studenten houden van hardcore)
• HAK is een groentemerk, dus gezond (humor)
• Hakken is bewegen, bewegen is gezond
• Hakken staat in de aandacht door Joost Klein, dus inhaker
• makkelijk te organiseren; vind een DJ op school en vindt een video met instructies of een student/docent die kan hakken

workshop hakken in de Dintelzaal met DJ (HAK is een groentemerk, supergezond, hakken is bewegen, muziek vinden jullie leuk, hardcore past bij de doelgroep)

de teams

1 Terra - Mijs - Luna – Ruth - Casper

2 Thijs – Annabel – Mees - Celeste 

3 Jip – Lisandro – Joep - Felipa 

4 Wesley – Cato – Ryan - Thomas 

5 Sami – Jasmijn – Isa - Jennely - Bryan 

6 Guusje – Eden – Kimberley - Thies 

 

GO

NO GO

NOEM IETS DAT JE HEBT GEZIEN BIJ EEN VAN DE LOCATIEBEZOEKEN, OF HEBT GELEERD IN DE LES, DAT JE HEBT TOEGEPAST BIJ JE EVENT

VOLGENDE WEEK:

• Logistiek, indeling ruimtes, plattegronden 
• Gastles Rian van Antwerpen, docent PET en sound/systeem engineer
• Verder met MA HEALTH WEEK events