Evenementenmanagement les 1.3.5 MEP/MR

• Evenementenmanagement
• MBO
• Studiejaar 1

LES 5 KEUZEDEEL EVENEMENTENMANAGEMENT

(EVEN)

Periode 3

Marty Bosman

Mediaproducer / Mediaredactiemedewerker

PROGRAMMA VOOR VANDAAG

Terugblik bezoek aan UP EVENTS

Feedback op de opdracht

Start met opdracht Tuesday We Take Over

Pitches concepten 

LEERDOELEN 

Na de les van vandaag:

• Heb je met je groepje een concept bedacht voor de opdracht en hier een pitch voor gemaakt
• Weet je welke stappen je neemt voor het organiseren van een evenement
• Heb je je concept gepresenteerd en is dat goedgekeurd
• Kun je laten zien dat jullie een start gemaakt hebben met deze opdracht door middel van de notulen van jullie eerste sessie

UP EVENTS is gespecialiseerd in

1. diverse soorten groepsactiviteiten
2. alleen zakelijke evenementen
3. denksport
4. bruiloften en kinderfeestjes

WELKE ACTIVITEIT HOORT NIET BIJ UP EVENTS

1. archery tag
2. bubble voetbal
3. escape games
4. musical sing along

Wie loopt er stage bij UP EVENTS

1. Daan
2. Maxime
3. Robin
4. Annabel

Hoeveel honden zijn er in totaal en waarom mogen ze mee naar het werk?

1. 7 en omdat er geen hondenoppas is
2. 8 en omdat het heel goed is voor de sfeer
3. 3 en omdat het goed is voor de sfeer
4. Honden mogen niet mee, katten wel

Stagiair Annabel uit MEP2 vertelde NIET dat:

1. Dat ze veel heeft moeten voorbereiden in de eerste weken
2. Ze te weinig betaald krijgt
3. Dat ze gasten met warme en koude drankjes ontvangt
4. Dat hospitality gaat om een warme ontvangst

De functie van Daan was en is:

1. Ooit stagiair, nu floormanager
2. Ooit floormanager, nu event producer
3. Ooit docent, nu floormanager
4. Ooit floormanager, nu general manager

Waarom is het handig dat alles op één locatie plaatsvindt?

1. Je hebt focus op de klant want die hou je bij je
2. Je hebt structuur in je aanbod aan events
3. Je hoeft niet te verplaatsen
4. Je hebt minder mensen nodig

Wat is de oude naam van UP EVENTS?

1. Groengras events
2. Kunstgras en zo
3. Kunstgras spellen
4. Kunstgras events

Wat is 'de vloer'? (is niet verteld, maar wat denken jullie?)

1. Hospitality, keuken en logistiek
2. Transport, keuken en logistiek
3. Hospitality, keuken en de activiteitenafdeling
4. Keuken, logistiek en de activiteitenafdeling en

Wat is warme acquisitie?

1. (Nieuwe) klanten benaderen die je niet kent uit het verleden
2. Warme broodjes bestellen voor klanten
3. Klanten aan de concurrentie doorspelen
4. (Nieuwe) klanten benaderen die je al kent uit het verleden

Voor het evenement van Veneta werd;

1. Geen muziek ingezet vanwege de overlast in de buurt
2. Muziek, Wie is de Mol, de kapper, massages, food, special guests en lasergamen ingezet
3. Alleen muziek en het expeditie Robinson spel ingezet
4. Muziek, expeditie Robinson, de kapper, massages, food, special guests en lasergamen ingezet

UP EVENTS organiseert kinderfeestjes omdat;

1. Bewegen gezond is!
2. De ouders op deze manier ook kennismaken met UP EVENTS
3. Faciliteiten zoals bubbel voetbal voor jong en oud ingezet kunnen worden
4. In de zomer het rustig is en dat opgevuld kan worden met buitenschoolse activiteiten

Wat is een uitdagingen bij het behouden van personeel bij UP EVENTS?

1. Je moet personeel in korte tijd trainen en inzetbaar maken en vervolgens vasthouden
2. Mensen willen tegenwoordig heel veel geld verdienen
3. Er zijn alleen maar freelancers beschikbaar
4. Er is niets te doen tussen de evenementen door dus mensen vervelen zich dan en misdraagt zich

Over de opdracht:

tips voor het solliciteren

Geef een concreet voorbeeld:

• waarom jij goed bent voor deze vacature
  
• waarom iets jouw talent is
  
• van jouw ervaring in iets dat succes had
  

Dit volgt ook in je CV maar met de brief wil je de interesse van de lezer wekken.

Weet ChatGPT wat jouw specifieke voorbeeld is?

Wat kan beter bij de video's:

• Je verhaal vertellen in plaats van een tekst oplezen;
  
• Een passende plek zoeken;
  
• Je eigen input gebruiken in plaats van kant en klare teksten over te nemen.
  

EVENEMENTEN-MANAGEMENT

Focus vanuit het Kwalificatiedossier: Het regelen en coördineren van de inrichting van ruimtes en installatie van materialen

We gaan hieraan werken door middel van ons eigen event; Tuesday we take over!

Inrichting van de ruimte; EVENT

(D1-K1-W4 Regelt en coördineert de inrichting van ruimtes en installatie van materialen)

Voorbereiding 1 april grap of:

Concept Tuesday we take over per team

Brainstorm in teams

Tuesday we take over / Disrupting Tuesday

1 dag knallen op 1 april

En een 1 april grap!

Event voorbereiden en uitvoeren

Concepting

Uitwerking events

Verdeling rollen, taken, etc.

Schema voor de dag / draaiboek

Thema’s voor de dag (challenges etc.)

Speciale aandacht voor de inrichting van de ruimtes

Indeling teams

Contact met andere opleidingen?

Focus op inrichting van de ruimte en de uitvoering van de events op dinsdag

TUESDAY WE TAKE OVER!

Op dinsdag 1 april organiseren we met deze groep diverse activiteiten in school.

• Open de opdracht in Teams
• We lezen hem samen door
• Docent deelt de Teams in
• Bespreek de opdracht met je team
• Stel je vragen

Voorwaarden:

• Het evenement vindt plaats op 1 april.
  
• Locatie is op het Mediacollege Amsterdam op een centrale plek.
  
• Het moet de doelgroep aanspreken en aanzetten om eraan deel te nemen en/of erbij aanwezig te zijn.
  
• Jullie moeten de doelgroep actief aansporen om erbij aanwezig te zijn.
  
• Het mag interactief zijn, maar dat moet niet.
  
• Bij het event wordt rekening gehouden met de beperkingen van het gebouw en de omgeving, zoals met betrekking tot geluid of ander mogelijk overlast. Stem je plannen af met bijv. de afdeling Facilitair op school.
  
• Er is maximaal 100 euro budget voor de hele groep, voor de uitvoering van het event. Dus niet voor snacks etc. Vooraf vraag je toestemming aan de docent voor de uitgave en achteraf lever je een bonnetje in. Dit budget mag worden gebruikt maar hoeft niet op.
  
• De evenementen vinden plaats in de pauze(s) om de lessen niet te verstoren.
  

De 5 stappen voor een event

1. concept, doelgroep en doelstelling

2. planning & organisatie

3. locatie & logistiek

4. markting & promotie

5. uitvoering & evaluatie

Brainstorm

• Doel van de brainstorm: met je team een onderwerp verzinnen dat jullie uitwerken tot een concept voor een evenement op 1 april, dat jullie zelf organiseren;
  
• Maak gebruik van het bord, post its etc.;
  
• Maak gebruik van een mindmap;
  
• Los deze vraag op: hoe zouden we op 1 april een zo leuk mogelijk event voor de studenten kunnen organiseren?
  
• In de pauze gaan we met zijn allen een rondje lopen...
  

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

Brainstorm

1. Aan het einde van de brainstorm schrijven we alle ideeën op en presenteren we die aan de groep.
   
2. Daarna gaan we keuzes maken welke ideeën het beste zijn en haalbaar zijn.
   
3. Daarna maken we het SMART.
   

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

Doelgroep

• Je organiseert het evenement voor deze mensen, dus het is belangrijk dat je ze goed kent. 
  
• Ga niet uit van vermoedens of aannames, maar onderzoek waar hun interesses liggen en hoe je de doelgroep het beste kunt bereiken. 
  
• Pas wanneer je de doelgroep goed in kaart hebt, kun je een evenement organiseren wat volledig bij hen aansluit.
  

Hoe doen we dat vandaag?

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

2. Planning en organisatie (wie doet wat?)

• Stel je team samen (is al gedaan...)
  
• Wat is het budget?
  
• Datum en locatie bepalen
  
• De invulling van je event bepalen
• Maak het draaiboek
  
• Maak een productieplanning voor de organisatie van hele evenement 

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

Teamindeling

TEAM 1 Timo, Chris, Jamie D, Luca, Maud

TEAM 2 Rosa, Danique, Jahnicha, Yara, Manon

TEAM 3 Jan, Lesedi, Lynn, Ray, Joshua

TEAM 4 May, Enzo, Huub., Lotfi, Sarah Jane

TEAM 5 Jamie N, Noa, Tika, Zoe, Lars, Darius

Maak als de opdracht bekend is, een verdeling in rollen, taken en verantwoordelijkheden. Wie is de projectleider?

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? Wat is je personeelsbehoefte?

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Budget

• Inventariseer eerst wat je wilt gaan doen; de mensen- en middelenlijst.
  
• Hoeveel gaat dit kosten?
  
• Hoeveel geld is er beschikbaar?
  
• Reserveer in ieder geval altijd een deel van het budget voor onvoorziene kosten. 
  
• Wie is er de budgetbewaker die overzicht over de kosten houdt?
  
• Budget voor het hele event is 100 euro. Dat is 20 euro per team per event, of 100 euro voor 1 groot event.

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? Wat is je personeelsbehoefte?

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Datum en locatie

• Welke bijzonderheden heeft de datum?
• De locatie moet aansluiten bij de doelgroep, de deelnemers inspireren en goed bereikbaar zijn.
  
• Is de locatie beschikbaar op de datum? Reserveer dat tijdig!
  
• Bezoek de locatie om te zien wat er kan
  
• Wie is er verantwoordelijk voor de locatie? 
  
• Zorg voor een plattegrond.
  
• Welke beperkingen of vereisten zijn er?
  

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

De invulling van je event

• Wat moet er gebeuren, wat is het programma? Wat zijn die activiteiten?
• Hoe lang moet het duren, van wanneer tot wanneer?
• Moeten mensen zich aanmelden en hoe?
• Is er een bepaalde indeling of opstelling?
• Hoe richt je de ruimte in? Kun je dat zelf of is daar hulp bij nodig?
• Welke mensen en middelen zijn er nodig?
• Welke risico's zijn er en wat is plan B?

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

Productieplanning

Nu je weet wat het evenement inhoudt, wat er moet gebeuren, hoe lang alles duurt, wie je nodig hebt, wanneer je het event gaat promoten kun je de productieplanning maken.

Maak een strokenplanning die overzicht en inzicht geeft aan alle teamleden in productiefases en met mijlpalen.

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

Maak het draaiboek

• Maak vijf kolommen: tijd, wie, wat, waar, opmerkingen.
  
• Loop door de hele dag heen, van begin tot einde
  
• Denk aan plan B en verwerk die acties ook in je draaiboek
  
• Verwerk de basisgegevens in je draaiboek; de naam van het event, het aantal gasten, locatie, datum en tijden, eindverantwoordelijke, contactgegevens team en aanspreekpunten, speciale gastenlijst en noodgevallen nummers (EHBO, BHV)
  
• Wijs 1 regisseur aan
  
• Evalueer aan het einde
  
• Gebruik de template!

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

4. marketing en promotie

• Begin op tijd met promotie
  
• Bedenk goed wie je doelgroep is; waar kun je deze mensen vinden (online en offline)
  
• Hoe spreek je deze mensen aan? Hoe prikkel je de interesse?
  
• Hoe vaak en wanneer wil je ze bereiken?
  
• Op welke dagen en welke momenten?
  
• Wie maakt de content?
  
• Maak een aparte promotieplanning waarin dit allemaal is te zien.
  

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

5. Uitvoering en evaluatie

Voorbereidingen op de dag zelf

• Op tijd aanwezig zijn
  
• Staat alles klaar?
  
• Welke problemen moeten er worden opgelost?
  

Uitvoering van het evenement

• Dit staat beschreven in je draaiboek!
  
• Hou een briefing met je team

Evaluatie

• Wat ging er goed?
  
• Wat kan beter?
  

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

Kortom:

• brainstorm voor een concept dat binnen het thema past en bij de doelgroep past
• uitwerken van het idee (SMART) en stem het af op de doelgroep
• GO/NO GO van docent (vandaag!)
• werk je idee uit en bepaal de mensen en middelen die je nodig hebt
  
• maak een planning voor het project
• maak een draaiboek voor jouw event
• zorg voor publiciteit binnen school
• voer het evenement uit op jouw dag

workshop hakken in de Dintelzaal met DJ (HAK is een groentemerk, supergezond, hakken is bewegen, muziek vinden jullie leuk, hardcore past bij de doelgroep)

Voorbeeld. 

Een workshop hakkuh

• Hardcore past bij de doelgroep (veel studenten houden van hardcore)
• HAK is een groentemerk, dus gezond (humor)
• Hakken is bewegen, bewegen is gezond
• Hakken staat in de aandacht door bijvoorbeeld Joost Klein
• makkelijk te organiseren; vind een DJ op school en vindt een video met instructies of een student/docent die kan hakken
• Het kan binnen of buiten

workshop hakken in de Dintelzaal met DJ (HAK is een groentemerk, supergezond, hakken is bewegen, muziek vinden jullie leuk, hardcore past bij de doelgroep)

is het een 

GO?

is het een 

NO GO?

PRESENTATIE VAN DE CONCEPTEN

NOEM IETS DAT JE HEBT GEZIEN BIJ EEN VAN DE LOCATIEBEZOEKEN, OF HEBT GELEERD IN DE LES, DAT JE HEBT TOEGEPAST BIJ JE EVENT

VOLGENDE WEEK: