Organisatie van facilitaire dienstverlening

• VIC
• HBO
• Studiejaar 2

Verschillende organisaties en management structuren

Verbinden in context 1

©Nguyet Do, Chantal Bouman, Ilham Abarhoun & Priscilla Voskuijl

Lesdoelen

Aan het eind van dit kennis lab weten jullie:

• Wat is facilitaire dienst 
• Uitbesteden (outsourcen) , in eigen beheer en aanbesteden
• Profit, non-profit en semi-profit 

• Soorten organogrammen 
• Stappen van een ondernemingsplan 
• Ondernemingsvaardigheden 

Waar denk je aan bij facilitaire dienst

Wat is facilitaire dienst?

• Wordt omschreven als facility management
  
• Ondersteunen van de primaire bedrijfsprocessen
  
• Ondersteunen bij de doelen van een organisatie
  
• Het bedrijfsonderdeel dat verantwoordelijk is voor de optimale werk-, verblijfs-, en zorgomgeving
  
• Zowel fysiek als virtueel
  

Een facilitair bedrijf is in bijna alle gevallen een bedrijf, dat facilitaire diensten verkoopt met daarbij een winstoogmerk. 

Een facilitair bedrijf kan heel specifiek zijn, bijvoorbeeld alleen schoonmaakwerkzaamheden, alleen linnenverzorging of alleen catering verzorgen. 

Een facilitair bedrijf kan ook heel divers zijn en meerdere werkzaamheden

voor zijn rekening nemen. In grote ziekenhuizen is soms intern een facilitair bedrijf aanwezig. Vaak met maar één klant, namelijk dat ziekenhuis zelf. 

Alle voorwaardenscheppende ondersteuning voor het primaire bedrijfsproces worden dan door dat facilitair bedrijf geregeld. Dit facilitair bedrijf kan ook weer een ander bedrijf

inhuren voor het uitvoeren van specifieke diensten. 

Zo kan het eigen facilitair bedrijf

bijvoorbeeld zelf de hele schoonmaak organiseren en uitvoeren, en daarnaast ook kiezen voor het inhuren van diensten zoals een glazenwassersbedrijf.

Soorten facilitaire bedrijven:

• Gebouwenbeheer
  
• Textielbeheer
  
• Logistiek beheer
  
• Voedingsdiensten
  
• Schoonmaakdiensten
  
• Parkeer- en vervoersdiensten
  
• Beveiliging
  
• Receptie
  
• Adviesbureau’s voor facility management software; FMIS (Facility Management Informatie Systemen)
  
• Duurzaamheidsdoelen ondersteunen, MVO (maatschappelijk verantwoord ondernemen) 

https://youtu.be/Eq-DJuXYgnU?si=jc-CQuS9A8uORkMP

Uitbesteden of in eigen beheer 

Wanneer organisatie bepaalde onderdelen uit handen geeft dan spreek je van uitbesteden. 

De keuze om het in eigen beheer te houden ligt bij grotere bedrijven vaak bij de manager. 

Wanneer je als organisatie bepaalde onderdelen (van de facilitaire dienstverlening) uit handen geeft dan spreek je van uitbesteden. 

Met deze bedrijven wordt een contract afgesloten waarin de dienstverlening, prijs en duur van het contract zijn vastgelegd.

Voorbeelden van uitbesteden zijn:

• Het wasgoed laten verzorgen door een externe wasserij
• Schoonmaak laten uitvoeren door een schoonmaakbedrijf
• Tuinonderhoud door een hovenier
• Kantine laten verzorgen door een catering.

Er zijn bedrijven waar maar één persoon werkt in de facilitaire dienstverlening. Die houdt zich dan alleen bezig met de contracten van de uitbestedingen. Deze persoon wordt vaak verbonden aan de afdeling inkoop. 

Vergelijkbare andere bedrijven kunnen alles in eigen beheer hebben. Daar werken dan misschien wel 30 tot 100 personen in een facilitaire dienst. 

De keuze voor het in eigen beheer houden of uitbesteden van werkzaamheden ligt aan een aantal factoren. 

• de grote van het bedrijf
• de manager/directie
• doelstelling van het bedrijf
• visie en missie 
• de kosten 

Aanbesteden 

Sinds 2013 is er een aanbestedingswet 

Bij aanbestedingen gelden drempelwaarden.

Boven de drempelwaarde? Overheid moet de opdracht uitbesteden. 

Elk bedrijf in Europa kan zich inschrijven voor de opdracht. 

De overheid had in 2020 een drempelwaarde van 214.000 voor inkoop diensten

Jaarlijks koopt de overheid voor ong. 60 miljoen aan producten en diensten in. 

Bedrijven kunnen eenvoudig meedingen bij overheidsopdrachten via een online marktplein: Tendernet. Op 1 april 2013 trad de aanbestedingswet in werking. 

Deze leidt tot minder administratieve lasten. Ook moeten het kleinere bedrijven een eerlijker kans geven op een opdracht. 

De actuele informatie over drempelbedragen is te vinden op de website van de rijksoverheid en op de website van Europa Decentraal 

Profit, Non-profit en Semi-profit 

Non-profit organisaties maken vaak ook gebruik van profit organisaties wanneer zij diensten uitbesteden.

Prof it	Organisaties met winstdoel	Hotels
Non-profit	Organisatie zonder winstdoel	verpleeghuizen
Semi-profit	Wel en geen winstdoel	Instellingen die winst maken met een winkel

Ik elke organisatie zijn verschillend in de primaire proces. 

Voorbeeld: 

• Verzorgingshuis levert zorg
• koekjesfabriek maakt koekjes

Ze zijn beide ook verschillend in Profit en Non-profit of anders gezegd met winstdoel of zonder winstdoel 

Er zijn ook organisaties met Profit activiteiten hebben binnen een Non-Profit organisatie (derde geldstroom) 

Bijv. restaurant in het ziekenhuis. 

Ziekenhuis maakt geen winst maar restaurant wel. 

Een ander voorbeeld is: Een verzorgingstehuis die ruimtes verhuurt. Het primaire proces is dan niet uit op winst maar het facilitair bedrijf daarbinnen wel. Dit wordt ook wel semi-profit genoemd. 

Organogrammen 

Organisatiestructuur kan uitgelegd worden via een organogram (schematisch overzicht). 

Wat kun je aflezen in een organogram? 

Je kunt zien welke diensten er binnen een bedrijf zijn en hoe deze hiërarchisch ten opzichte van elkaar staan. 

Meer diensten in eigen beheer = een grotere organogram 

Een organogram kan worden ingevuld wanneer de organisatie helder heeft welke opdrachten ze uitbesteden en welke niet. Hierbij wordt ook naar de Profit, Non-Profit en Semi-profit kijken. 

Organogrammen zijn zelden gelijk. 

Hiërarchisch 

• Meest gebruikt organogram
  
• Piramide vorming

Voordelen:

• Duidelijk en overzichtelijk
• wie heeft welke verantwoordelijkheid
  

Nadelen: 

• Veel lijnen
• Werkt snel vertragend
  

Horizontaal of plat 

• Werkt goed voor kleine bedrijven
  
• Er zijn weinig lagen

Voordelen:

•  Verantwoordelijkheid medewerkers
  
•  Snel nieuwe ideeën implementeren
  

Nadelen:

•  Geen duidelijke leidinggevende
•  Lastig als het bedrijf groeit
  

Matrix 

• Voor bijv. projectorganisaties
  

Voordelen:

 Leidinggevende kunnen snel medewerkers kiezen

Nadelen:

 Organogram kan vaak veranderen

Test je kennis:

Wat is welke?! 

Uitdelen verschillende organogrammen. 

Laat de studenten de facilitaire dienst en waarom benoemen in de organogram  

Hiërarchische niveau 

Er zijn drie Hiërarchische niveaus te onderscheiden in een organisatie.

1. Strategisch (hoogste niveau) 

2. Tactisch niveau 

3. operationele organisatieniveau 

Facilitair managers kun je op elk niveau tegen komen. 

Er zijn drie Hiërarchische niveaus te onderscheiden in een organisatie.

 

1. Strategisch (hoogste niveau)

Dit is het raad van bestuur en directie. Hier wordt het beleid vastgesteld dat is afgestemd op de visie en de missie van de organisatie. De markt wordt goed in de gaten gehouden en beslissingen worden genomen met de doelgroep en markt voor ogen. Beleid wordt omgezet in doelen. 

• De missie is waarvoor je staat (normen en waarden van het bedrijf, de missie veranderd niet zo snel).
• De visie is waarvoor je gaat (dat is langer termijn denken en kan gaandeweg aangepast worden). 
• De strategie bepaalt hoe je het gaat doen. Vervolgens wordt dit vertaald naar doelen. Doelen worden gebruikt om kwaliteit te meten. 

2. Tactisch niveau: hier wordt het beleid omgezet in doelen en te ondernemen acties. 

3. operationele organisatieniveau: hier worden alle activiteiten, handelingen en acties die nodig zijn uitgevoerd. 

Wat zijn ondernemingsvaardigheden?

1. Bereidheid om te leren
2. Ambitie, passie en doorzettingsvermogen (Passion Never Fails). 
3. Communicatie vaardigheden
4. Leren om goed te luisteren
5. Assertiviteit en vertrouwen
6. Betrouwbaar zijn
7. Netwerk en sociale vaardigheden
8. Financiële vaardigheden
9. Eigenschap creativiteit
10. Efficiëntie
11. Moed en risico’s nemen
12. Verkoop en commerciële vaardigheden
13. Productiviteit en planning
14. Gezonde dosis nieuwsgierigheid
15. Strategisch denken
16. Veerkracht en flexibiliteit
17. Gedrevenheid
18. Eigen baas willen zijn

https://youtu.be/GiSD1uel56U?si=3xXW-Rr6MF7A3bR2

Zijn er nog vragen?