Les 5 Communicatie organiseer een Event

• Dierverzorging
• MBO
• Studiejaar 3,4

Les 5 Communicatie organiseer een Event

Doelen van de opdracht

 Je weet hoe je een positief beeld van de agrarische sector kunt neerzetten;

 Je kunt een leuk en afwisselend programma bedenken en uitvoeren afgestemd op jullie doelgroep;

•  Je kunt een draaiboek opstellen;
  
•  Je kunt een eenvoudige begroting maken;
  
• Je promoot het event bij jullie doelgroep om een goede opkomst te krijgen;
  
• Je zorgt voor tevreden klanten en brengt deze tevredenheid in beeld;
  
•  Je evalueert het groepsresultaat en durft hierbij kritisch te zijn;
  
•  Je evalueert jouw eigen bijdrage en durft hierbij kritisch te zijn;
  
• Je hebt positieve invloed op de communicatie en samenwerking binnen jouw groep.
  
• Beoordelingsformulier bekijken

Maken van groepen 20 min

4-5 personen --> Denk aan de disc kleuren

Rolverdeling

Om de communicatie en samenwerking binnen de groep goed te laten verlopen helpt het om rollen te verdelen. Jullie bepalen als groep wie de voorzitter, wie de secretaris, wie de budgetbewaarder en wie lid word(t)en. Zie voor de beschrijving van deze rollen bijlage 1. 

De namen van deze verschillende rollen vul je in het draaiboek in, zie bijlage 2.

Doelgroepbepaling 

Een doelgroep is de groep consumenten/burgers waarop jullie je richten met het event die jullie organiseren. Om het event tot een succes te maken bepaal je eerst de doelgroep. Bij deze doelgroep maak je dan een programma dat aansluit bij de interesse en belevingswereld van deze mensen. Bedenk goed welke groep mensen jullie kennis willen laten maken met de agrarische sector of een leuke dag willen geven. De groepsgrootte moet minimaal uit 25 personen bestaan. Dus wat willen jullie bereiken bij de doelgroep waar jullie het event voor organiseren? En waarom kiezen jullie voor die doelgroep. Om te zorgen dat jullie meer maatschappelijk draagvlak creëren voor de agrarische sector. Dat kan ook betekenen dat jullie een event organiseren voor een bepaalde doelgroep met bijvoorbeeld een beperking, zodat zij een leuke dag kunnen hebben. Ook dat is creëren van maatschappelijk draagvlak. Beschrijf jullie doelgroep in het draaiboek, zie bijlage 2. Bepaal tegelijkertijd ook de locatie van het event.

Planning en taakverdeling

Bij het organiseren van zo’n dag moet veel geregeld worden, denk aan het regelen van sponsoren, de catering op de dag zelf, het ontvangst van de mensen, de opdrachten/onderdelen, eventuele prijsjes voor de opdrachten/onderdelen. Maar ook de logistieke kant, waar moeten de fietsen/auto’s/bussen parkeren? Waar moeten de opdrachten/onderdelen op het bedrijf plaatsvinden? Waar moet de catering staan op de dag zelf? Er zal een draaiboek gemaakt moeten worden voor de dag die jullie organiseren. Wat moet er allemaal gebeuren, op welk tijdstip van de dag en welke personen zijn daar verantwoordelijk voor op de dag zelf? Zorg ook dat je die onderdelen meeneemt in de planning. 

Deel bijvoorbeeld de opdrachten/onderdelen in kleine subgroepjes in. Zodat bijvoorbeeld twee personen verantwoordelijk zijn voor onderdeel 1 en weer twee andere personen voor onderdeel 2, enzovoort.

Ga aan de slag met het maken van een eerste planning en bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is. Gebruik de planningstabel in bijlage 3.

Begroting

Om te weten wat het event gaat kosten is het van belang dat jullie een begroting opstellen. Wat gaan de verschillende zaken kosten en is dat haalbaar binnen het budget (€250 per groep). Reserveer ook altijd een gedeelte voor onvoorziene kosten, zodat jullie achteraf geen verassingen hebben. Gebruik voor de begroting en narekening het Excel document “Begroting event promoot de sector”. 

Marketing en promotie

•  Bedenk een naam voor jullie event;
  
•  Bedenk hoe jullie doelgroep het beste te bereiken is, welke kanalen kunnen jullie daarvoor inzetten? Kanalen zijn bijvoorbeeld social media, e-mail, nieuwsberichten, websites, kranten, etc;
  
•  Maak een mooie uitnodiging die qua uiterlijk en tekst gericht is op de doelgroep;
  
•  Willen jullie de doelgroep bijvoorbeeld laten aanmelden voor de dag of kunnen jullie heel gericht een bepaalde groep of groepen uitnodigen en is aanmelden niet nodig? Mensen laten aanmelden kan bijvoorbeeld heel eenvoudig via Google Forms;
  
•  Maak uitnodigingsteksten of social media berichten die jullie willen gaan plaatsen;
  
•  Zorg dat jullie de doelgroep op een juiste manier weten te bereiken door jullie uitnodigingen via die kanalen te verspreiden;
  
•  Zorg er ook voor dat jullie feedback van de mensen op jullie event ontvangen. Dit kan eenvoudig door middel van een paar korte vragen en bijvoorbeeld een rapportcijfer op papier bij de uitgang even in te laten vullen of via een poll in een whattsappgroep.
  

Draaiboek

Het draaiboek is onmisbaar, want het draaiboek is het belangrijkste communicatiestuk voor alle betrokkenen bij jullie event. Hierdoor moet het voor iedereen duidelijk zijn wat er komen gaat en wie welke verantwoordelijkheden heeft. Het draaiboek zorgt daarmee voor een goede samenwerking binnen jullie groep!

Het is dus belangrijk dat een draaiboek overzichtelijk en begrijpelijk is voor iedereen die er mee om moet gaan. In het draaiboek staan alle activiteiten die verricht moeten worden voor de opbouw, het event zelf en de afbouw. Ook staat er in het draaiboek een lijst met contactpersonen van alle betrokken partijen. Hierna volgt het programma waarin aangegeven wordt wat, wanneer, door wie en waar moet worden uitgevoerd. Maak een zo compleet mogelijk draaiboek aan de hand van bijlage 2.

Het event (Vrij week 19/20)

Na 8 weken aan voorbereiding is het zover, de dag van jullie event is aangebroken! Jullie zijn goed voorbereid op deze dag, maar er is niets zo fijn om zelf nog even alles na te lopen voordat de gasten arriveren. Zorg daarom dat jullie ruim op tijd aanwezig zijn op de locatie van het event. Zo hebben jullie voldoende tijd om alles nog een keer na te lopen en ervoor te zorgen dat alles goed staat. Samen als groep lopen jullie in de ochtend de dag nogmaals door. Houd het draaiboek gedurende de dag bij de hand zodat jullie snel kunnen schakelen.

Evaluatie

•  Zijn de doelstellingen behaald?
  
•  Wat ging er goed bij het organiseren van het event?
  
•  Wat ging er goed op het event zelf?
  
•  Wat zijn verbeterpunten voor het organiseren van het event?
  
•  Wat had beter gekund bij het event of welke situaties hadden voorkomen kunnen worden?
  
•  Hoe is jullie event beoordeeld door de bezoekers (feedbackformulieren)?
  
•  Hoe kijken jullie terug op het organiseren van een event? Wat vonden jullie leuk en wat vonden jullie lastiger of minder leuk?
  
•  Welke rapportcijfers geef jij jouw groepsgenoten als het gaat om samenwerking, uitvoering taken en het nemen van verantwoordelijkheid?
  

Aan de slag!

Aan het eind wil ik:

- Groepsverdeling in het werkdocument

- Doelgroepsbeschrijving - onderbouwd

- Eerste aanzet Event -> wat is het plan?

Vragen? Vragen!