Een plan van aanpak maken voor een evenement

• Marketing & Communicatie
• MBO
• Studiejaar 3

Interne bijeenkomsten

Plan van aanpak en draaiboek

Wat is een plan van aanpak?

Een plan van aanpak is een document waarin je beschrijft hoe je een evenement gaat organiseren. Het bevat informatie over het doel van het evenement, de doelgroep, de locatie, de activiteiten en het budget.

Leg de definitie van een plan van aanpak uit en geef voorbeelden van de informatie die erin staat.

Doel van het evenement

Beschrijf het doel van het evenement. Wat wil je bereiken met het evenement?

Laat de studenten nadenken over het doel van het evenement en bespreek hun antwoorden.

Doelgroep

Voor wie is het evenement bedoeld? Beschrijf de doelgroep en hun interesses.

Laat de studenten nadenken over de doelgroep van het evenement en bespreek hun antwoorden. Geef voorbeelden van interesses die relevant zijn voor de doelgroep.

Locatie

Kies een geschikte locatie voor het evenement. 

Waar moet je op letten bij het kiezen van een locatie?

Beschrijf waar je op moet letten bij het kiezen van een locatie, zoals de grootte, de bereikbaarheid en de sfeer. Laat de studenten nadenken over geschikte locaties en bespreek hun antwoorden.

Activiteiten

Welke activiteiten wil je organiseren tijdens het evenement? Beschrijf de activiteiten en hoe ze bijdragen aan het doel van het evenement.

Laat de studenten nadenken over geschikte activiteiten en bespreek hun antwoorden. Bespreek ook hoe de activiteiten bijdragen aan het doel van het evenement.

Budget

Maak een begroting voor het evenement. Hoeveel geld heb je nodig voor de locatie, de activiteiten en andere kosten?

Beschrijf hoe je een begroting maakt en geef voorbeelden van kosten die je moet meenemen. Laat de studenten nadenken over de kosten en bespreek hun antwoorden.

0

Filmpje van voor Corona tijd. 

Let goed op: diverse onderdelen van het draaiboek komen aan bod in dit filmpje. 

Wat zagen jullie net waarvan jullie denken wat in een draaiboek zou moeten staan?

Er zijn verschillende functies langs gekomen, verschillende onderdelen van het festival. 

Kunnen jullie benoemen wat je hebt gezien?  

Welke onderdelen heeft een draaiboek volgens jou?

Draaiboek

Wat is een draaiboek?

Waar gebruik je het voor?

Wat is een draaiboek? 

een algemene benaming voor een medium/communicatiemiddel, dat refereert aan een gebeurtenis, script of evenement, waarin tot in detail beschreven staat wat er gebeuren moet, welke middelen daarvoor nodig zijn en wie welke taken heeft.

Waarom gebruik je een draaiboek?

bv:

- vooraf de werkzaamheden goed in beeld krijgen

- wie heb je allemaal nodig

- wat heb je allemaal nodig

- op het moment zelf de regie goed kunnen voeren, gaat alles nog volgens planning?

Onderdelen draaiboek - de 5 W's

1. WAAROM

2. WIE

3. WAT

4. WAAR

5. WANNEER

1. WAAROM? Voor welke gelegenheid bv.? Naar aanleiding van de gevonden reden(en) bepaal je wat voor een activiteit je gaat organiseren.

2. WIE? Voor wie, welke leeftijdsgroepen wil je een activiteit gaan organiseren?

3. WAT? Wat doen? Dit heeft te maken wat voor een doelgroep c.q. leeftijdsgroep je voor ogen hebt. 

4. WAAR? Als je weet wat voor een activiteit voor wie gaat organiseren moet je gaan plannen waar je deze activiteit kunt gaan houden. Houdt hierbij rekening met de doelgroep. 

5. WANNEER? Je moet hierbij rekening houden met bijv.: (School)vakanties, beschikbaarheid van de accommodatie zelf, wordt er nog meer georganiseerd op dat moment? En houd rekening met de voorbereidingstijd die je nodig hebt!

6. WELKE manier? Hoe en op welke manier ga jij deze activiteit op dat tijdstip in die accommodatie met deze groep mensen organiseren? 

De eerste vijf W’s zijn snel te beantwoorden. Maar hoe je de activiteit gaat organiseren gaat niet zo snel. Daar komt veel meer bij kijken! Hier kom ik in de volgende sheet op terug. 

7. WAT daarna? Als de activiteit afgelopen is, is de organisatie nog niet afgelopen. Want er moet nog opgeruimd worden, maar het nabespreken (evalueren) van de activiteit is eigenlijk nog belangrijker. Waarom? Omdat je n.a.v. de evaluatie weer kunt leren voor een volgende keer. Kom ik straks op terug. 

voorbeeld draaiboek

Een begroting maken

Een begroting is een voorspelling van de toekomst. Wat gebeurt er als....?

Begroting: Te verwachte inkomsten en uitgaven voor de langere termijn

Budget: Het geld wat je kunt besteden op de kortere termijn.

Is het geld op, dan heb je pech en moet je het zuinig aan doen.

Klankgroep studenten

Office & Management

Wat zou je anders willen zien aan de vakken die gegeven worden?

Heb je genoeg kennis meegekregen vanuit school, als je op stage gaat?

Komt wat je op school leert overeen met wat je op stage moet doen? (motiveer)

Het niveau van de opleiding is

te hoog

te laag

precies goed

Wat zou je hetzelfde laten?

Wat vind je minder goed aan de opleiding?

Welke vakken mis je