Les 2 Zakelijke communicatie: e-mail

• Zakelijke communicatie
• MBO
• Studiejaar 1

Terugblik

Wat weet je nog van de les zakelijke communicatie van vorige week?

Wat weet je over een
zakelijk e-mail schrijven?

Terugblik

-Activering licentie

- Formeel en informeel taalgebruik

- Werken met Gemba

Terugblik

-E-mails doorsturen

- Interne e-mails schrijven

Nog vragen?

E-mail 

VANDAAG 

externe e-mails beantwoorden 

 en e-mails archiveren

Leervragen over zakelijke e-mails

1. Hoe beantwoord ik  een externe zakelijke e-mail op een correcte manier?
2. Hoe archiveer ik inkomende e-mails?

E-mail 1 en E-mail 2

Het lesmateriaal staat op www.stichtingpraktijkleren.nl

Log in op deze site.

Ga op de startpagina naar: Zakelijke communicatie

Ga naar: E-mail 1 

en E-mail 2

Situatie

De opdrachten hebben betrekking op Sportschool Leef je uit in Den Haag. Jij bent daar medewerker bij de receptie.

De sportschool heeft sportleraren, personal trainers en fitnesstrainers in dienst, maar ook een diëtiste, masseuse en fysiotherapeut

Leef je uit

Als medewerker van Leef je uit is het van belang dat je 

je collega's kent 

en 

weet naar wie je welke e-mail doorstuurt.

Collega's Leef je uit

Eigenaar: Alex Rombout

Bedrijfsleidster: Isabel de Canne

Baliemedewerkster: Nicole Lambooy

Fysiotherapeut: Joachim Vermeulen

Diëtiste: Sheila Demirel

Masseur: Annabel ter Braak

Personal trainer: Nancy van Schijndel

.

E-mails met facturen en betalingsherinneringen gaan naar Alex Rombout.

E-mails met offertes gaan naar Isabel de Canne.

E-mails met sollicitaties gaan naar Isabel de Canne.

E-mails met opzeggingen gaan naar Nicole Lambooy.

Overige e-mails gaan naar Alex Rombout. 

Naar wie stuur je welke e-mail door?

Als in de e-mail staat voor wie de e-mail is, stuur je deze door naar die persoon.

E-mails met facturen en betalingsherinneringen gaan naar Alex Rombout.

E-mails met offertes gaan naar Isabel de Canne.

E-mails met sollicitaties gaan naar Isabel de Canne.

E-mails met opzeggingen gaan naar Nicole Lambooy.

Overige e-mails gaan naar Alex Rombout. 

Externe mails beantwoorden

Externe mails

Externe mails zijn e-mails die van buiten de sportschool binnenkomen. 

Je kunt bijvoorbeeld denken aan:

- leden/klanten

- leveranciers

De kop van een e-mail

De kop van een e-mail bestaat uit:

Aan: e-mail van de ontvanger(s)

Van: jouw e-mailadres

CC: 

BCC: 

Onderwerp: korte aanduiding van de inhoud 

CC

CC Carbon copy en betekent ‘kopie’.

• Bij ‘CC’ noteer je de e-mailadressen van personen die de e-mail wel ontvangen, maar aan wie de e-mail niet persoonlijk is gericht. Zij krijgen een kopie. Ze hoeven niet te reageren op de

inhoud.

• De ontvangers kunnen wél naar alle vermelde adressen antwoorden.

BCC

BCC Blind carbon copy en betekent ‘blinde kopie’.

• Bij ‘BCC’ noteer je e-mailadressen van personen die de e-mail wel ontvangen, maar waarvan andere ontvangers het e-mailadres niet kunnen zien.

• Als de ontvanger een antwoord wil sturen, dan krijgt alleen de verzender dat bericht

BCC

• Je gebruikt ‘BCC’ als je een e-mail stuurt naar personen 

   die elkaar niet kennen. 

   Bij Aan noteer je dan je eigen e-mailadres. 

AVG

DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)

• Bij het versturen van e-mails moet je rekening houden met de AVG. 
• Volgens de AVG mag je een e-mailadres niet ongevraagd delen met anderen zonder dat daar toestemming voor is gegeven.
• Daarom is BCC een handig middel in dit geval.

Onderwerpregel

Verstuur nooit een e-mail zonder de onderwerpregel 

in te vullen.

De lezer kijkt altijd eerst naar de afzender en dan 

naar het onderwerp. 

Zorg ervoor dat het duidelijk is waarover 

de e-mail gaat.

Vul jij de onderwerpregel altijd in in een mail?

JA

Nee

Je oma is jarig en geeft een feest op een schooldag. Je moet daarvoor vrij vragen bij de OM-er. Wat zet je bij Onderwerp?

Tips voor het invullen van Onderwerp

1. Geef een goed en eerlijk beeld van de inhoud van de e-mail.

2. Gebruik niet alleen woorden als ‘informatie’, ‘verzoek’, ‘bevestiging’.

Vermeld ook het onderwerp, zodat duidelijk is waarover de informatie, het verzoek of de bevestiging gaat. Bijvoorbeeld: 

a. Vraag over vakantiedagen

b. Bevestiging aanmelding cursus EHBO

Bijlage(n)

• Bijlage wil zeggen dat je een tekst, een document of een bestand met de e-mail mee verstuurt. 
• De informatie in de bijlage hoef je dan niet in de bijlage te zetten.
• Het is wel gebruikelijk dat je in de tekst van de mail naar de bijlage verwijst.

Bijlage(n)

Je kunt op verschillende manieren de bijlage aan de mail toevoegen.

In het volgende filmpje wordt dat uitgelegd.

(Het filmpje staat ook bij opdracht 5 van e-mail 2)

Externe mails

De inhoud en de toon van de mail zijn zakelijk.

Schrijf formeel en vriendelijk

Wel of niet beantwoorden?

Sommige e-mails van externen moet je zelf beantwoorden. 

Bij voorbeeld bij Leef je uit zijn dat vragen over prijzen of openingstijden van Leef je Uit. 

Externe e-mails over andere onderwerpen stuur je door naar je collega's.

Formele mail

In een formele mail gebruik je altijd u (en uw).

Nooit jij of jullie

De aanhef is:

Geachte heer Yilmaz,

- Geachte mevrouw Van der Berg, 

In de aanhef staat geen voornaam of voorletter!

Inhoud

 

1e zin: Verwijs naar de e-mail die je ontvangen hebt . 

2e zin: Geef antwoord op de vraag (je kunt hierbij de vraag eerst herhalen).

3e zin: Schrijf een vriendelijke afsluitende zin.

Afsluiting 

Gebruik een formele afsluiting:

  

Met vriendelijke groet,

Naam van het bedrijf 

Je voornaam of voorletter en achternaam

Tips voor het schrijven van een externe mail

Schrijf formeel en vriendelijk.

Houd het kort en duidelijk, maar zorg ervoor dat de informatie volledig en juist is. 

Laat overbodige informatie achterwege.

Als je een bijlage meestuurt, noem dat dan in de mail.

Archiveren van e-mails

Archiveren van e-mails

E-mails komen binnen in Outlook in het Postvak-In

Om je postvak overzichtelijk te houden archiveer je de e-mails.

Dat wil zeggen dat je ze opbergt in de juiste map nadat je de mail beantwoord hebt of doorgestuurd hebt.

Het voordeel is ook dat mails over het zelfde onderwerp bij elkaar staan.

Voorbeeld Leef je Uit

Voorbeeld Leef je Uit

Heb jij mappen gemaakt in je Alfa-mail om de ingekomen mails te ordenen?

Ja

Nee

Welke mappen gebruik je in je Alfa-mail?

Aan de slag

Log in op de website van Stichting Praktijkleren

Ga naar: Leermiddelen --> Modules Basisdeel

 --> Zakelijke communicatie

GA naar de module: Zakelijk communicatie

Maak: Opdracht 3, 4, 5 en 7 van E-mail 1

Maak: Opdracht 2, 3, 4, 5 en 7 van E-mail 2

           Toelichting Opdracht 7 E-mail 2

Je moet een mail schrijven aan kinderen die mee mogen doen aan de audities voor een nieuwe musical die in de Efteling wordt opgevoerd. 

Hoe zit het dan met formeel/informeel?

Gebruik je jij of u?

Wat zet je bij de aanhef? Geachte...?

Afsluiting

Sla opdrachten op in je portfolio

Maak de leervragen en 

sla de antwoorden op in je portfolio.