ORG leereenheid 7 les 3, 4 en 5 - Organisatie van een evenement

• Organisatieleer
• MBO
• Studiejaar 1

ORG leereenheid 7 les 3, 4 en 5

Organisatie van een evenement

Organisatie van een evenement

Aanleiding van een evenement

Bijzondere gebeurtenis

Commercieel

Goed doel

Traditie

Promotie

Welke fases kent het organiseren van een evenement

Initiatieffase (planningsfase)

1. Aanleiding formuleren 

2. Projectgroep samenstellen

3. Doelgroep en doel vaststellen

4. Globaal beeld van het evenement vormen

5. Voorbereidend draaiboek opstellen

Waarom aanleiding formuleren?

Projectgroep samenstellen

Tips:

- Is een projectgroep noodzakelijk, grootte en samenstelling van de groep

- Pas de taak bij de persoon

- Taakomschrijving en verdeling moet helder zijn.

- Taken evenredig verdelen

- Vergader kort en krachtig met actielijst en besluitenlijst

Waarom moet je tijdens vergaderen een actielijst bijhouden?

1. Om de overzicht te bewaren
2. Dat voor iedereen duidelijk is wat hij/zij moet doen
3. Dat je op afspraken die gemaakt zijn, kan terug komen
4. Alle antwoorden zijn juist

Doelgroep en doel vaststellen (1)

Deelnemers zijn de belangrijkste doelgroep

Maar hou ook rekening met: bezoekers, sponsors, ouders, omwonenden en evt. pers

Doelgroep en doel vaststellen (1)

Doelgroepen analyseer je door te onderzoeken hoe ze op de volgende vlakken score:

1. motorisch

2. cognitief

3. sociaal-affectief

Wees concreet in je beschrijving.

Wat is de belangrijkste doelgroep?

1. Bezoekers
2. Ouders
3. Pers
4. Alle antwoorden zijn fout

Globaal beeld van het evenement vormen

Aan de hand van je beeld               Werkzaamheden vaststellen                                                            voorbereidende draaiboek opstellen

                                                Randvoorwaarden beschrijven (budget,                                                     tijdstip, accommodatie, materialen etc.)

                                               Stel een begroting op en opdrachtgever moet goedkeuring geven aan het voorlopige programma.

Voorbereidende draaiboek

Voorbereidende draaiboek opstellen

Geeft schematisch weer welke werkzaamheden door wie en wanneer voorbereid moeten zijn (plan van aanpak)

Zie de checklist op blz. 50 t/m 52 (de sportleider als organisator en sb-functionaris. 

Voorbereidende draaiboek (voor volgende week)

1. Aanstellen coördinator
2. Organisatiecomité en werkgroep(en) aanstellen
3. Succesfactoren: MENSEN, GELD en ACCOMMODATIE.
4. Sterke en zwakke punten (SWOT Analyse)  
5. Grote lijnen vaststellen van het evenement
6. Team definitief samenstellen
7. Plan van aanpak maken
8. Begroting maken
9. Contracten afsluiten
10. Vrijwilligers werven en begeleiden

Is de eerste fase (initiatieffase) van organiseren van een evenement duidelijk?

Helemaal duidelijk!

Deels begrijp ik het

Ik begrijp er niks van

EINDE DEEL 1

Voorbereidende draaiboek 

1. Aanstellen coördinator
2. Organisatiecomité en werkgroep(en) aanstellen
3. Succesfactoren: MENSEN, GELD en ACCOMMODATIE.
4. Sterke en zwakke punten (SWOT Analyse)  
5. Grote lijnen vaststellen van het evenement
6. Team definitief samenstellen
7. Plan van aanpak maken
8. Begroting maken
9. Contracten afsluiten
10. Vrijwilligers werven en begeleiden

Kwaliteiten coördinator?

Aanstellen coördinator

Welke kwaliteiten?

• Motiveren en begeleiden
• Draaiboek kunnen opzetten
• Besluiten durven nemen
• Problemen oplossen
• Enthousiasmeren 
• Grote lijnen uitzetten en overzicht behouden

Organisatiecomité en werkgroep(en) aanstellen

• Veel ideeën opperen (brainstormen)
• Ordenen van ideeën en toetsen op haalbaarheid
• Doel bepalen: Waarom een evenement, wie is de doelgroep en hoe willen we overkomen als organisatie (profilering)
• Definitieve keuzes maken 
  

Succescriteria

Mensen

Geld

Accommodatie

Makkelijk bereikbaar

Vrijwilligers

Baten

Voldoende sanitair

begroting

Gemeente

SWOT-analyse...waar staan de letters voor?

Grote lijnen van het evenement

Activiteiten vaststellen en kijken of het haalbaar is.

Eventueel een begin maken van het uitwerken van de activiteiten.

Team definitief vaststellen

Plan van aanpak maken

Wat moet er in een plan van aanpak staan?

Begroting

Contracten afsluiten

Hoe kan je vrijwilligers inzetten?

Vrijwilligers werven en begeleiden

• Inschatting maken hoeveel mensen
• Informatieavond beleggen
• Taakomschrijvingen voor de vrijwilligers
• Hoeveel tijd is de vrijwilliger kwijt
• Welke kwaliteiten moet een vrijwilliger hebben
• Welke mensen vragen
• Wie geeft leiding aan de vrijwilligers
• Hoe bedanken na afloop
• etc. 

Wanneer zou jij je als vrijwilliger aanmelden?

Als het evenement mij aanspreekt

Als ik kennis heb van het onderwerp

Ik zal mij nooit aanmelden als vrijwilliger

Ik zal mij alleen aanmelden als iemand mij benaderd

Einde deel 2

voorbereidende draaiboek vs. dagdraaiboek?

Opstellen dagdraaiboek

1. Het programma
2. Deelnemers
3. Organisatie
4. Accommodatie en materialen
5. Medewerkers, vrijwilligers
6. EHBO 

Dagdraaiboek - Programma/planning

Zorg dat het dagdraaiboek sluitend is betreft de begintijden en eindtijden

Waar moet je aandenken bij het opstellen van een materialenlijst?

Dagdraaiboek - wedstrijdschema

Duidelijk een wedstrijdschema maken en ook benoemen welk wedstrijdschema je hanteert tijdens het evenement. 

Denk aan: aantal deelnemers, tijd, accommodatie, aantal wedstrijden per deelnemer per dag etc.

Denk aan: EHBO-kist, waar zet je het neer, gediplomeerde EHBO'er, alarmnummer, gegevens huisarts en ziekenhuis etc.

Dagdraaiboek - activiteiten en plattegrond

• Beschrijf nauwkeurig het spel met een duidelijk tekening/organisatie erbij. Moet eenvoudig te snappen zijn en je kan het eventueel bij het spel neerleggen op de dag zelf.
• Plattegrond van de gehele organisatie van het evenement.
• Op het plattegrond aangeven waar welk onderdeel staat en wie van de organisatoren waar staan. 

Hoe bepaal je welk wedstrijdschema je gaat gebruiken?

1. Waaruit de meeste competitie naar voren komt
2. Aantal deelnemers en beschikbare tijd
3. Ligt aan de materialen die we hebben
4. Alle antwoorden zijn juist

Uitvoeringsfase

Werkzaamheden:

1. Uitvoeren van alle werkzaamheden van het dagdraaiboek
2. Coördineren van de werkzaamheden
3. Controleren van de voortgang
4. Uitvoeren van eventuele aanpassingen

Nazorg

Nazorg

1. Evaluatie van het evenement (hoe?)
2. Bedanken (hoe?)
3. Eventuele prijsuitreiking (begroting!)
4. Verzorgen van (na) publiciteit (hoe?)
5. Afhandelen van financiën (wat doe je met winst of verlies?) 

Plaats een selfie waaruit blijkt wat je van de LessonUp vond?

Bedankt!

Succes met de uitvoering van je evenement!