Vergaderen en notuleren

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1

Notulen

• Na de vergadering worden notulen gemaakt van alles wat  in een vergadering / overleg is besproken. 

Notulen

Notulen is een officieel verslag van een vergadering

Notulist maakt aantekeningen/steekwoorden die hij later uitwerkt tot een complete tekst en aan de deelnemers en voorzitter stuurt

Notulist maakt eerst een grove opzet met een logische indeling van de agenda.

Formuleren en stijl

• Bij het formuleren zet je spreektaal om in schrijftaal.

Schrijftaal is zakelijker dan spreektaal

• Let op consequent gebruik van de tegenwoordige tijd                 (de voorzitter merkt op..)
• Geef de structuur van de agendapunt duidelijk weer in de lay-out (denk aan titel, kopjes, actiepunten en afspraken)

Taalgebruik en woordkeuze

• Onvoltooid tegenwoordige tijd
• Schrijftaal
• Bedrijvende vorm 
• Synoniemen
• Vermijd emotioneel taalgebruik en wees objectief
• Vorm volledige zinnen
• Maak zinnen niet te lang

Bedrijvende vorm

• Bij de bedrijvende vorm staat het onderwerp centraal.
• Bij de lijdende vorm  hetgeen wat iets ondergaat centraal
•  In een lijdende zin wordt  een vorm van  'worden' of 'zijn' gebruikt.
• Een lijdende zin bevat een voltooid deelwoord.
• Bedrijvend = actieve zin / Lijdend passieve zin

Bedrijvend en lijdend

De leraar legt de rekensom uit.  (bedrijvende zin)

De rekensom wordt uitgelegd door de leraar. (lijdende zin)

Uw aanvraag wordt door ons in behandeling genomen.

Wij nemen uw aanvraag in behandeling.

2  Het model voor de notulen

Maak gebruik van een vaste lay-out; hierdoor zijn jouw verslagen herkenbaar

De kop van de notulen

• naam van het vergadering
• plaats en datum
• begin- en eindtijd
• namen van de aanwezigen
• namen van de afwezigen
• notulist
• kenmerk

Namen van de aanwezigen:

Je begint met het vermelden van de belangrijkste aanwezigen:
- voorzitter

- secretaris

- (penningmeester)

Daarna de overige leden in alfabetische volgorde (achternaam)

Gastsprekers vermeld je apart!

Afwezigen

Geef bij de afwezigen aan:

m.b.of z.b. = met bericht of zonder bericht

m.k. of z.k. = met kennisgeving of zonder kennisgeving

De tekst van de notulen

Geef duidelijk de agendapunten aan met nummer en naam.

Onderdelen van een agendapunt (vergaderpunt) kun je een subnummering geven.

Besluiten en acties laat je opvallen.

3  Archivering en verzending

Notulen moeten zo snel mogelijk na afloop van de vergadering worden uitgewerkt en verzonden.

- Deelnemers kunnen dan de actiepunten waarbij hun naam    staat, uitvoeren;

- Afwezigen worden zo snel mogelijk geïnformeerd.

Wat is het belang van notuleren?
(kies twee antwoorden)

1. Het bedrijf voldoet aan de plicht om te notuleren
2. Iedere gemaakte afspraak staat zwart op wit
3. Het draagt bij aan grote betrokkenheid van collega's onderling

Wat is er te zeggen over de rol van de notulist?

1. Hij stelt zich onafhankelijk op en neemt zelf niet deel aan de vergadering zich onafhankelijk op tijdens de vergadering
2. Het is eigenlijk dezelfde persoon als de voorzitter
3. Hij mist in zijn verslag geen woord van wat er is gezegd

Welke vaste onderdelen bevatten een notulen? Noem er minimaal 5. Werk in duo's of zoek op internet.

https:

Bekijk het filmpje:

- Bedenk wat jij zou doen als je notulist was

- Wissel dit na het filmpje uit in duo's

https:

Wat heb je geleerd?

Succes met vergaderen!