Notuleren

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 2

Wat is geen functie van notulen?

1. prognose
2. bewijsvoering
3. informatiebron
4. geheugensteun

Welke verslagvorm hoort niet thuis in het onderstaande rijtje?

1. actielijst
2. besluitenlijst
3. letterlijk verslag
4. compleet verslag

In welke vormen kun je het uitvoerige verslag onderverdelen?

1. Verslag per onderwerp
2. Verslag per actie
3. Verslag per besluit
4. Verslag per spreker

Welk van de onderstaande doelen is geen vergaderdoel?

1. actie
2. informatief
3. besluitvormend
4. probleemoplossend

5.1  Je aantekeningen uitwerken

• Werk de aantekeningen zo snel mogelijk uit
• Zorg voor een rustige werkruimte
• Zorg voor voldoende tijd
• Weet welke verslagvorm gewenst is
• Weet welk vergaderdoel het agendapunt heeft
• Structureer je aantekeningen
• Let op taalgebruik en woordkeuze

Taalgebruik en woordkeuze

• Onvoltooid tegenwoordige tijd
• Schrijftaal
• Bedrijvende vorm
• Synoniemen
• Vermijd emontioneel taalgebruik en wees objectief
• Vorm volledige zinnen
• Maak je zinnen niet te lang

5.2  Het model voor de notulen

Maak gebruik van een vaste lay-out; hierdoor zijn jouw verslagen herkenbaar

De kop van de notulen

• naam van het vergaderende lichaam
• plaats en datum
• begin- en eindtijd
• namen van de aanwezigen
• namen van de afwezigen
• notulist
• kenmerk

Namen van de aanwezigen:

Je begint met het vermelden van de belangrijkste aanwezigen:
- voorzitter

- secretaris

- penningmeester

Daarna de overige leden in alfabetische volgorde (achternaam)

Gastsprekers vermeld je apart!

Afwezigen

Geef bij de afwezigen aan:

m.b.of z.b. = met bericht of zonder bericht

m.k. of z.k. = met kennisgeving of zonder kennisgeving

De tekst van de notulen

Geef duidelijk de agendapunten aan met nummer en naam.

Onderdelen van een agendapunt (vergaderpunt) kun je een subnummering geven.

Besluiten en acties laat je opvallen.

5.3  Archivering en verzending

Notulen moeten zo snel mogelijk na afloop van de vergadering worden uitgewerkt en verzonden.

- Deelnemers kunnen dan de actiepunten waarbij hun naam    staat, uitvoeren;

- Afwezigen worden zo snel mogelijk geinformeerd.

Verspreiden verslag

• in postvak (eventueel in envelop)
• e-mail
• post
• in de cloud

Archiveren

- je archiveert je verslag in een map op je computer

- eventueel bewaar je een papieren versie in een ordner