Les 6A

• Soft Skills
• MBO
• Studiejaar 4

Voorbereiding B1-K3 Onderhoudt zakelijke relaties en werkt klantvragen uit.

Het vastleggen van een gesprek is een cruciale vaardigheid, of het nu gaat om zakelijke vergaderingen, interviews of informele gesprekken. Hier zijn enkele tips om effectief een gesprek vast te leggen:

 

1. Luister actief: Luister aandachtig naar wat de andere persoon zegt en probeer de kernpunten van hun boodschap te begrijpen voordat je begint met het vastleggen van notities.

2. Gebruik beknopte notities: Schrijf alleen de belangrijkste punten op in plaats van alles wat gezegd wordt. Gebruik kernwoorden en korte zinnen om de essentie van wat er gezegd wordt vast te leggen.

3. Gebruik een gestructureerde indeling: Gebruik een gestructureerde indeling om je notities te organiseren. Bijvoorbeeld, verdeel je notities in secties zoals "Belangrijkste punten", "Actiepunten" en "Vragen".

 verantwoordelijk is voor welke taken en eventuele deadlines.

4. Gebruik symbolen en afkortingen: Gebruik symbolen en afkortingen om je notities efficiënter te maken. Bijvoorbeeld, gebruik een asterisk (*) om belangrijke punten te markeren, gebruik afkortingen voor veel voorkomende termen, enzovoort.

5. Focus op de context: Naast het vastleggen van de woorden die worden gezegd, is het ook belangrijk om de context van het gesprek vast te leggen. Noteer bijvoorbeeld de datum, tijd, locatie en eventuele relevante achtergrondinformatie.

6. Wees neutraal en objectief: Probeer je persoonlijke mening en interpretaties uit je notities te houden. Wees neutraal en objectief bij het vastleggen van wat er gezegd wordt.

We gaan de gesprekken oefenen... en tegelijkertijd de gespreksnotities opnemen..

• Danique en Mark
• Mees en Dirk
• Jesse en Jeroen
• Efe en Joris
• Dominique en Corwin
• Joel en Lucas

7. Verifieer informatie indien nodig: Als je twijfelt over bepaalde informatie, vraag dan om verduidelijking tijdens het gesprek of zoek achteraf naar bevestiging.

8. Maak aantekeningen van follow-up acties: Noteer eventuele follow-up acties die voortkomen uit het gesprek, inclusief wie verantwoordelijk is voor welke taken en eventuele deadlines.

9. Blijf georganiseerd: Houd je notities georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk. Gebruik bijvoorbeeld een notitieboekje, een speciale app of software voor notities.

10. Reflecteer achteraf: Neem na het gesprek de tijd om je notities te herzien en eventuele aanvullende informatie toe te voegen. Reflecteer op wat er is besproken en beoordeel of je alle belangrijke punten hebt vastgelegd.

Waar moet het gesprek aan voldoen?

Er moeten gesprek-fases doorgelopen zijn, het gesprek wordt geopend, vragen worden gesteld, je hebt je bedrijf gepresenteerd, behoefte en wensen zijn in kaart gebracht en het gesprek is afgerond.

Let op de volgende punten moeten aan bod komen:

• Je bent op een zakelijke manier vriendelijk en geïnteresseerd.

• Je vraagt door, stelt relevante vragen en vraagt door waar nodig.

• Je luistert, stelt relevante vragen en vraagt door.

• Je vraagt om logistieke / transport informatie

• Je presenteert en promoot je bedrijf adequaat en speelt goed in op de behoefte van de klant.

• Je zorgt dat er concrete (vervolg) stappen worden gemaakt.