L4 Organiseren van een evenement

• Activiteiten Doelgroepen Bewegen
• MBO
• Studiejaar 1

Activiteiten Doelgroepen Bewegen 

Organiseren van een evenement

Les 4 Evaluatiefase

Periode planning

les 1: Inleiding + fase 1 voor het organiseren van een evenement
les 2: Fase 2 voor het organiseren van een evenement
les 3 Fase 3 voor het organiseren van een evenement
les 4: Fase 4 voor het organiseren van een evenement
les 5:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 6:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 7:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 8:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel

Vandaag

• Herhalen vorige les
  
• Leerdoel bespreken
• Theorie Fase 4
• Te doen voor de eindopdracht
• Verder werken aan het evenement
• Leerdoel herhalen
• Vragen en afsluiting

Herhalen vorige les

Hoe weet je of je alles geregeld hebt voor de grote dag?

Wat ga je allemaal checken op de grote dag?

Leerdoelen

• Je legt het onderdeel de evaluatiefase van het organiseren van een evenement aan je klasgenoten uit

• Je ontwerpt met je groepje de voorbereidingsfase (draaiboek & dag -draaiboek) van je evenement verder uit

Vier fasen van organiseren

Fase 1:     Initiatieffase 

Fase 2:     Voorbereidingsfase

Fase 3:     Uitvoeringsfase

Fase 4:    Evaluatiefase

Evaluatie

1. Evaluatie van het evenement
2. Bedanken bepaalde personen en instanties 
3. Afhandelen financiën 

1. Evaluatie van het evenement

A. Product evaluatie & Procesevaluatie per fase
B. Bepaling van de onderwerpen
C. Bepaling van de betrokkenen
D. Wijze van evalueren
E. Evaluatieverslag

Wat is een product evaluatie?

A. Product evaluatie

- Bij de product evaluatie kijk je of het doel (eindresultaat) is bereikt

- De evaluatievragen zijn gericht op het resultaat zelf en op de doelen die vooraf zijn gesteld

Bijvoorbeeld:

- Is het vooraf gestelde doel bereikt?

- Is het gegaan zoals je voor ogen had?

- Pasten de doelen bij de beginsituatie?

Wat is een proces evaluatie?

A. Proces evaluatie

- Bij een procesevaluatie evalueer je de voorbereiding  en het verloop (uitvoering) van een bepaald proces (alle 3 de fases)

- De evaluatievragen zijn gericht op de manier waarop je het resultaat hebt bereikt 

- Heb ik de beginsituatie goed en volledig beschreven?

- Heb ik op de juiste manier gegevens verzameld?

- Is het verloop van de dag gegaan zoals gepland?

B. Onderwerpen evaluatie

Vooraf lijst met onderwerpen opstellen samen met de projectgroep  

Dit kan van alles zijn! Jij als groep bepaalt dit en zoekt uit wat belangrijk is

 

Wie zijn er betrokken bij de evaluatie van een evenement?

C. Betrokkenen bij de evaluatie

• Opdrachtgever
• Deelnemers
• Vrijwilligers
• Medewerkers
• Sponsoren

D. Wijze van evalueren

Evalueren kun je op verschillende manieren

De keuze die je maakt is: benader ik iedereen of neem ik een steekproef? 

Heb je die keuze gemaakt dan zijn er globaal 3 methoden te onderscheiden:

- Schriftelijke evaluatiemethode

- Online evaluatiemethode

- Mondelinge evaluatiemethode 

Schriftelijke evaluatiemethode

Deze wordt gewoonlijk uitgereikt onder alle deelnemers en/of medewerkers, vrijwilligers

Afhankelijk van het moment van uitdelen (aan het begin van het evenement of na afloop) kun je een responsverwachting opstellen, namelijk: 

- Deel je een enquête uit op een moment dat iedereen rustig de tijd kan nemen om hem in te vullen, dan is de kans groot dat je volledig ingevulde formulieren terugkrijgt

- Om helemaal een hoge respons te krijgen kun je aan het einde van het evenement een geschenkje uitdelen, in ruil voor het enquêteformulier

Online evaluatiemethode

Een online evaluatiemethode wordt vaak direct na het evenement gehouden 

Deelnemers/ medewerkers en vrijwilligers hebben een uitgesproken voorkeur voor online onderzoek.

Deze vorm van onderzoek wordt door de meerderheid positief tot zeer positief ervaren ten opzichte van schriftelijk onderzoek

Mondelinge evaluatiemethode

Je kunt ervoor kiezen alle deelnemers, medewerkers en vrijwilligers mondeling te benaderen

                - Gebeurt vaak via de telefoon na afloop van het evenement

Kan via een vragenlijst (vaak door een telemarketingbureau) of ga een open gesprek aan (vaak door eigen medewerkers die aanwezig waren)   

Nadeel van mondeling: Is dat de deelnemers bekend zijn bij de organisatoren (kritiek blijft uit) 

Voordeel van mondeling: De mogelijkheid om door te vragen en dus echt kritiek te vragen

E. Evaluatieverslag

• Bepaal vooraf de inhoud van dit verslag
  

• Duidelijke structuur (doelstelling, projectgroep, alle fasen, conclusie en aanbeveling) 

2. Waarom is het belangrijk om te bedanken?

3. Afhandelen Financiën

• Klein evenement gaat het niet om grote bedragen
• Vooraf maak je een begroting
• Bonnetjes bewaren
• Verslag inkomsten en uitgaven
• Conclusie trekken en aanbeveling voor de toekomst

Eindopdracht

Eindproduct

- Jullie gaan met je groepje jullie draaiboek presenteren

- Mag alleen of met het groepje

- Bedoeling dat je de klas meeneemt in jullie voorbereiding

- Maak er iets leerzaam en leuks van (min 10 min)

- 1 activiteit klaar zetten en uitvoeren 

- LET OP!! de hele klas moet meedoen let dus op het aantal

• Wie gaat als eerst?

Je legt het onderdeel de evaluatiefase van het organiseren van een evenement aan je klasgenoten uit

Volgende les

Volgende les is het tijd voor de presentaties en uitvoeren van jullie evenement