L2 Organiseren van een evenement

• Activiteiten Doelgroepen Bewegen
• MBO
• Studiejaar 1

Activiteiten Doelgroepen Bewegen 

Organiseren van een evenement

Les 2 Voorbereidingsfase 

Vandaag

• Herhalen vorige les
  
• Leerdoel bespreken
• Opdracht klassikaal bespreken 
•  Theorie Fase 2
• Leerdoel herhalen
• Vragen en afsluiting

Periode planning

les 1: Inleiding + fase 1 voor het organiseren van een evenement
les 2: Fase 2 voor het organiseren van een evenement
les 3 Fase 3 voor het organiseren van een evenement
les 4: Fase 4 voor het organiseren van een evenement
les 5:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 6:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 7:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 8:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel

Voorbeelden kleinschalig evenement

-Het duurt een of twee dagdelen

-Het heeft eigen medewerkers, zowel professionals als vrijwilligers

-Het gaat vooral om de hoofdactiviteit

-Men haalt financiën uit het activiteitenbudget en vraagt eventueel een bijdrage van de deelnemers. Subsidie en sponsors niet of beperkt van belang

Voorbeelden grootschalig evenement

-Richt zich op grote aantallen deelnemers, toeschouwers en bezoekers.

-Het kent een organisatiecomité en meerdere commissies

-Men begroot vooraf de haalbaarheid

-Men verwerft financiën bij overheid en/of sponsoren, fondsen en deelnemers; bezoekers en toeschouwers dragen eveneens financieel bij 

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Voorbereidingsfase

Nazorg 

Initiatieffase 

Uitvoeringsfase

Wat onderzoek je in de initiatiefase?

Terugkoppeling vorige week

fase 1: initiatieffase

• Aanleiding formuleren
• Projectgroep samenstellen
• Doel en doelgroep vaststellen
• Globaal beeld vormen
• Voorbereidend draaiboek opstellen

Onderdelen draaiboek  

5 W's en 1 H methode

1. WAAROM
2. WIE
3. WAT
4. WAAR
5. WANNEER
6. Hoe

1. WAAROM? Voor welke gelegenheid bv.? Naar aanleiding van de gevonden reden(en) bepaal je wat voor een activiteit je gaat organiseren.

2. WIE? Voor wie, welke leeftijdsgroepen wil je een activiteit gaan organiseren?

3. WAT? Wat doen? Wat is het doel? Dit heeft te maken wat voor een doelgroep c.q. leeftijdsgroep je voor ogen hebt. 

4. WAAR? Als je weet wat voor een activiteit voor wie gaat organiseren moet je gaan plannen waar je deze activiteit kunt gaan houden. Houdt hierbij rekening met de doelgroep. 

5. WANNEER? Je moet hierbij rekening houden met bijv.: (School)vakanties, beschikbaarheid van de accommodatie zelf, wordt er nog meer georganiseerd op dat moment? En houd rekening met de voorbereidingstijd die je nodig hebt!

6. Hoe? Hoe en op welke manier ga jij deze activiteit organiseren? 

De eerste vijf W’s zijn snel te beantwoorden. Maar hoe je de activiteit gaat organiseren gaat niet zo snel. Daar komt veel meer bij kijken! 

Leerdoelen

• Je brengt jouw verjaardagfeest klassikaal over met de 5W's
• Je legt het onderdeel de voorbereidingsfase van het organiseren van een evenement uit
• Je stelt een activiteitengroep van max 4 personen samen
• Je ontwikkelt d.m.v. de 5W methode jullie eigen evenement voor een doelgroep binnen MZ (gehandicaptenzorg of ouderenzorg)

Opdracht 1 klassikaal bespreken

Wie gaat zijn of haar verjaardag delen in de 5w's

Vier fasen van organiseren

Fase 1:     Initiatieffase 

Fase 2:     Voorbereidingsfase

Fase 3:     Uitvoeringsfase

Fase 4:     Nazorg 

Voorbereidingsfase

In de initiatieffase stel je een voorbereidend draaiboek op

      - Alle werkzaamheden neem je hierin op (5W)

 

De belangrijkste werkzaamheden tijdens de voorbereidingsfase zijn;

1. Uitvoeren werkzaamheden voorbereidend draaiboek
2. Opstellen dag-draaiboek
3. Tijdsplan van de onderdelen van het dag-draaiboek

Oftewel de 1H methode gaat hier uitgewerkt worden

plattegrond

1. Uitvoering voorbereidend draaiboek

Het is belangrijk dat één persoon van de projectgroep zich voordraagt als projectleider

Deze controleert of de werkzaamheden op tijd uit gevoerd worden, dat de  andere van projectgroep zich aan de planning/afspraken houdt (draaiboek)

- Loopt alles goed > geen problemen!

- Niet op tijd af > bespreken! 

-Voortgang controleren voor deadline 

- Houdt het draaiboek bij 

1. Uitvoering voorbereidend draaiboek

Je gaat verder waar je bent gebleven "Hoe" (welke manier)

• Je bedenkt en beschrijft de activiteiten die je wilt gaan doen
• Je maakt een plattegrond van alle activiteiten 

• Je maakt een poster om de activiteit te promoten
• Je  maakt inschrijflijsten voor de deelnemers

2. Opstellen dag-draaiboek

Maak gebruik van de kwaliteiten van de mensen die helpen met het evenement

Het dag-draaiboek bevat in chronologische volgorde alle werkzaamheden die op de dag zelf gedaan moeten worden

Verder geef je weer wie & wat moet gebeuren op welk moment (tijdens het evenement zelf)

3. Tijdsplanning + uitwerking onderdelen dag-draaiboek 

Uitwerking van je evenement weggezet in tijd bijvoorbeeld:

• Het programma (wie ) Bijv: welke activiteiten, opening, slot
• Deelnemers (wie) Bijv: ontvangst en begeleiding van deelnemers
• Organisatie (wie) Bijv: uitdelen programmaboekje, ophalen uitslagen, secretariaat
• Accommodatie/materialen (wie) Bijv: accommodatie, materialen, kleedkamers, catering
• Medewerkers/vrijwilligers (wie) Bijv: ontvangst, informeren, begeleiden 
• EHBO (wie) Bijv: verantwoordelijk EHBO, ontvangen, bedanken 

Voorbeeld programma schema

Voorbeeld programmaboekje 

Aan het werk

We gaan aan de slag met de initiatiefase, ook wel het draaiboek voor jullie evenement

1. Maak een groepje van 4 medestudenten
2. Wijs één groepsleider aan
3. Aanleiding formuleren
4. Doelgroep en doel vaststellen
5. Globaal beeld van het evenement vormen, vaststellen van de randvoorwaarden

Let op deze wordt gepresenteerd en 1 activiteit wordt daadwerkelijk gedemonstreerd

Aan het werk

6. We doen dit via de 5W methode (H komt later)

       Deze methode is uitgebreid

7. Zet hierna alles in het format van een voorbereidend draaiboek

8. Klaar met de 5 W's? (zorg dat deze wel uitgebreid beschreven is) ga dan verder met de Voorbereidend draaiboek gaan opstellen (in een schema overzicht)

We gaan hier steeds verder mee aan de slag

Volgende week

Gaan we verder met Fase 3 de uitvoeringsfase 

Let op: Bewaar jullie draaiboek goed!