Les 2 Vergaderruimtes

• ABS
• MBO
• Studiejaar 1

Les 2: Vergaderruimtes

Wat weten jullie nog van
de vorige les 

4 W's

Wie

Wat

Waar
Wanneer

Gebruik je niet alleen bij agenda afspraken maar ook bij het plannen van bijeenkomsten vergaderingen

Convocatie

Een convocatie is een officiële uitnodiging of oproep voor een vergadering, bijeenkomst, evenement, of ceremonie.

In een convocatie staan belangrijke details zoals de datum, tijd, locatie, doel en agenda van de bijeenkomst.

Het doel van een convocatie is om mensen bijeen te brengen en hen op de hoogte te stellen van de belangrijke details van de geplande gebeurtenis. 

Stappenplan

8 stappen:

Stap 1: Bepaal het doel en de aard van de bijeenkomst:

Stap 2: Stel een lijst op van deelnemers:

Stap 3: Kies de datum, tijd en locatie:

Stap 4: Stel de agenda op:

Stap 5: Schrijf de convocatie:

Stap 6: Controleer en bewerk de convocatie:

Stap 7: Distribueer de convocatie:

Stap 8: Follow-up

Stap  1

Stap   2

Stap 3

Stap 4

Stap 5

Stap 6

Stap 7

Stap 8

Stel een lijst op van deelnemers

Follow-up

Distribueer de convocatie

Bepaal het doel en de aard van de bijeenkomst

Kies de datum, tijd en locatie

 Controleer en bewerk de convocatie

Schrijf de convocatie

Stel de agenda op

Lesdoelen

De student:

• Kent de verschillende indelingen van een ruimte zijn.
• Is zich bewust van zijn eigen verantwoordelijkheid bij het inrichten en reserveren van zalen.
• Kan vragen die voorafgaande aan de verhuur van een zaal gesteld worden adequaat beantwoorden.
• Kan tijdens de verhuur, omgaan met incidenten
• Kan een zaal na verhuur juist opleveren

Werkzaamheden 

De volgende werkzaamheden vallen onder het gebruiksklaar maken van ruimtes:

- De zaal indelen

- Reserveringen verwerken

- Vragen van gebruikers beantwoorden

- Problemen tijdens de verhuur oplossen

- De zaal correct achterlaten

Opdracht 1

• Maak een inrichting van een vergaderopstelling voor een groep van 15 personen waar een presentatie wordt getoond op het A4-tje. Doe dit individueel!
• Het bord en de deur is weergegeven, zodat je weet in welke richting je moet inrichten

Opdracht 2

• Maak een inrichting van een zaal  voor een groep van 20 personen voor een proefwerkopstelling op het A4-tje. Doe dit individueel!
• Het bord en de deur is weergegeven, zodat je weet in welke richting je moet inrichten

Opdracht 3

• Maak een inrichting van een zaal  voor een groep van 100 personen voor een theateropstelling op het A4-tje. Doe dit individueel!
• Het bord en de deur is weergegeven, zodat je weet in welke richting je moet inrichten

Verschillende indelingen

In de komende vijf dia’s worden vijf verschillende opstellingen getoond en besproken hoe je ruimtes kan indelen.

Deze opstellingen moet kennen voor het maken van verschillende opdrachten.

Bij die opdrachten worden de verschillende opstellingen telkens weer genoemd.

U-Vorm

Deze opstelling is geschikt voor presentaties

Cabaretopstelling

Deze opstelling is geschikt als deelnemers tussendoor in

groepjes aan de slag gaan.

Theateropstelling

Deze opstelling is geschikt voor presentaties waar veel pers-onen bij aanwezig zijn. De stoelen staan in rijen achter elkaar, met zicht naar de spreker en het scherm. Er zijn geen tafels.

Blokopstelling

Deze opstelling is geschikt voor vergaderingen zonder

presentaties op een scherm.

De tafels staan in een gesloten vierkant.

Deelnemers hebben goed zicht op elkaar

en veel ruimte om te schrijven.

Schoolse of klasopstelling

Deze opstelling is ideaal voor trainingen of examens.

De tafels staan los van elkaar met twee of drie stoelen

gericht op de spreker of het scherm.

Welke opstelling zie je hier?

Theater

Welke opstelling zie je hier?

schoolse- klasopstelling

Welke opstelling zie je hier?

U vorm

Welke opstelling zie je hier?

B lok

Welke opstelling zie je hier?

Cabaret

Reserveren, apparatuur, speciale wensen, wat kan er mis gaan en opruimen 

Je krijgt nu weer een aantal vragen waarop je in de les antwoord kan geven. Geef minimaal 2 antwoorden per vraag. Weet je het niet dan mag je overleggen met een medestudent. Per vraag krijg je 1,5 minuten de tijd

Mogelijke antwoorden:

Aantal personen dat in een zaal past

Datum en tijdstip

Benodigde apparatuur, zoals beamer

Reserveringen kun je verwerken in een papieren of digitale agenda.

Waar moet je rekening mee houden bij een reservering?

Mogelijke antwoorden:

Aantal personen dat in een zaal past

Datum en tijdstip

Benodigde apparatuur, zoals beamer

Reserveringen kun je verwerken in een papieren of digitale agenda.

Hoe verwerk je reserveringen?

Mogelijke antwoorden:

Aantal personen dat in een zaal past

Datum en tijdstip

Benodigde apparatuur, zoals beamer

Reserveringen kun je verwerken in een papieren of digitale agenda.

Welke apparatuur kun je vinden in een zaal?

Mogelijke antwoorden:

Beamer

Laptop

Scherm

Geluidsinstallatie

Bedenk 2 voorbeelden van speciale wensen die gebruikers kunnen hebben?

Mogelijke antwoorden:

Is de zaal geschikt voor een rolstoel?

Is er een voorziening voor slechthorenden?

Is er airco?

Kunnen we een lunch krijgen?

Waaraan kun je zien dat een gebouw rolstoelvriendelijk is

Mogelijke antwoorden:

Is de zaal geschikt voor een rolstoel?

Is er een voorziening voor slechthorenden?

Is er airco?

Kunnen we een lunch krijgen?

Wat is een doventolk?

Mogelijke antwoorden:

Iemand die door middel van gebarentaal een dove of slechthorende helpt een spreker te begrijpen.

 

Bedenk 2 voorbeelden van dingen die mis kunnen gaan bij het verhuur van een zaal?

Mogelijke antwoorden:

Er gaat iets kapot, bijvoorbeeld de lamp van de beamer.

De stroom valt uit.

Het brandalarm gaat af.

Iemand valt flauw.

Wat doe je als tijdens een bijeenkomst iemand struikelt en zijn been breekt?

Mogelijke antwoorden:

Er gaat iets kapot, bijvoorbeeld de lamp van de beamer.

De stroom valt uit.

Het brandalarm gaat af.

Iemand valt flauw.

Hoe ruim je een vergaderzaal op en wat doe je nadat de zaal gebruikt is?

Mogelijke antwoorden:

Stoelen en tafels weer goed zetten

Beamer, laptop of andere apparatuur controleren en uitdoen

Ramen dicht

Rommel opruimen

Stofzuigen

Wat kun je tijdens het opruimen tegenkomen?

Mogelijke antwoorden:

Stoelen en tafels weer goed zetten

Beamer, laptop of andere apparatuur controleren en uitdoen

Ramen dicht

Rommel opruimen

Stofzuigen

Wat hebben we gedaan vandaag?

• Herhaald waar het vorige les over ging
• Werkzaamheden van het gebruiksklaar maken van ruimtes
• Over de indeling en opstelling in ruimtes
• Vragen beantwoord over reserveren, apparatuur, speciale wensen, wat kan er mis gaan en opruimen van de vergaderzaal

Opdrachten

Lever de antwoorden van de opdrachten in op It's Learning voor de volgende les!

opdr: #2761

opdr: #2774

opdr: #2801

Lesdoelen

De student:

• Kent de verschillende indelingen van een ruimte zijn.
• Is zich bewust van zijn eigen verantwoordelijkheid bij het inrichten en reserveren van zalen.
• Kan vragen die voorafgaande aan de verhuur van een zaal gesteld worden adequaat beantwoorden.
• Kan tijdens de verhuur, omgaan met incidenten
• Kan een zaal na verhuur juist opleveren

Einde les 2

Volgende week hebben jullie tijdens de les een toets van 20 vragen over de afgelopen 2 lessen.

Oefen goed en lever je opdrachten op tijd in op It's Learning.

Controleren of studenten opdracht #2796 kunnen herhalen.