Les 8 - Vergaderen

Les 8  Vergaderen 

Wat gaan we doen

week 1: samenwerken

week 2: time management

week 3: organiseren van een evenement

week 4: budget en begroting

week 5: draaiboek

week 6: projectorganisatie

week 7: Vergaderen 

week 8: 

Doel

Na deze les kan je 

- verschillende soorten vergaderingen benoemen

- een paar doelen benoemen waarom je vergadert

Vergadering

bijeenkomst van een aantal mensen dat met elkaar een gesprek voert om een bepaald doel te bereiken 

soorten vergaderingen

Periodieke vergaderingen: vinden regelmatig plaats. Let op: bepaalde agenda

Bijvoorbeeld: bestuursvergadering, commissievergadering, werkoverleg, algemene vergadering (blz. 15)

Incidentele vergadering: eenmalig; ander soort agenda.

Bijzondere vergaderingen: afwijkende vergadervorm

Je vergadert omdat je een doel hebt:

Informatie-overdracht

Meningsvorming

Probleemoplossing

Besluitvorming

Deelnemers aan de vergadering

Voorzitter

• Bereidt de vergadering voor
• Stelt agenda op – vergaderdoel
• Leidt de vergadering
• Samenvatten, tijd in de gaten houden
• Verantwoordelijk voor verslag

Deelnemers vervolg: 

Secretaris: rechterhand van voorzitter, verzamelen achtergrondinfo

Notulist: maakt verslag; wat voor soort verslag?

Deelnemers: praten, beslissen, stemmen

Quorum: het minimum aantal personen bedoeld dat aanwezig moet zijn om stemprocedure als geldig te kunnen beschouwen (alleen bij officiële vergaderingen)

Functies rouleren: niet altijd duidelijk bij wie agendapunten inleveren

Besluiten nemen

Eenmansbesluit: wordt genomen door een scheidsrechter tijdens een voetbalwedstrijd. Het is prettig voor de snelheid in het spel dat er snel een beslissing is. Voor vergaderingen geldt dat soms ook. Soms is het prettig dat iemand een knoop doorhakt zodat je verder kunt.

 

Meerderheidsbesluit: wat de meerderheid beslist wordt aangenomen. Is de meerderheid de helft plus 1? Afspreken. Hoe zit het met onthoudingen en blanco stemmen? Bijv. wijziging grondwet.

Besluit met recht van veto: het voorstel wordt niet aangenomen wanneer zij (met veto) hiertegen zijn; bijvoorbeeld bij de Verenigde Naties.

  

Unaniem besluit: alle deelnemers zijn voor

Consensus besluit: het besluit wordt aangepast na discussie: compromis

Plannen van een vergadering

Waarom moet de organisatie om een vergadering heen, goed geregeld zijn?

Dus een goede voorbereiding is het halve werk.

Wát moet je allemaal doen?

Doel en noodzaak vaststellen

Vergaderdatum en –tijd vaststellen

Vergaderruimte

Deelnemers bepalen

Uitnodigingen en agenda

Vergaderstukken verzamelen

Convocatie, agenda en stukken versturen

Opstelling van de zaal bepalen

Huishoudelijke zaken regelen

Doel en noodzaak

Informerend, probleemverkennend of probleemoplossend, meningvormend, besluitvormend

Puur informatief? Misschien dan beter rapport, email, brief of telefoontjes plegen. Goedkoper dan vergadering

Vergaderdatum en -tijd

Alle deelnemers op dezelfde dag en tijd: SUCCES!

Vaste data

Lang van te voren

Afspraken maken tijdens de vergadering met alle deelnemers erbij

Elektronisch datum prikken of 5 opties, www.datumprikker.nl

Denk aan feestdagen en vaste vrije dagen

Vergaderruimte

Die moet je reserveren

Binnen of buiten het bedrijf (in of extern)

Bereikbaarheid, parkeren, OV?

Routebeschrijving

Eten, drinken, kosten?

www.stichtingpraktijkleren.nl

Deelnemers

Voorzitter bepaalt wie de deelnemers zijn

5-15 mensen

Bij teveel deelnemers zijn mensen niet meer betrokken en t duur zooooooo laaaaaaang

Externe deelnemers: haal ze op bij receptie (denk aan visitekaartje van het bedrijf)

Presentielijst, moet in notulen vooral bij stemmen (i.v.m. quorum)

Convocatie en agenda

Convocatie is uitnodiging

Onderwerp, plaats, deelnemers,

Agenda soms gecombineerd met uitnodiging

Agendapunten

van de voorzitter

Van de deelnemers

Vaste agendapunten (opening, wvttk etc)

Versturen

Convocatie, agenda en stukken

Op tijd: om voor te bereiden

Niet te vroeg: vergeten ze dat ze informatie hebben gekregen

Per email, post of papierloos?

Opstelling van de zaal

Hoeveel mensen komen er? Ivm stoelen

Wat heb je nodig? Digitale hulpmiddelen, technische voorzieningen, wifi code

Minder validen?

Huishoudelijke zaken

Catering

zaalaankleding

audio visuele middelen

Audio Visuele middelen

WAT ZIJN DAT?

Handig!

Controlelijstje met alle to-do dingen erop.

Kan je mooi afvinken, delegeren, checken.

Lijstje kan je per vergadering aanpassen en opslaan.

www.stichtingpraktijkleren.nl

opdracht

www.stichtingpraktijkleren.nl

noem een doel van
een vergadering