Les 1 Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen

• ABS
• MBO
• Studiejaar 1

Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen

Lesdoelen

De student kan:

• Een uitnodiging voor een werkoverleg maken en weet wat hier in moet staan.
  
• Kan een convocatie maken.

Convocatie

Een convocatie is een officiële uitnodiging of oproep voor een vergadering, bijeenkomst, evenement, of ceremonie.

In een convocatie staan belangrijke details zoals de datum, tijd, locatie, doel en agenda van de bijeenkomst.

Het doel van een convocatie is om mensen bijeen te brengen en hen op de hoogte te stellen van de belangrijke details van de geplande gebeurtenis.

4 W's 

Weten we nog wat de 4 W's waren?

4 W's

Wie: voor wie of met wie plan je de vergadering

Wat: wat wil je gaan bespreken in de vergadering (maak een agenda)

Waar: Op welke plek wil je gaan vergaderen

Wanneer: Op welke dag en welk tijdstip wil je vergaderen.

Opdracht 1

Je gaat controleren of de afspraken wel juist in de agenda ingevoerd zijn en dus voldoen aan de 4 W’s.

Klik op de volgende link: Omix

1. Ga naar de applicatie Mail in het virtuele kantoor en print eventueel de ontvangen e-mail via de printer in het virtueel kantoor.
2. Voer de opdracht die in de e-mail staat uit.
3. Wanneer je alles hebt gedaan, kun je in je logboek bekijken of je het goed hebt gedaan.

Convocatie maken

Dit doen we volgens een stappenplan met 8 stappen:

Stap 1: Bepaal het doel en aard van de bijeenkomst

Waarom organiseer je de bijeenkomst en wat is je hoofddoel. Dit beïnvloed nl de toon en inhoud van de bijeenkomst.

Convocatie maken 

Stap 2: Stel een deelnemers lijst op

Maak een lijst van mensen die je wilt uitnodigen voor de bijeenkomst. Zorg ervoor dat je de namen, contactgegevens en eventuele specifieke rollen of verantwoordelijkheden van de deelnemers hebt.

Convocatie maken

Stap 3: Kies de datum, tijd en locatie

Bepaal de datum en tijd van de bijeenkomst en selecteer een geschikte locatie. Zorg ervoor dat de locatie beschikbaar is op de gewenste datum en tijd.

Convocatie maken

Stap 4: Stel de agenda op

Maak een nauwkeurige agenda voor de bijeenkomst. 

Wat zal er besproken worden, welke onderwerpen zullen aan bod komen en in welke volgorde? 

De agenda helpt de deelnemers te begrijpen wat er van hen wordt verwacht.

Vaste agendapunten

• Opening
• Vaststellen agenda
• Mededelingen
• Notulen vorige vergadering
• Andere ingezonden agendapunten
• W.v.t.t.k.
• Rondvraag
• Sluiting

Convocatie maken

Stap 5: Schrijf de convocatie:

Begin met het opstellen van de daadwerkelijke uitnodiging. 

De convocatie moet de volgende elementen bevatten:

 

Elementen convocatie

• De naam en het logo (indien van toepassing) van de organisatie of het evenement.
• De titel van de bijeenkomst.
• De datum, tijd en locatie.
• Een korte inleiding die het doel van de bijeenkomst beschrijft.
• De agenda met de te bespreken onderwerpen.
• Contactinformatie voor vragen of bevestiging van aanwezigheid.
• Eventuele specifieke instructies of vereisten voor deelnemers, zoals benodigdheden om mee te nemen.

Convocatie maken 

Stap 6:  Controleer en bewerk de convocatie

Lees de convocatie zorgvuldig door om eventuele spelfouten, onjuistheden of onduidelijkheden te corrigeren. Zorg ervoor dat alle relevante informatie volledig en accuraat is.

Convocatie maken

Stap 7: Distribueer de convocatie

Verzend de convocatie naar de deelnemers. Dit kan via e-mail, post of een andere geschikte distributiemethode. Zorg ervoor dat de deelnemers de convocatie op tijd ontvangen,  het liefst enkele weken voor de bijeenkomst.

Convocatie maken

Stap 8: Follow-up

Na het versturen van de convocatie, is het raadzaam om op te volgen om te bevestigen of de genodigden de uitnodiging hebben ontvangen en of ze van plan zijn deel te nemen. Dit kan helpen bij het plannen van de bijeenkomst.

Rollen Voorzitter

· opent de vergadering

· geeft een inleiding 

· heeft zich op de vergadering voorbereid, zowel op de inhoud als de procedure 

· volgt de agenda en licht de agendapunten toe
· remt of stimuleert zo nodig een deelnemer
·  bedankt de aanwezigen; · sluit de bijeenkomst af.

Rollen voorzitter 

· houdt de tijd in de gaten en verdeelt de spreektijd

· kapt uitweidingen of afdwalen van de agenda af

· zorgt ervoor dat men naar elkaar luistert

· mengt zich niet onnodig in een discussie

· bemiddelt bij conflicten

· voorkomt afdwalen

Rollen notulist

· volgt de agendapunten

· vraagt waar nodig voor de notulen om verduidelijking, herhaling

· werkt de notulen binnen vastgestelde tijd uit

· is onafhankelijk: verwerkt niet de eigen mening in het verslag

· moet goed kunnen samenvatten: hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden 

Rollen notulist

· zorgt voor een correcte verspreiding

· zorgt ervoor dat het verslag: 

- leesbaar en begrijpelijk is

- duidelijk de afspraken weergeeft

- correct is, zonder spelfouten

- compleet is, inclusief datum en aanwezigen.

Opdracht 2

Convocatie maken:

Je weet wat er in een convocatie moet staan.

Syb van der Lubbe, commercieel manager van het Holland House Resort van AmeRijck, vraagt jou een convocatie te maken. Hij wil graag een werkoverleg inplannen i.v.m. de aankomende verbouwing van de bungalows van het Holland House Resort. Je maakt de inleidende tekst en de uitnodiging.

· Lees de memo goed door.

· Maak de tekst voor de convocatie
a.d.h.v. de aanwijzingen uit de memo.

· Als je deze af hebt en ingeleverd in
It's Learning, krijg je van de docent de
correcte convocatie. Kijk goed welke
verschillen je hebt gevonden.

Opdrachten inleveren op
It's Learning

Lever je opdrachten in onder het kopje ABS Basis in sub map ABS Basis P2 bij les 1

Lesdoelen

De student kan:

• Een uitnodiging voor een werkoverleg maken en weet wat hier in moet staan.
  
• Kan een convocatie maken.

Einde les 1

·