Schrijven: Zakelijke e-mail met instructie

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 2

Zakelijke e-mail met instructie

Nederlands in de praktijk

• Formele e-mail opstellen
• Netjes en zakelijk overkomen bij een klant of collega
• Mailen met collega’s & klanten
• Via mail concrete afspraken maken
• Gerichte en duidelijke vragen stellen aan collega’s
• Taalverzorging (spelling, interpunctie, zinsbouw) en woordenschat

Formele/ zakelijke e-mail

Een formele mail is een mail die je schrijft aan iemand die je niet goed kent of met wie je een zakelijke relatie hebt. Je schrijft over zakelijke dingen. 

Een formele mail is bijvoorbeeld:

- een sollicitatiemail;

- een mail naar een bedrijf om informatie te vragen;

- een mail naar de gemeente, omdat je het niet eens bent met die nieuwe parkeerplaats;

- een mail naar een klant.

De opbouw van een formele e-mail is hetzelfde als van een formele brief. Een e-mail heeft echter wel een aantal specifieke kenmerken. 

Hoe zou jij een zakelijke e-mail opbouwen?

Formele/ zakelijke e-mail

Inleiding - één alinea:

Korte weergave waarom je de mail schrijft.

Kern - twee à drie alinea's:

Uitwerking van het onderwerp van je mail.

Elk deelonderwerp krijgt een aparte alinea.

Slot - één alinea:

Omschrijving van wat je van de lezer verwacht.

Omschrijving van wat er nu gaat gebeuren.

Wat zijn volgens jou belangrijke kenmerken van een zakelijke e-mail?

Formele/ zakelijke e-mail

Kenmerken van de tekst:

Gebruik duidelijke zinnen en zorg voor duidelijke verbanden tussen zinnen en alinea's.

Wees duidelijk, beleefd en zakelijk.

Kies voor 'ik' of 'wij' en blijf de hele mail bij deze keuze.

Het is niet (meer) onbeleefd om je mail met 'ik' te beginnen.

Formele/ zakelijke e-mail

Een formele mail schrijf je in drie fasen:

1. voorbereiding;

2. uitvoering;

3. reflectie.

Voorbereiding

Voordat je begint met schrijven, denk je na over de inhoud van je mail. Je kunt hiervoor gebruikmaken van de vijf W-vragen en één H-vraag: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe . Hierna worden deze vragen verder uitgewerkt.

Schrijf de antwoorden op deze vragen in steekwoorden op. Als je de mail gaat schrijven, werk je de antwoorden uit tot een goedlopende tekst.

Mailprogramma

Tijdens klassengesprek voornamelijk ingaan op: 

Aan, CC en BCC, 

Onderwerpregel, Tekstvak, 

Bijlagen, Handtekening, 

Ontvangstbevestiging. 

Beantwoorden/Allen beantwoorden, Doorsturen.

Wat zijn volgens jou de 2 belangrijkste kenmerken van een instructie?

Kenmerken instructie

• Kort en bondig, maar wel volledig en precies
• Er moet direct duidelijk zijn wat de bedoeling is
• Ga er vanuit dat iemand precies gaat doen wat jij geschreven hebt

Kijk van 00:00 tot 01:30, dan pauze: Wat is het verschil tussen de instructies die de mannen tot nu toe hebben geschreven? 

Kijk verder vanaf 02:24- 03:43. 

Kijk dan verder van 03:56- 05:13: Wat gaat er mis? 

Dan eventueel nog kijken vanaf 05:40- 06:05.  

Moraal: een instructie moet heel precies zijn, want iemand anders gaat de instructie volgen als een handleiding en loopt vast als dingen niet volledig of niet duidelijk zijn beschreven. 

Instructie schrijven

Voorbereiding

- Wie, wat, waar & wanneer, waarom, hoe? 

- Inhoud: informatie verzamelen.

Uitvoering 

- Werk je voorbereidingen uit tot een kort en helder bericht.

Evaluatie

- Lees je bericht nog eens door of laat iemand anders het doorlezen en/of de instructie uitvoeren.

Aandachtspunten

Ik formuleer een onderwerp boven de e-mail met instructie.

Ik schrijf de stappen van de instructie zo kort en bondig mogelijk op.

Ik schrijf de stappen in een logische volgorde.

Ik zorg ervoor dat de instructie compleet is.

Ik gebruik één stijl, bijvoorbeeld: 'Loop …' of 'Je loopt …'

Ik voeg zo nodig een illustratie toe ter verduidelijking.

Ik gebruik zo nodig opsommingstekens.

Aan de slag

• Ga naar IL -->  Bronnen --> Terugkomdag Breda --> Generiek --> NED --> Inleveropdrachten vanaf week 10 -->  Zakelijke e-mail met instructie
• Extra theorie & een checklist: Voorbereiding-en-checklist_Zakelijke_e-mail met Instructie-schrijven
• Deadline zondag 22 mei 23:59