1. Workshop 23 maart ROC Amsterdam

• Evenementenorganisatie
• MBO
• Studiejaar 1

Evenementenorganisatie

Leerdoelen

De student:

• leert hoe het evenementen organisatie proces eruit ziet.
• krijgt uitleg over hoe je een belevenis creëert tijdens een evenement.
• leert wat een balkenplanning en draaiboek is en past dit toe op het evenement.
  

IJsbreker: Supernaam & superpower

Geef iedereen een stuk papier (A5) en een gekleurde stift. Laat ze de kaart dubbelvouwen om een ​​tafeltentje te maken. 

Op de voorkant schrijven ze hun naam en tekenen hun ‘supermasker’. Als ze een superheld waren, hoe zou hun masker eruit zien? Laat elke persoon op de achterkant hun ‘supernaam’ en ‘superkracht’ schrijven. Vervolgens mag elke deelnemer hun kaart aan de groep presenteren.

Het kan zo simpel zijn als: “We dragen allemaal schoenen”, tot iets specifieker als: “We zijn allemaal aangenomen in 2020”.

WAT IS HET DOEL/DOELSTELLING VAN JULLIE EVENEMENT?

WIE IS DE DOELGROEP VAN JULLIE EVENEMENT?

Een belevenis

Gilmore & Pine

Zij signaleerden als één van de eersten het bestaan van de belevingseconomie

en schreven er een boek over

Ken jij een bedrijf dat aan storytelling doet? Hoe dan?

model van Gilmore & Pine

entertainment

educatie

esthetiek

escapisme

zijn de belevingsgerichte elementen die zij signaleerden

doel

Als je elk element uit het model inzet, bereik je een maximale beleving bij de klant

entertainment 

Dat je als klant of bezoeker vermaakt wordt. 

Denk aan een bioscoop, een circus, een pretpark of een festival. 

educatie

 Een ervaring waar je wijzer van wordt. 

Denk aan een museum of een bedrijf als Ikea waar de klant leert zelfstandig producten te zoeken en in elkaar te zetten. 

escapisme

 De ervaring die ervoor zorgt dat de klant even weg is uit het hier en nu. 

Een voorbeeld is PlayStation, parachutespringen of gokken in het casino.  

esthetiek

 Dat de klant geraakt wordt door iets moois zoals bij kunst of mode. 

Bijvoorbeeld een concert of een merk als Apple, Tommy Hilfiger of Adidas. 

wat heb jíj eraan?

Voor je evenement kun je kijken of je één van de E's van Gilmore en Pine bewust kunt inzetten en hoe:

entertainment 

educatie 

esthetiek 

escapisme

Tweede onderwerp: klantreis

"Alle contactmomenten tussen de klant en de organisatie bij elkaar."

klantreis

2 belangrijke elementen:

- Verwachting van de klant 

(persoonlijk element maar wel afhankelijk van het imago van bedrijf/merk)

- Creëren van een positieve ervaring/beleving 

(doel bij elk contactmoment)

verband klantreis - Gilmore & Pine

- Creëren van een positieve ervaring/beleving -

(doel bij elk contactmoment)

Hier kun je bewust de 4 E's inzetten.

entertainment  

educatie  

esthetiek  

escapisme

Fase 2

Fase 1

Fase 3

Fase 4

concepting

Planning

Uitvoering

Evaluatie

Oefening 1: Lateraal raadseltje

Een man gaat samen met zijn zoon een eindje rijden en raakt betrokken bij een ernstig ongeluk, waarbij de man ter plekke overlijdt. De zwaargewonde zoon wordt naar het ziekenhuis gebracht, waar de dienstdoende chirurg een levensreddende operatie op hem moet uitvoeren. De chirurg kijkt de jongen aan en zegt verschrikt: ‘Deze persoon kan ik niet opereren, het is namelijk mijnzoon.’ Rara, hoe kan dit?

Opdracht

Formuleer in 3-5 zinnen de klantreis voor de bezoekers van jullie evenement. 

Maak gebruik van 1 van de 4 E's van Gilmore & Pine.

(10 MINUTEN)

Wat is een Balkenplanning en hoe past het op het evenement?

Introductie

Leerlingen zullen leren wat een balkenplanning is en hoe dit toegepast kan worden op evenementen.

Geef de leerlingen een korte intro over wat het onderwerp zal zijn en wat hun doel zal zijn.

Wat is een Balkenplanning?

Een balkenplanning is een grafiek die een visuele weergave geeft van de verwachte tijd waarin een taak voltooid moet worden.

Geef de leerlingen uitleg en context over wat een balkenplanning is.

Waarom Balkenplanningen?

Balkenplanningen helpen bij het bijhouden van projecten en taakvoltooiing. Ze zijn een visueel hulpmiddel om complexiteit te verminderen.

Geef de leerlingen een overzicht van de voordelen van het gebruik van balkenplanningen.

Filmpje van voor Corona tijd. 

Let goed op: diverse onderdelen van het draaiboek komen aan bod in dit filmpje. 

WELKE ONDERDELEN UIT DE FILM VINDEN WE TERUG IN DE BALKENPLANNING?

Er zijn verschillende functies langs gekomen, verschillende onderdelen van het festival. 

Kunnen jullie benoemen wat je hebt gezien?  

Hoe maak je een Balkenplanning?

Stap 1: Kies een taak die je wilt voltooien. Stap 2: Bepaal het begin- en eindpunt. Stap 3: Stel een tijdsplan voor taakvoltooiing op.

Geef de leerlingen de basisprincipes van hoe je een balkenplanning moet maken.

Alle taken

Tijd (week/maand)

De periode waarin een taak plaats vindt

De uitvoerdatum

Jessica organiseert een jubileumfeest van haar bedrijf dat over 3 maanden plaatsvindt. Ze gaat een balkenplanning maken. Nu twijfelt ze of ze een weekplanning of een maandplanning gaat maken. Wat adviseer jij haar?

1. Week
2. Maand

Toepassing op Evenementen

Balkenplanningen zijn nuttig bij het organiseren van evenementen. Gebruik het om taken in te delen, deadlines vast te stellen en planningen bij te houden.

Geef de leerlingen een overzicht van hoe balkenplanningen kunnen worden gebruikt bij evenementen.

Opdracht

Maak een balkenplanning voor het evenement dat je nu aan het organiseren bent. 

Leer de leerlingen hoe ze een eenvoudige balkenplanning kunnen maken voor hun evenementen.

Wat vond je van deze workshop?

😒🙁😐🙂😃