Klachtgesprek

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1,2

Klachtgesprek

Heb jij wel eens een klacht ingediend bij een (web)winkel?

Heb jij als medewerker wel eens te maken gehad met een boze/klagende klant?

Wat is het doel van een klachtgesprek?

Doel:

- je voert een effectief klachtgesprek

 - het conflict naar tevredenheid voor beide partijen op te lossen.

Uitleg klachtgesprek

Een klachtgesprek is een gesprek dat draait om een klacht.

Bekijk het volgende filmpje. Hier zie je een voorbeeld van een klachtgesprek. 

0

Klachtgesprekken voeren

Klachtgesprekken zijn vaak moeilijke gesprekken

Bedoeling is --> de negatieve ervaring om te buigen naar een positieve

Van klacht naar kracht !

Een goed gevoel aan het eind van het gesprek = opnieuw zakendoen

Het klachtgesprek kun je opbouwen in vier fasen:

1. Eerste contact

2. Klacht in beeld brengen

3. Zoeken naar een oplossing

4. Afscheid nemen

Klachtgesprekken voeren

1. Luister goed naar de klant en oordeel niet over de klacht. Vat aan het eind in het kort de klacht samen.

2. Laat merken dat je begrijpt dat klachten vervelend zijn voor de klant.

3. Hoe is deze klacht tot stand gekomen? Zorg dat je zorgvuldig te werk gaat. 

4. Vind een oplossing voor de klacht. Wees creatief. Een goede oplossing is een postieve ervaring.

Tips voor het afhandelen van klacht:

- Luister naar de klacht

- Reageer pas als de ander helemaal klaar is. Wacht enkele seconden

- Toon begrip voor de klacht en neem de klacht altijd serieus

- Heb je meer beloofd dan de koper gekregen heeft? Vraag de koper om een voorstel

Tips bij een klachtgesprek

- Laat de klant stoom afblazen. Reageer pas als de ander helemaal uitgepraat is.

- Actief luisteren, doorvragen en samenvatten (LSD).

-  Begrip tonen en de klacht serieus nemen.

- Ga samen op zoek naar een oplossing.

- Vraag de klant of de klant tevreden is met deze afhandeling.

Indienen van een klacht:

- zorg dat je de advertentie, kassabon, factuur bij de hand hebt

- Weet van te voren wat je doel is: ruilen, korting, waardebon of het aankoopbedrag terugkrijgen?

- Maak de verkoper niet boos

Als je klachtgesprek goed voert dan zijn verkoper en koper na afloop tevreden: niemand heeft gezichtsverlies geleden->

volgende keer weer zaken doen