Hoofdstuk 12

• PMW
• MBO
• Studiejaar 3

Hoofdstuk 12: Projectrapportage en presentatie

Inhoud

12.1: Rapportage of presenatie?

12.2: Een planmatige aanpak van de rapportage

12.3: De structuur en eisen van de rapportage

12.4: De fasen van een projectpresentatie

12.5: De opbouw van een presentatie

12.6: Het gebruik van audiovisuele hulpmiddelen 

12.7: Tips voor in de praktijk

12.1: Rapportage of presentatie?

• De voor- en nadelen van een rapportage en presentatie

- Een organisatie van een project kan je  vragen om een eindverslag of presentatie te maken.

- Hierin geef je globaal aan hoe je project is verlopen en of de doelstellingenbehaald zijn.

De voor- en nadelen projectrapportage:

Voordelen:

• naderhand te lezen, blijft bestaan

• volledig naslag

• groot bereik

Nadelen:

• wordt meestal niet of slecht gelezen

• lezer bepaalt zelf de prioriteiten

De voor- en nadelen

De voor- en nadelen projectrapportage:

De voor- en nadelen projectpresentatie:

Voordelen:

• naderhand te lezen, blijft bestaan
• volledig naslag
  
• groot bereik

Nadelen:

• wordt meestal niet of slecht gelezen
  
• lezer bepaalt zelf de prioriteiten

Voordelen:

• presentator bepaalt de prioriteiten 
• krachtig middel om publiek te informeren en overtuigen
• boodschap komt beter over
• tweezijdige communicatie

Nadelen:

• geen of onvolledige naslag
• beperkt publiek
• alleen belangrijkste informatie, geen volledigheid

Wat was een voordeel van een projectrapportage?

1. De lezer bepaalt zelf de prioriteiten
2. Groot bereik
3. De boodschap komt beter over

Wat was een nadeel van een projectpresentatie?

1. Presentator bepaalt de prioriteiten
2. Wordt meestal slecht gelezen
3. Alleen de belangrijkste informatie, geen volledigheid

12.2 Een planmatige aanpak van de rapportage

Een projectrapportage is een schriftelijke weergave van alle fasen van een project van initiatiefase tot nazorg.

De fasen van een projectfase:

1: de voorbereidingsfase

2: de uitvoeringsfase

De voorbereidingsfase:

• bepalen van het onderwerp en het doel
• bepalen van de globale inhoud
• bepalen van het lezerspubliek
• bepalen van de structuur
• kiezen van een standaardlay-out

De uitvoeringsfase:

• materiaal verzamelen
• materiaal ordenen
• rapport schrijven
• rapport controleren

De voorbereidingsfase:

Bepalen van het onderwerp en het doel: het onderwerp staat vaak al vast, het gaat vaak over het project dat je gegeven hebt. Het doel kan bijvoorbeeld geld verdienen zijn. Ook kan je bepalen als je in je rapportage wilt informeren, overtuigen of activeren

Bepalen van de globale inhoud: wat moet er in hoofdlijnen in opgenomen worden? Noteer de belangrijkste onderwerpen en dan kom je in een logische volgorde.

Bepalen van het lezerspubliek: bedenk voor wie je het rapportage schrijft, dit kan de opdrachtgever zijn. Vaak is je lezerspubliek lastig te kiezen, want je moet het afstemmen op het kennisniveau en interesse van al deze mensen.

Bepalen van de structuur: Het is handig om een degelijke structuur te kiezen, maar je kunt er van afwijken. Bijvoorbeeld: voorwoord, opzet, informatie, conclusie en eventueel bijlagen.

Kiezen van een standaardlay-out: Vraag of er sprake is van een verplichte lay-out, lettertype en kop- of voetteksten. Zo niet kies een nette lay-out dat makkelijk te lezen is.

De uitvoeringsfase:

Materiaal verzamelen: de belangrijkste bronnen waarvan je gebruik kunt maken zijn: gegevens en resultaten van het project, gegevens uit de verschillende evaluaties, eerdere rapporten of verslagen van vergelijkbare projecten, boeken, artikelen of internet.

Materiaal ordenen: als je alle belangrijke info hebt ga je ordenen, hierbij kun je een verdeling maken van het doel, de resultaten en de conclusie en aanbevelingen. 

Rapport schrijven: Een rapport schrijven is niet makkelijk, je moet het kort, bondig en helder formuleren zodat het voor iedereen leesbaar is. 

Gebruik de ordening in hoofdstukken met eventuele paragrafen,  zorg dat het rapport zonder al te veel kennis van het onderwerp leesbaar is, gebruik korte zinnen, kies een neutrale schrijfstijl boven het gebruik van 'ik'  of 'we' , gebruik spellingscontrole, besteed aandacht aan de lay- out dat vergroot de leesbaarheid. 

Rapport controleren: is het rapport makkelijk leesbaar? Is de opbouw logisch? Zijn de conclusies helder en goed onderbouwd? 

Welke fase hoort bij: het bepalen van een onderwerp en doel

1. De uitvoeringsfase
2. De uitvoeringsfase

Welke fase hoort bij: materiaal verzamelen

1. De voorbereidingsfase
2. De uitvoeringsfase

Welke fase hoort bij: rapport schrijven

1. De uitvoeringsfase
2. De voorbereidingsfase
3. Geen van deze 2

Welke fase hoort bij: het kiezen van een standaard lay-out

1. De initiatiefase
2. De uitvoeringsfase
3. De voorbereidingsfase
4. Geen van deze 3

12.3 De structuur en de eisen van een rapportage

De structuur van een rapport bestaat uit:

 1. Omslag/voorpagina: de blikvanger van het rapport.

2. Titelpagina: hier wordt informatie van de omslag aangevuld met andere belangrijke info.

3. Voorwoord: onder het voorwoord komt in ieder geval de datum en naam van de auteur. Hierin kan ook nog persoonlijke info staan en bedankjes aan de personen die geholpen hebben met het project.

4. Inhoudsopgave: Een duidelijk overzicht van de hoofdstukken en paragrafen met daarbij paginanummers.

5. Hoofdtekst: is meestal opgedeeld in hoofdstukken en paragrafen zoals hoofdstuk 1 met de paragrafen 1.1 en 1.2 je kunt nog een verwijzing maken naar 1.2.1, maar niet verder gaan dan dat anders krijg je 1.2.2.1 dat is niet meer duidelijk voor de lezer. Hierin komt dus alle informatie van het project, een goede stctuur daarvoor is: inleiding, inhoudelijke kern, resultaten en conclusies en aanbevelingen.

6. Samenvatting: Dit moet duidelijk zijn zonder het hele rapport te lezen.
 

7. Nawoord: In het nawoord kan de schrijver iets zeggen over speciale problemen die hij bij de rapportage of de uitvoering van het project is tegengekomen.

8. Literatuurlijst: Dit bevat alle geraadpleegde schriftelijke bronnen dit zet je allemaal in de literatuurlijst.

9. Woordenlijst: Een lijst met de afkortingen die hebt gebruikt hierin zet je dan de volledige betekenis. Of een lijst met lastige woorden dit je hierin uitlegt.

10. Bijlagen: In het rapport geef je de informatie kort een bondig voor een gedetaileerde uitleg verwijs je naar de bijlage.

12.4 De fasen van een projectpresentatie

Voorbereidingsfase

Uitvoeringsfase

Wat onderneem je tijdens de voorbereidingsfase?

Voorbereidingsfase

1. Onderwerp en doel bepalen

2. Globale inhoud bepalen

3. Publiek bepalen

4. Presentator bepalen

5. Opbouw bepalen

6. Kiezen van geschikte audiovisuele hulpmiddelen

7. De organisatie van de presentatie

Welke 4 stappen volg je bij de uitvoeringsfase?

Uitvoeringsfase

1. Het materiaal verzamelen en ordenen

2. Presentatie maken

3. Presentatie controleren

4. Presentatie houden

12.5 De opbouw van een presentatie

Methoden

Opbouw van een presentatie

Methoden

KISS

kop-romp-staartmodel

Cirkelmethode

VVV

De opbouw van een presentatie

Inleiding 

Middenstuk/ kern

Slot

De voordelen van audiovisuele hulpmiddelen:

- Het zorgt voor duidelijkheid

- Het biedt houvast en het is het rode draad van het verhaal

- Het zorgt voor levendigheid

- De luisteraars kunnen het verhaal beter onthouden

wat is geen voordeel van audiovisuele hulpmiddelen

1. Het zorgt voor levendigheid
2. Het zorgt voor duidelijkheid
3. Het verhaal kan beter onthouden worden
4. Het is sneller klaar

Wat zijn tips voor een presentatie