Kerntaak 2 - Leerjaar 2 - Draaiboek

• Kerntaak 2
• MBO
• Studiejaar 2

Kerntaak 2 

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Voorbereidingsfase

Nazorg 

Initiatieffase 

Uitvoeringsfase

Vier fasen van organiseren

Fase 1:     Initiatieffase 

Fase 2:     Voorbereidingsfase

Fase 3:     Uitvoeringsfase

Fase 4:     Nazorg 

Wat is de functie
van het draaiboek voor
een evenement?

Waarom is het draaiboek zo belangrijk
bij de voorbereiding en uitvoering van een evenement?

Aandachtspunten draaiboek algemeen

- Een verslag heeft een voorkant, voorzien van voor- en achternaam, studentnummer, klas,
   opleiding, vak en vakdocent (evt. SLB-er(s) en waar nodig datum) kop- en voettekst 
- Een verslag heeft de volgende volgorde; voorblad, voorwoord, inhoudsopgave, inleiding,
   hoofdstuk 1 t/m.... (zoek eens op google; voorwoord vs. inleiding)  

- Taalkundig; hoofdlettergebruik; namen met hoofdletters, ook bij namen
   van scholen/verenigingen

- Verdieping theorie; vaak erg algemeen beschreven (open je boeken!)

- Heb je de onderdelen verdeeld, zorg dan dat je elkaars onderdelen kritisch bekijkt en waar
   nodig aanscherpt, neem het niet klakkeloos over.

- Zorg dat je over het gehele verslag de zelfde lettertypes en lettergroottes gebruikt

Fase 1: Initiatieffase 

Acties/taken initiatieffase

- Aanleiding formuleren

- Projectgroep samenstellen

- Doelgroep en doel vaststellen

- Globaal beeld van het evenement vormen, vaststellen van de
   randvoorwaarden

- Voorbereidend draaiboek opstellen

Initiatieffase

- Aanleiding formuleren; wat is de reden dat je het evenement
   organiseert, waarom? 

- Projectgroep samenstellen; wie organiseert het, welke
   kwaliteiten en valkuilen hebben deze personen?

Volgende sheets; doelgroep, globaal beeld evenement, voorbereidend draaiboek. 

Doel en oriëntatie doelgroep

Aandachtspunten

- Koppeling maken met de theorie » het vak
   'ontwikkelingspsychologie (OPS)'. 

 

- Welke motorische kenmerken staan er beschreven over bijv.
   de kleuter?

- Welke cognitieve kenmerken staan er beschreven over bijv.
   het oude basisschoolkind (gr. 5-8)?

- Welke sociaal affectieve kenmerken staan er beschreven
   over bijv. de puber?

- Doel: wat wil de organisatie bereiken met het evenement;
   bijv. meer ouderbetrokkenheid bij de vereniging, nieuwe
   leden werven, stimuleren gezonde leefstijl etc.

Globaal beeld evenement

Aandachtspunten 

- Beschrijf zo specifiek mogelijk 

- Verwijs bij bijv. de materialen naar de
  materiaallijst. 

- Werk je met een beperkt aantal vrijwilligers,
   geef  dan namen door. 

- Werk je met veel vrijwilligers; geef dan aan
   hoeveel er een bepaalde rol vervullen (bijv. 10
   scheidsrechters, 2 omroepers, etc. 

Voorbereidend draaiboek

Aandachtspunten 

- Acties/taken zo klein mogelijk maken. 

- Duidelijke deadlines stellen; dan kun je elkaar
   hier ook op aanspreken.

- Kijken naar kwaliteiten van personen; wie kan
   welke taak goed uitvoeren en vind welke taak     ook leuk om te doen?!

- Niet te veel personen verantwoordelijk
   maken voor één taak. (Waarom?)

Fase 2: Voorbereidingsfase 

Voorbereidingsfase

In de initiatieffase heb je een voorbereidend draaiboek opgesteld. Alle werkzaamheden heb je hierin opgenomen en het is duidelijk wie wat wanneer doet.

  

De belangrijkste werkzaamheden tijdens de voorbereidingsfase zijn;

• Uitvoeren werkzaamheden voorbereidend draaiboek
• Opstellen dagdraaiboek
• Plannen en uitwerken van de onderdelen van het dagdraaiboek

Programma

Aandachtspunten

- Kort en bondig beschrijven wat het 

   programma is; inzichtelijk maken voor de
   deelnemers / bezoekers het is GÉÉN
   dagdraaiboek.

   

- Duidelijke tijdsaanduidingen, kleine
   tijdspaden. 

Uitwerking activiteiten

Aandachtspunten

- Een vrijwilliger/medewerker moet met bijv. 

   een leskaart precies weten wat er vertelt
   moet worden, welke regels er nageleefd
   moeten worden, welke variaties en
   differentiaties er toegepast kunnen worden,
   hoe de activiteit er uit ziet en welke
   materialen er nodig zijn.

- Wat zou hier het grote voordeel van zijn voor
   jou als organisator/coördinator?

Plattegrond

Aandachtspunten

- Werk waar mogelijk via Google Maps; gebruik 

   knipprogramma

- Benoem waar welke activiteit plaats vindt

- Benoem waar de EHBO’er zitten

- Benoem je faciliteiten; bijv. kleedkamers 

   (aantal), toiletten, kantine etc.)

Materiaallijst

Aandachtspunten

- Geen lange lijst met materiaal!

- Specificeer zo veel mogelijk per activiteit,
   welk voordeel levert dit op?

-Maak altijd iemand verantwoordelijk!

Speelschema en organisatieschema

Aandachtspunten

- Zorg dat alle rondes/tijden er duidelijk in staan

- Zorg dat de onderdelen er duidelijk in staan

- Zorg dat de teams/klassen er duidelijk in staan

Hoe doe je dit bij bijv. een poulesysteem? Wat zijn dan de aandachtspunten?

Het dagdraaiboek

Aandachtspunten 

Maak gebruik van de kwaliteiten van de medewerkers.

Het dagdraaiboek bevat in chronologische volgorde alle werkzaamheden die op de dag zelf gedaan moeten worden. Ook nu geef je weer aan wie wat moet gebeuren op welk moment. (eventueel kolom; controle/opmerkingen)

Na de opdracht vorm je meteen al een idee. Als alles duidelijk is (activiteiten, organisatievorm) dan heb je de meeste contouren van je dagdraaiboek. De overige werkzaamheden worden dan opgenomen.

Het dagdraaiboek

Aandachtspunten 

- Alle activiteiten benoemen

- Duidelijke tijdspaden

- Duidelijke taakverdeling » maak
   waar mogelijk één persoon
   verantwoordelijk!

Public Relations

Aandachtspunten 

6WenH formule correct toepassen

PR-plan uitwerken

- PR-doel bepalen

- Publieksgroepen bepalen

- Randvoorwaarden bepalen

- PR-middelen bepalen

- PR-matrix invullen

Planning per medewerker

Aandachtspunten

- Per organisator/coördinator een
   duidelijke taakomschrijving maken.

Waarom?

Vrijwilligers

Aandachtspunten

Stappenplan gebruiken

- Stap 1: Overzicht maken van taken

- Stap 2: Clusteren van taken

- Stap 3: Beschrijven van taken

- Stap 4: Werven van vrijwilligers
   (uit bestand of actief)

- Stap 5: Overzicht maken van
   kwaliteiten/wensen van vrijwilligers

- Stap 6: Plaatsen van vrijwilligers
   (tekenen vrijwilligersprotocol)

- Heb je geen namen;
   geef je vrijwilligers dan een A-B-C of 1-2-3

Vrijwilligers - totaaloverzicht

Fase 3: Uitvoeringsfase

Wat is de rol van de coördinator
tijdens de uitvoering van een evenement?

Uitvoeringsfase 

• Coördineren en controleren van de werkzaamheden van het dagdraaiboek.
  - opening evenement (kan evt. door medewerkers/ vrijwilligers)  
  - aansturen van medewerkers en vrijwilligers
  - controleren van de voortgang 
  - controleren van medewerkers en vrijwilligers (coachen/aanspreken) 
  - afsluiting evenement (kan evt. door medewerkers/ vrijwilligers) 
• Uitvoeren van eventuele aanpassingen 

Planning per medewerker

Vrijwilligersprotocol

Fase 4: Nazorg

Nazorg

- Evaluatie van het evenement

- Bedanken
   (personen, instanties) 

- Na publiciteit verzorgen  

- Afhandelen financiën 

Met welke betrokkenen
evalueer je je evenement?

Evaluatie van het evenement

- Product evaluatie

   (gericht op doelstelling)

- Procesevaluatie per fase

- Bepaling v.d. onderwerpen

- Bepaling v.d. betrokkenen

- Wijze van evalueren

- Verslaglegging 

Vragen?!