Voor de inhoud van het gesprek zijn er regels waar je op moet letten:
Noem bij de opening van het gesprek de naam van de instelling waar je werkt.
Zeg: ‘Goedemorgen’ of ‘Goedemiddag’ en noem daarna luid en duidelijk je naam.
Let op goede omgangsvormen. Zeg niet zomaar ‘je’ of ‘jij’ tegen de ander. Bij een zakelijk gesprek, zeg je ‘u’. Blijf altijd beleefd!
Luister goed naar de ander en herhaal eventueel wat de ander gezegd heeft om te checken of je het goed hebt gehoord.
Als de ander een vraag stelt waar je op dat moment geen antwoord hebt, kun je het beste zeggen dat je op dit moment geen antwoord hebt. Leg uit dat je het antwoord gaat uitzoeken voor de ander en dat je zo snel mogelijk terug zult bellen met het antwoord. Je noteert de naam en het telefoonnummer van de ander en je noteert de vraag.
Zorg dat je je belofte ook echt nakomt! Zoek het antwoord op de vraag, vraag het bijvoorbeeld aan een collega of aan je baas en bel daarna terug met het antwoord.