SE-10 Les 3 Tijdsmanagement

• Secretariaatpraktijk
• MBO
• Studiejaar 3

Tijdsmanagement

Definitie

Het procesmatig, effectief en efficiënt inplannen van de tijd met als doel om zoveel mogelijk af te krijgen in zo weinig mogelijk tijd

Slim tijdsmanagement is .........

• Overzicht hebben
  
• Prioriteiten stellen
  
• Controle hebben over je aandacht
  
• Taakgericht werken
  
• Betere keuzes maken

..................................en ook .......

• ‘Nee’ kunnen zeggen
  
• Minder stress ervaren
  
• Meer tijd overhouden
  
• Delegeren, uitbesteden en automatiseren
  
• Efficiënt werken aan je carrière

5 

voordelen 

van 

tijds-management

1. De kwaliteit van het werk gaat vooruit

Een bepaalde tijd alleen focussen op 1 bepaalde taak leidt tot een hogere kwaliteit van het werk

2. Je werkt productief

Als je werktaken 1 voor 1 uitvoert in een logische volgorde werk je efficienter , effectiever en hierdoor ook productiever

3. Je maakt SLIMME keuzes

Je hebt duidelijk overzicht en weet wanneer je "Ja" kan zeggen en wanneer je "Nee" moet zeggen, als je te weinig tijd hebt

4. Je ervaart minder stress

Tijdsmanagement creërt rust en ruimte in je hoofd, waardoor je op een ontspannen manier te werk gaat

5. Je hebt meer TIJD

Door tijdsmanagement creeer je meer tijd die je kunt gebruiken voor nieuwe projecten of voor projecten die al lang stilstaan

Maar de grote vraag bij TIJDSMANAGEMENT is:

De basis draait om 4 simpele stappen:

1. Creer een specifiek overzicht
2. Stel prioriteiten
3. Maak een dag, week en maandplanning
4. Evalueer je planning

1. Creer een specifiek overzicht

Dagelijks

Wekelijks

Maandelijks

Jaarlijks

...vervolg:   1. Creer een specifiek overzicht

• WAT moet er gebeuren
• WANNEER moet dit gebeuren/klaar zijn
• Wees SPECIFIEK: Wat is hiervoor nodig

om een goed inzicht te krijgen:

Hou je werkweek bij van uur tot uur

meten = weten

...vervolg:   1. Creer een specifiek overzicht

BELANGRIJK: NEEM ALLES MEE!

• Lezen van mailtjes
• Beantwoorden van mailtjes
• Praatjes met collega's
• Koffie halen en drinken

Onderbrekingen waar je (misschien wel of

               niet) van bewust bent!!

Want je wil een REALISTISCH beeld

2. Stel prioriteiten

Eisenhowermatrix:

3. Maak een dag, week en maandplanning

Dagplanning

weekplanning

maandplanning

Tips bij je planning (1)

GEEF BELANGRIJKE EN DRINGENDE ZAKEN URGENTIE

- begin eerst met je jaarplanning : jaarlijkse deadlines

- daarna met je maandplanning: maandelijkse deadlines

hierna werk je het uit op:

- weekniveau

- dagniveau

Tips bij je planning (2)

- hou ruimte voor noodsituaties

- werk in aaneengesloten blokken van 2-3 uur

- rooster per dag vaste blokken in voor het lezen en beantwoorden van emails en het voeren van telefoongesprekken

- hou rekening met de dagmomenten waarin JIJ het productiefst bent.

 

4. Evalueer je planning

- Ben je iets vergeten?

- Geeft de planning je rust?

- Wat zou je moeten veranderen?

- Hoe kan je dit veranderen?

Plan een moment in per week om dit te doen!

 Valkuilen

- Weinig taken uitbesteden, delegeren en automatiseren

   *Hierdoor krijg JIJ te veel hooi op je vork! Terwijl anderen je 

     hier best mee kunnen helpen.

 Valkuilen

- Geen "Nee" durven zeggen

* Hierdoor kan je je focus over je 

   eigen werk kwijtraken waardoor je

   je eigen werk niet afkrijgt!

* Je eigen prioriteiten zijn 

    hierdoor niet meer duidelijk!

Opdracht 

Tot volgende week!