Gespreksvoering

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 3

Gespreks- voering

Bij dit onderwerp zijn de volgende doelen:

• Welk soorten gesprekken zijn er? 
• Welke technieken kun je gebruiken om de gesprekken soepel te laten verlopen? 

1. Informele gesprekken

Miscommunicatie

Als coach moet je goed communiceren met de medewerkers die jij begeleidt, zodat je weet wat er bij hen speelt. Tijdens informele gesprekken zorg jij ervoor dat er geen miscommunicatie ontstaat. Een voorbeeld van miscommunicatie is als jij een tafelbereiding zelf al helemaal hebt gedaan, terwijl een medewerker wilde dat jij over vijf minuten met haar mee zou kijken. Jij vatte haar vraag of je haar wilde helpen anders op.

In informele gesprekken bespreek je vooral persoonlijke zaken die spelen bij medewerkers. Tijdens formele gesprekken heb je het vooral over het werk zelf. Tijdens het coachingstraject voer je meerdere keren formele gesprekken met de medewerkers.

Met je collega kun jij altijd lachen, maar ze is al weken moe en stil. Wat doe jij?

1. Ik maak een grapje over dat ze er moe uitziet om het gesprek te openen.
2. Ik vraag haar voorzichtig hoe het met haar gaat.
3. Ik vraag direct wat er met haar aan de hand is.

Als coach is het jouw taak om onderliggende problemen in de gaten te houden. Het is belangrijk om aandachtig te luisteren naar wat de medewerker te zeggen heeft.

Belangstellend luisteren

Met je lichaamshouding kun je laten zien dat je aandachtig luistert. Houd je lichaam ontspannen, maar licht actief en naar voren gebogen. Zo kom je belangstellend over.

Ook stimulerend oogcontact zorgt ervoor dat je aandacht geeft. Dit betekent dat je de ander regelmatig op een natuurlijke manier aankijkt. Je staart de medewerker niet strak aan, maar kijkt hem of haar tijdens het gesprek zo nu en dan in de ogen. Zo kun je ook zien hoe de ander op jou reageert.Verder is het effectief vragen stellen belangrijk. De eerste vraag die je stelt in het gesprek is al belangrijk. Deze vraag moet relevant en goed te beantwoorden zijn. Relevante vragen sluiten aan bij wat er speelt bij de medewerker.

Voor het effectief vragen stellen kun je de LSD-formule gebruiken. Waarvoor staat LSD?

1. Luisteren, Samenvatten, Doorvragen
2. Leiding, Samenwerking, Determinatie
3. Levendig, Serieus, Doortastend

LSD staat voor Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Met deze gesprekstechniek vind je op een persoonlijke en informele manier uit wat er bij iemand speelt. Je luistert naar wat de ander vertelt, vat dit samen en vraagt erover door. Je kunt de methode ook bij formele gesprekken gebruiken.

LSD-methode

Het valt je op dat je collega de laatste tijd moe oogt. “Hoe gaat het met je,” vraag je. Je luistert goed naar zijn antwoord. “Druk,” zegt hij. “Ik ben veel aan het klussen in mijn nieuwe huis, want ik ga bijna verhuizen.” “Dus je bent erg druk bezig met je nieuwe huis,” vat je samen. “Je zal zeker wel moe zijn van alle tijd die je daaraan besteedt of niet?” De collega kijkt moeilijk. “Klopt, ik maak lange dagen,” zegt hij. Door de LSD-methode weet je nu wat er aan de hand is.

2. Coachinggesprekken

Tijdens het coachingstraject voer je regelmatig coachingsgesprekken met de medewerker. In dit gesprek bespreek je één-op-één het functioneren van de medewerker. Je luistert actief door samen te vatten en door te vragen. Ook geef je tijdens dit gesprek feedback.

GROW-model

Voor het voeren van een effectief coachingsgesprek kun je een stappenplan gebruiken, zoals het GROW-model. GROW staat voor vier Engelse woorden:

• Goal: doel
  
• Reality: realiteit/huidige situatie
  
• Options: mogelijkheden
  
• Wrap-Up: conclusie

Het coachingsgesprek is een formeel gesprek.

1. juist
2. onjuist

Een coachingsgesprek is één van de formele gesprekken tijdens het coachingstraject.

In het coachingsgesprek vertelt de medewerker dat hij soms wat chaotisch werkt. In welke stap van het GROW-model bespreek je dit?

1. Wrap-Up
2. Goal
3. Reality
4. Options

Bij Reality bespreek je de huidige situatie, de realiteit. Met jouw hulp bespreekt de medewerker de prestaties van de afgelopen periode.

GROW-model

Voor het voeren van een effectief coachingsgesprek kun je een stappenplan gebruiken, zoals het GROW-model. GROW staat voor vier Engelse woorden:

• Goal: doel
  je bespreekt het doel en bepaalt welke onderwerpen je gaat bespreken.
• Reality:

       bespreek je de huidige situatie, de realiteit.

• Options:
    je bedenkt wat de mogelijkheden tot verbetering zijn.
• Wrap-Up:
  je bedenkt afspraken en maatregelen die nodig zijn voor verbetering en maakt een planning om je doel te bereiken.

Aandachtspunten voor jou als coach

Let er tijdens het coachingsgesprek goed op dat:

• de medewerker tijdens de Goal-fase zelf met een doel komt. Hij is uiteindelijk degene die iets wil bereiken dankzij de coaching die hij krijgt, dus het doel moet vanuit hem komen.
  
• in de Reality-fase is het belangrijk om heel duidelijk te zijn wanneer je de prestaties bespreekt. Dit doe je door voorbeelden te geven.
  
• in de Options-fase geef je als coach adviezen en wordt er een beroep gedaan op je creativiteit. Het is jouw taak om met mogelijkheden te komen waar de medewerker zelf nog niet op gekomen is.

In de Wrap-Up-fase bespreek je welke belemmeringen overwonnen kunnen worden.

1. juist
2. onjuist

Bespreek in de Wrap-Up-fase ook welke belemmeringen overwonnen kunnen worden. Zo kan de medewerker zich blijven richten op het bereiken van zijn doel.

Eigen doelen

Je belangrijkste taak is het coachen van de medewerker. De kans is groot dat je tijdens formele gesprekken ook iets over jezelf leert, bijvoorbeeld doordat je feedback krijgt van de medewerker. Hij kan bijvoorbeeld aangeven wat hij van jou als coach verwacht. Je kunt natuurlijk ook je eigen leerdoelen en verbeterpunten opschrijven en bijhouden!

3. Functioneringsgesprekken

Een functioneringsgesprek is een formeel gesprek tussen een leidinggevende of coach en een medewerker. Je voert dit gesprek regelmatig met elkaar. Het doel van het gesprek is om het functioneren van de medewerker te bespreken. Ook kun je de ontwikkeling en loopbaan van de medewerker in kaart brengen. Welke functie en taken heeft de medewerker verricht en hoe heeft hij zich hierin ontwikkeld?
Bij een functioneringsgesprek kun je de functieomschrijving gebruiken. Je vergelijkt dan het functioneren van de medewerker met de inhoud van de functieomschrijving.

Een succesvol functioneringsgesprek voldoet aan een aantal kenmerken. Zo is er sprake van tweezijdige communicatie. Verder heeft de medewerker een actieve  rol in het gesprek. Hij heeft dan de ruimte om zijn mening te geven over zijn eigen functioneren en werkzaamheden. Ook heerst er een open en eerlijke  sfeer, om goed naar elkaar te kunnen luisteren.

Als coach stimuleer je medewerkers om na te denken over hun kwaliteiten, leerpunten en verbeterpunten voor de werkplek en de organisatie. Verder kijk je welke acties je kunt ondernemen om het functioneren van medewerkers te verbeteren.

Voorbereiding van het functioneringsgesprek

Voor een functioneringsgesprek bereid je je als coach goed voor. Zo weet je precies wat je wilt bespreken en kun je samen concrete afspraken maken. Je bereidt je als volgt voor:

• Je stuurt een brief of e-mail naar de medewerker om deze uit te nodigen voor het gesprek.
  
• Je stelt een agenda op met de datum, tijd, plaats en onderwerpen die aan bod komen. Deze agenda stuur je mee met de uitnodiging.
  
• Je verzoekt de medewerker zich aan de hand van de agenda voor te bereiden op het gesprek.
  
• Je verzamelt informatie over de medewerker door verslagen van voorgaande gesprekken te lezen of door gesprekken met collega’s of leidinggevende van de medewerker.

Voorbeeldvragen

Tijdens het functioneringsgesprek stel je als coach veel open vragen.

• Samenwerking
  

Hoe verloopt de samenwerking met de collega’s binnen en buiten de afdeling?

• Aandacht
  

Wat gaat er goed in je werk? Wat heeft nog aandacht nodig?

• Verwachtingen
  

Welke verwachtingen heb je van mij als coach?

• Verbeterpunten
  

Waarin zou je jezelf in het komende jaar willen verbeteren?

• Samenwerking
  

Hoe ervaar je de samenwerking met mij als coach?

Functioneringsverslag

Jij schrijft een verslag van het functioneringsgesprek. Je vat hierin de belangrijkste punten uit het gesprek samen. Daarom maak je aantekeningen tijdens het gesprek. Het doel van dit verslag is om ervoor te zorgen dat gemaakte afspraken niet worden vergeten en acties worden uitgevoerd. Bij een volgend gesprek pak je het verslag er weer bij en controleer je of de afspraken nagekomen zijn.

Bij een volgend gesprek gebruik je het functioneringsverslag in de voorbereiding.

1. juist
2. onjuist

Bij een volgend gesprek gebruik je het functioneringsverslag in de voorbereiding. Met dit verslag bepaal je welke onderwerpen er op de agenda komen. Laat het functioneringsverslag nalezen door de medewerker, zodat je zeker weet of het klopt wat je hebt opgeschreven.

SMART

Voor formele gesprekken zijn er gesprekstechnieken die een gesprek zo efficiënt en effectief mogelijk invullen, zoals de SMART-methode. De SMART-methode gebruik je om plannen voor de toekomst te maken en doelstellingen op te stellen. Deze doelstellingen schrijf je op, zodat je weet waarmee jij samen met de medewerkers aan de slag moet. Bij het eerstvolgende coachingsgesprek kun je dan terugkijken of de doelen van de medewerkers zijn behaald. Je kunt de methode ook gebruiken bij het inwerken van nieuwe medewerkers.

Wat is het voordeel van het formuleren van doelen met de SMART-methode?

1. Je kunt de doelen achteraf goed beoordelen op haalbaarheid.
2. Je behaalt de doelen sneller dan zonder de methode.
3. Je hebt zo een beter overzicht van de doelen.

Door doelstellingen SMART te formuleren weet je zeker dat je deze achteraf goed kunt beoordelen op haalbaarheid. Zo houd je de vooruitgang van de medewerkers bij. SMART is een afkorting die staat voor vijf woorden:

S – Specifiek

M – Meetbaar

A – Acceptabel

R – Realistisch

T - Tijdgebonden

SMART

Vragen bij SMART

Bij de vijf woorden van SMART horen vragen.

S – Specifiek

Wat ga je doen, wat wil je bereiken?

M – Meetbaar

Hoe meet je of je je doel hebt behaald?

A – Acceptabel

Staan de medewerker en de coach er allebei achter?

R – Realistisch

Is het doel haalbaar?

T – Tijdgebonden

Wanneer begint de medewerker met het behalen van zijn doel en wanneer moet de doelstelling behaald zijn?

4. Beoordelingsgesprekken

Een beoordelingsgesprek vindt meestal een keer per jaar plaats. Het doel van het beoordelingsgesprek is om te beoordelen hoe de medewerker het afgelopen jaar heeft gefunctioneerd.


Positieve of negatieve beoordeling

Als de medewerker het (veel) beter gedaan heeft dan de minimale eisen, dan kan het beoordelingsgesprek positieve gevolgen hebben. De medewerker kan bijvoorbeeld een hoog cijfer voor een stage krijgen, salarisverhoging of promotie. Voldeed de medewerker niet aan de minimale eisen, dan kan het gesprek negatieve gevolgen hebben. In het ergste geval volgt er dan een ontslag.

Een beoordelingsgesprek is een eenzijdig gesprek

1. juist
2. onjuist

In tegenstelling tot een functioneringsgesprek is een beoordelingsgesprek eenzijdig. Als coach spreek je een oordeel uit over de prestaties of het functioneren van de medewerker. Het is dus vooral de coach die spreekt tijdens het beoordelingsgesprek.

Aandachtspunten beoordelingsgesprek

Tijdens het beoordelingsgesprek is vooral de coach aan het woord. De coach kan de verwachtingen die de organisatie van de medewerker heeft dan duidelijk maken. De medewerker heeft het recht om te weten hoe er over hem gedacht wordt binnen de organisatie.
Let daarom op de volgende punten:

• Neem de tijd om resultaten van de beoordeling te bespreken.
  
• Zorg ervoor dat je ongestoord kunt praten over de afgelopen periode.
  
• Wees bereid om de beoordeling toe te lichten.

Samenvatting

• Als coach voer je regelmatig gesprekken met je medewerkers. Dit kunnen zowel informele als formele gesprekken zijn.
  
• Tijdens deze gesprekken luister je belangstellend, met een actieve luisterhouding en oogcontact. Je kunt hiervoor de LSD-methode gebruiken. Dit staat voor Luisteren, Samenvatten, Doorvragen.
  
• Coachingsgesprekken zijn formele gesprekken, waarin je het functioneren van de medewerker bespreekt. Je kunt hiervoor het GROW-model gebruiken. Dit staat voor Goal, Reality, Options, Wrap-Up.
  
• Functioneringsgesprekken zijn tweezijdige, formele gesprekken. Bij functioneringsgesprekken bespreek je welke functie en taken de medewerker heeft verricht en hoe hij zich hierin ontwikkeld heeft. Je gebruikt de functieomschrijving als maatstaf.
  
• De SMART-methode gebruik je om doelstellingen en plannen op te stellen. Doelen worden daarmee Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
  
• Een beoordelingsgesprek is een eenzijdig, formeel gesprek. Als coach spreek je een oordeel uit over de prestaties en functioneren van de medewerker.

Naslagwerk

SVH Alles naar wens?

Hoofdstuk 11 Coachen en begeleiden.

Magazine Gespreks- voering
Praktijkopdracht:
19. Hoe ben je een goede coach 
23. Hoe voer je een coaching gesprek