(Wat heb je geleerd, waar moest je rekening mee houden, enz.)
Slide 6 - Tekstslide
E-mail sturen
Voor de bijeenkomst moeten de locatie en catering geregeld worden. Het reserveren van een ruimte kun je op verschillende manieren doen. Bijvoorbeeld telefonisch of per e-mail. Zorg dat je tijdens de reservering alle informatie doorgeeft. Niet alleen datum en de tijd, maar ook het aantal personen dat komt. En vergeet niet de benodigde hulpmiddelen door te geven, zoals: beamer en laptop. Vraag als bewijs altijd een schriftelijke bevestiging van je reservering. Daarmee voorkom je misverstanden.
.
Slide 7 - Tekstslide
Doel Secretarieel taak 4
Kennen:
Je weet hoe je de telefoon moet aannemen.
Kunnen:
Je maakt telefoonnotities.
Slide 8 - Tekstslide
Representatief
Je wilt een goede indruk maken als bedrijf of als instelling. Als organisatie wil je graag trots zijn op je presentatie, op de manier waarop je overkomt.
Gastvrij: de bezoekers voelen zich op hun gemak en welkom. Bij gastvrijheid hoort dat je je klanten een beetje verwent.
.
Slide 9 - Tekstslide
De telefoon aannemen
Pak de telefoon binnen 3 x rinkelen op. (Spreek met lege mond)
Aannemen: Groet, naam bedrijf, eigennaam.
Noteer de naam van de beller op een telefoonnotitieformulier.
Vraag wat je voor de ander kunt betekenen.
Herhaal de boodschap of geef een samenvatting. Noteer het antwoord op de notitie.
Bedenk wat jij moet doen:
Eindig met een correcte groet, bijvoorbeeld ‘Bedankt voor het bellen, fijne dag’.
Controleer of je telefoonnotitie duidelijk is en vul deze aan waar nodig.
Houd je aan de afspraken: geef een boodschap door of bel terug op het juiste tijdstip.
