Ontvangst van de gast

• Hospitality
• MBO
• Studiejaar 1

Ontvangst van de gast

Einddoel

Einddoel:

1. Ik weet hoe ik iemand op een correcte manier telefonisch, schriftelijk, via zoom/teams en persoonlijk te woord moet staan. 
2. Ik kan een duidelijk verstaanbaar en goed lopend telefoon/ zoom/ teams/ frontoffice gesprek voeren 

Lesdoelen

Aan het eind van de les:

-  Ken ik de verschillende vormen van ontvangst.

-  Weet ik waarom ontvangstmomenten belangrijk zijn.

Jouw ervaring

Bespreek in tweetallen in 3 minuten de volgende vragen:

• Op welke manieren ben je zelf weleens ontvangen tijdens
   een hotelbezoek, parkbezoek of campingbezoek?
• Hoe heb jij die ontvangstmomenten ervaren?
    Wat was  positief en wat kon beter?
  
  

Het ontvangstmoment​

Omnichannel ontvangst: ​

• Persoonlijk (aan de balie)
• Schriftelijk 
• Telefonisch
• Digitaal 

Waarom is het ontvangstmoment van een gast belangrijk?

Welkom​

Ontvangstmoment is een belangrijk moment. 

• Geeft het gevoel dat je verwacht wordt - voorbereiding
  
• Als bedrijf geeft je de eerste indruk af, wordt in tien seconden gemaakt. ​  Jouw beroepshouding is bepalend voor de eerste indruk.​
• Goede indruk, dan verwacht je een gastvrij en  professioneel  ontvangst. Representatief en professionele uitstraling.​
• Welke kwaliteit service en dienstverlening de gast kan verwachten. ​
• Preventief om crimineel gedrag tegen te gaan.

Het ontvangstmoment - persoonlijke ontvangst​

• Start op vijf tot tien meter afstand. ​
• Respect tonen voor de gast. ​Spreekt bij voorkeur de taal van gast (Engels,  Duits, Frans, Spaans)​
• Verbaal: Goedemiddag, meneer/mevrouw. ​
• Non-verbaal: oogcontact, smile; de gast voelt zich herkend.​
• Het begroeten van een gast werkt tevens preventief om crimineel gedrag  te voorkomen. Door de begroeting verdwijnt de anonimiteit

Telefonisch ontvangst

Een goede voorbereiding is noodzakelijk en bestaat uit: ​

• Uitzoeken hoe de telefoon / centrale werkt;​
  
• Hoe kun je een gast doorverbinden? ​
  
• Hoe zet je een gast in de wacht?​
  
• Pen en papier bij de hand. ​
  
• Computersysteem aanzetten/inloggen. 

Telefonisch ontvangst

Kwaliteit van de bereikbaarheid wordt vooral bepaald door: ​

• Hoe snel wordt de telefoon opgenomen?​
  
• 15 - 20 seconden of maximaal drie keer beltoon horen. ​
  
• Openingszin: Goedemorgen, <bedrijfsnaam>, u spreekt met...​
  
• Spreek duidelijk, in verschillende toonhoogtes en articuleer. ​
  
• Glimlach kun je horen!​
  
• Onthoud de naam van de beller en gebruik die nogmaals in het gesprek. 

Opdrachten

1. Maak de opdrachten 8.04 t/m 8.07

2. Maak een spraakbericht waarin je de telefoon opneemt en stuur deze via de app naar de docent. Denk aan:

Openingszin: Goedemorgen, <bedrijfsnaam, dit mag bijvoorbeeld de naam van het bedrijf zijn waar je een bijbaantje hebt>, u spreekt met...​

Tip: spreek met een glimlach 

Schriftelijke ontvangst​
meerdere vormen: app/ chat/ email 

• Gebruik de regels van zakelijke correspondentie: ​
  
• Benader de gast formeel met “Geachte heer/ mevrouw”. ​
  
• Personaliseer het bericht door de naam van de gast toe te voegen. ​
  
• Werk volgens de bedrijfsinstructie. ​
• Informele openingen en taalgebruik alleen in het verkeer met collega’s. 

Gasten ontvangen via Zoom, Skype en Teams​ (digitaal)

• Let op het karakter van de meeting: formeel of juist informeel. ​
  
• Formele meeting: begroeting ook formeel: 'Goedemorgen'
• De eerste seconden niet gebruiken,  geluid en beeld moet nog aan of uit gezet worden. ​
  
• Het is handig om beeld aan te zetten, dat vergroot de betrokkenheid bij de meeting. ​
  
• Ook online moet je als deelnemer de juiste kleding dragen. ​
  
• Zorg voor een professionele achtergrond. 

Gasten ontvangen via self-service, chatbots en robots​

Nieuwe ontvangstvormen ontstaan door toepassingen nieuwe technologie: ​

1. ​Check-in automaat met selfservice.
2. Chatbot: een computerprogramma dat gesprekken tussen een mens en    een digitaal apparaat kan verwerken. ​ Een chatbot werkt op basis van kunstmatige intelligentie.
3. Robot, inzetbaar voor services zoals check-in en roomservice.  

Wat vind je van de ontwikkeling dat chatbots en robots worden ingezet voor hospitality?

Opdrachten

Maak de opdrachten 8.11 en 8.12 uit je boek