Les 2 - Administratieve taken

Administratieve taken
Les 2
1 / 28
volgende
Slide 1: Tekstslide
Thema AABSMBOStudiejaar 1

In deze les zitten 28 slides, met interactieve quizzen en tekstslides.

time-iconLesduur is: 120 min

Onderdelen in deze les

Administratieve taken
Les 2

Slide 1 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

PLANNING
B1-K1-W3: 
(Wk 1) week 45: invoeren en wijzigen van gegevens
(Wk 2)  week 46: administratieve taken
(Wk 3)  week 47: standaard documenten invoeren
(Wk 4)  week 48: controle en rapportage
(Wk5) week 49: coderen en sorteren
(Wk 6) week 50: archiveren
(Wk 7) week 51: wet en regelgeving en bewaartermijnen, AVG
 
KERSTVAKANTIE

(wk 8) week 2: ziekmeldingen en verlofregistratie
(wk9) week 3 BUFFERWEEK


Slide 2 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Lesdoelen
  • Je kunt aangeven welke informatie je krijgt door het verzamelen van de ingevoerde gegevens.
  • Je kunt aangeven wat de belangrijkste gegevens zijn die worden vastgelegd op een bepaalde plaats. 

Slide 3 - Tekstslide

Wat weet je over deze woorden?
wat is verlof? wanneer ben je aanwezig? wanneer ben je afwezig? waarom wil je leidinggevende dat weten?
Wanneer ben je hersteld?
Gegevens verwerken
Als AABS medewerker voer je veel gegevens in. Het kan zijn dat je papieren documenten moet invoeren in een map of dossierkast. 

Deze periode gaan we bekijken hoe je op een goede
manier gegevens kunt invoeren. Een belangrijk aspect
daarbij is het controleren. Heb je de juiste gegevens op
de juiste plek ingevoerd?

Slide 4 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Welke soort gegevens
hebben we vorige les besproken?

Slide 5 - Woordweb

Deze slide heeft geen instructies

Administratie, wat is dat eigenlijk?

Slide 6 - Woordweb

Deze slide heeft geen instructies

Administratie
De administratie is een verzamelnaam voor alle gegevens van een bedrijf of organisatie die op papier of digitaal zijn vastgelegd

Slide 7 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Financieel administratieve taken:

Declaraties
Offertes
Nota’s
Facturen

Deze gegevens worden verwerkt in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële administratie.


Slide 8 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Jij als AABS medewerker

Slide 9 - Tekstslide

je controleert de informatie 

je volgt instructies op en houdt je aan procedures
Verzamelen documenten
Een eerste belangrijke stap is dat duidelijk is welke afspraken er binnen de organisatie zijn over het aanleveren van documenten.
Als iedereen documenten op jouw bureau legt of naar je mailt, dan wordt het al gauw onoverzichtelijk. 

Ga dus na: welke afspraken zijn er of maak
zelf afspraken over het aanleveren van 
documenten?

Slide 10 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Bij afspraken kun je denken aan dingen zoals:
  • Wat wordt op papier aangeleverd en wat digitaal?
  • Wie levert documenten aan?
  • Wanneer worden documenten aangeleverd?
  • Op welke manier wordt het aangeleverd?
  • Waar wordt het aangeleverd?

Slide 11 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Chaos!
Je bent AABS op een groot verzekeringskantoor. Er zijn vier afdelingen: auto- en motorverzekeringen, inboedel- en glasverzekering, ziektekosten en reisverzekering. Daarnaast zijn er nog de stafafdelingen: administratie, personeelszaken en financiële administratie. De managers leggen op elk gewenst moment documenten op je bureau. Soms zonder mededeling, soms met post-its eraan met wat ermee moet gebeuren. 
Ook krijg je documenten en mailtjes van andere collega's met het 
verzoek deze te verwerken. De documenten stapelen zich al snel op.
Er is geen onderscheid: je weet niet wat van welke afdeling komt 
en waar je het document gaat laten na verwerking.

Slide 12 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Afspraken over aanleveren documenten
Om chaos te voorkomen moeten er dus duidelijke afspraken worden gemaakt over wie, wat, wanneer en op welke manier wordt aangeleverd. Bijvoorbeeld dat alléén de manager van de afdeling documenten aanlevert; begin van de ochtend en het begin van de middag. Dan heb jij als AABS de tijd om de documenten te verwerken. Voor jou is het belangrijk dat er wordt aangegeven:
  • Van welke afdeling komt het document?
  • Wat is het onderwerp van het document?
  • Bij het document staat wat je er mee moet doen: scannen,
    kopiëren, opslaan, versturen?

Slide 13 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Efficiënt werken
Op jouw bureau staan bakken per onderwerp. De manager kan de documenten in het juiste bakje doen. Hij geeft aan je door wat de bedoeling is van het document, dus wat er mee moet gebeuren.

In jouw digitale archief heb je een mappenstructuur. 
Daarin archiveer jij de documenten die je moet 
opslaan.

Slide 14 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Efficiënt werken
Voordat je daadwerkelijk gaat invoeren, maak je eerst een werkplanning voor jezelf. Daarbij is het van groot belang dat je weet welke documenten met spoed moeten worden ingevoerd. Als je bijvoorbeeld de agenda van de manager bijhoudt, dan kun je daar niet mee wachten. Anders mist hij misschien een afspraak.
Een efficiënte planning is belangrijk om alle werkzaamheden op tijd te kunnen uitvoeren. Goed overleg met je direct leidinggevende is hiervoor nodig!
Verwerk de documenten volgens de opgestelde procedures.

Slide 15 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Slide 16 - Link

Deze slide heeft geen instructies

Noem 4 voorbeelden van
documenten die
geadministreerd moeten worden

Slide 17 - Woordweb

b. Bankafschriften, rekeningen, klachtenbrieven, verlofaanvragen, ziekmeldingsformulieren, aan- en afwezigheidsformulieren.
Zoek de volgende begrippen en schrijf de betekenis op
1. Actueel                     2. Arbodienst
3. Cao                            4. Discreet
5. Fulltime                   6. Kritisch
7. NAW gegevens     8. Jaarplan
9. Jaarverslag           10. Part-time
11. Periodiek               12. Sanctie
13. Verlof 

Slide 18 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Slide 19 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Slide 20 - Link

Deze slide heeft geen instructies

Slide 21 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Lesdoelen

Je kunt uitleggen:
wat administratie is
welke administratieve taken er zijn







Slide 22 - Tekstslide

Wat weet je over deze woorden?
wat is verlof? wanneer ben je aanwezig? wanneer ben je afwezig? waarom wil je leidinggevende dat weten?
Wanneer ben je hersteld?

Slide 23 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Slide 24 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Verzamelen en ordenen financiële gegevens
  • Verwerk facturen en nota’s
  • Scan de facturen
  • Maak kopieën van de facturen, nota’s of declaraties
  • Archiveren
  • Sturen afhankelijk van de afspraken het origineel naar de boekhouding

Slide 25 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Slide 26 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Slide 27 - Tekstslide

Deze slide heeft geen instructies

Slide 28 - Link

Deze slide heeft geen instructies