L2 invoeren administratieve gegevens

• Bedrijfseconomie
• MBO
• Studiejaar 1

LES 2

Week: 2

School: Business & Retail

Crebo: 25724 - Assistant Business Services

Leerweg: BOL & BBL & GIT

Kerntaak: B1-K1: Voert taken uit binnen de zakelijke dienstverlening

Werkproces: B1-K1-W3 Gegevensverwerking

Docent: dhr. R. Dewkali

Welkom bij Business Services

Welkom bij
Business Services

DEZE LES

• Terugblik
  
• Leerdoelen
  
• Uitleg
  
• Aan het werk
  
• Lesafsluiting

AFSPRAKEN

1. Je bent op tijd in de les.
2. Je neemt een eigen device mee naar mijn les.
3. Je maakt opdrachten en levert deze op tijd in.
4. Jas uit, pet/muts etc. af.
5. In het lokaal mag je alleen water drinken, niet eten.
6. Telefoons op zacht en in je tas (niet in je zak).

LESDOELEN

Aan het einde van deze les weet je meer over...

1. het systematisch en nauwkeurig invoeren van gegevens;
   
2. het aanleveren van documenten;
   
3. voorgeschreven procedures en afspraken.

Wat is het verschil tussen data en informatie

Invoeren gegevens

Als assistent business services krijg je met veel verschillende documenten te maken.

• Brieven van en naar klanten
  
• Folders en brochures
• E-mail intern en extern
  
• Verslagen
  
• Notulen van de vergadering
  
• Verjaardagskalender
  
• Formulieren
  
• Financiële documenten

Verzamelen documenten

• Wat wordt op papier aangeleverd en wat digitaal?
• Wie levert documenten aan?
• Wanneer worden documenten aangeleverd?
• Op welke manier wordt het aangeleverd?
  
• Waar wordt het aangeleverd?

Afspraken over aanleveren documenten

Belangrijke afspraak bij het digitaal aanleveren

• van welke afdeling komt het document;
• wat is het onderwerp van het document.

OVERZICHTELIJK EN EFFICIENT WERKEN

Doelmatig, met veel en snel resultaat.

Wat is belangrijk bij het aanleveren van een digitaal document?

1. Dat de verwerker ervan op het document kan zien van welke afdeling het komt en wat het onderwerp is.
2. Dat de verwerker ervan altijd zelf weet waarover het document gaat, zonder op het document te kijken.
3. Dat de verwerker ervan altijd zelf weet wat er met het document moet gebeuren omdat dit bij ieder document hetzelfde is.
4. Dat de verwerker ervan altijd zelf kan opmaken van welke afdeling het document komt.

Een administratief medewerker moet efficiënt kunnen werken.
Wat is efficiënt?

1. Snel en nonchalant.
2. Snel en zorgvuldig.
3. Op de juiste wijze en met het beste resultaat.
4. Zo doelgericht mogelijk.

Waarom is een efficiënte planning heel belangrijk?

1. Dan kan een administratief medewerker op tijd naar huis.
2. Dan kunnen alle werkzaamheden op tijd worden uitgevoerd.
3. Opvolgen van instructies is dan helemaal niet meer nodig.
4. Overleg met de leidinggevende is dan helemaal niet nodig.

Documenten worden verwerkt volgens de procedures. Wat zijn procedures?

1. Een eigen manier van handelen.
2. Een vastgelegde manier van handelen.
3. Regels die men niet hoeft na te leven.
4. Voorschriften die verouderd zijn.

‘Hierbij stuur ik u zoals afgesproken in tweevoud enkele uitgewerkte ideeën en de daarbij horende prijs voor de eventuele levering van nieuw kantoormeubilair.’
Waaruit komt dit fragment?

1. Uit een uitnodiging
2. Uit een offerte
3. Uit een koopcontract
4. Uit een interne memo

ANALOOG

Op papier verwerkt.

DIGITAAL

Op de computer verwerkt.

Digitaal invoeren

Rekenprogramma

Dit wordt vooral gebruikt voor het verwerken en invoeren van financiële gegevens.

Databaseprogramma

Een database is een digitale opslagmethode voor grote hoeveelheden informatie.

Internet / Intranet

Ook zijn er documenten of gegevens die geplaatst moeten worden op internet of intranet.

Teksverwerkingsprogramma

Dit wordt gebruikt om documenten te maken.

Invoeren financiële gegevens

• Bankafschriften
  
• Kassabonnen
  
• Inkoop rekeningen/facturen
• Verkoop rekeningen/facturen
• Balans

Realtime

De gegevens in het financiële systeem moeten altijd up-to-date en juist zijn.

Controleren ingevoerde gegevens

Wat betekent het analoog verwerken van documenten?

1. Op papier verwerken van documenten.
2. Scannen en opslaan van documenten.
3. Verwerken met gebruikmaking van het faxapparaat.
4. Via de computer verwerken van documenten.

Wat is een voorbeeld van een tekstverwerkingsprogramma?

1. Access
2. Excel
3. FileMaker
4. Word

Wat is een voorbeeld van een rekenprogramma?

1. Access
2. Excel
3. FileMaker
4. Word

Waarom moeten de gegevens in het financiële systeem door de administratief medewerker juist ingevoerd worden?

1. Omdat de administratief medewerker bij foutieve invoering ontslagen kan worden.
2. Omdat een bedrijf dan geen winst kan maken.
3. Omdat klanten anders onterecht een aanmaning kunnen krijgen.
4. Omdat klanten bij foutieve invoering altijd minder betalen dan bedoeld was.

Een aanmaning moet duidelijk en vriendelijk opgesteld zijn. Waarom is vriendelijkheid belangrijk?

1. Omdat de klant anders absoluut niet betaalt.
2. Omdat de relatie met de klant goed moet blijven.
3. Omdat vaak wel bekend is waarom niet betaald is.
4. Omdat zo de klant zeker gaat betalen.

Wie doet wat?

Binnen een bedrijf of organisatie werken vaak veel medewerkers. Deze medewerkers voeren hun taken uit binnen hun afdeling. Maar wat doen deze medewerkers eigenlijk?

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdracht A  Deelopdracht

1. Koppel in het document Werkzaamheden afdelingen en processen de werkzaamheden aan de juiste afdeling, functie en proces
2. Opslaan als werkzaamheden afdelingen en processen in BW3 Gegevensverwerking

Managementinformatie

Managers hebben informatie nodig om leiding te kunnen geven aan een bedrijf. Maar wat voor soort informatie is zinvol voor managers? En hoe moet die informatie aangeleverd worden?

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdrachten  B - C

Opdracht B  Wel of niet?

1. Maak de quiz Is dit managementinformatie?
2. Maak een print screen van het resultaat > 80%
3. Opslaan als managementinformatie b in BW3 Gegevensverwerking

Opdracht C  Wat hoort waarbij?

1. Maak de quiz Soorten managementinformatie
2. Maak een print screen van het resultaat > 80%
3. Opslaan als managementinformatie c in BW3 Gegevensverwerking

Weet wat je nodig hebt

In een rapport staan vaak veel gegevens. Er staan bijvoorbeeld namen in, maar ook cijfers, jaartallen of percentages. Gelukkig zijn er manieren om het grote bestand overzichtelijk te maken en alleen de informatie die je nodig hebt naar voren te halen.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdracht A  Het juiste brood

1. Beantwoord de vragen in de quiz Het juiste brood
2. Maak een print screen van het resultaat
   
3. Opslaan als het juiste brood in BW3 Gegevensverwerking