In deze les zitten 16 slides, met interactieve quiz en tekstslides.
Onderdelen in deze les
Herhaling secretarieel H5 + H6
Slide 1 - Tekstslide
Organiseren van een bijeenkomst
Wat komt er kijken bij het organiseren van een bijeenkomst?
Deelnemerslijst opstellen
Datum prikken
Uitnodigingen versturen
Planning maken van de voorbereidingen
Afspraken vastleggen
Ruimte(s) en apparatuur regelen
Tijdens de bijeenkomst --> notulen maken
Na de bijeenkomst --> notulen uitwerken en versturen
Slide 2 - Tekstslide
Afspraken plannen, verplaatsen en annuleren
Om een agenda goed te gebruiken, moet je afspraken plannen.
Voor het plannen van een afspraak moet je een aantal zaken weten:
Wanneer is de afspraak?
Hoe laat is de afspraak?
Hoelang duurt de afspraak?
Wie moeten er aanwezig zijn?
Wat zijn de contactgegevens van de deelnemers?
Waar is de afspraak?
Wat is de reistijd?
Wat moet er voorbereid worden?
Slide 3 - Tekstslide
5.3 Plannen en taken verdelen
Om efficiënter te werken, maak je vaak een planning. Dat gebeurt meestal met een planningsformulier. Daarin verdeel je de opdracht in stappen. Per stap geef je aan:
Wat er moet gebeuren
Wie dat doet/ doen (taakverdeling)
Wanneer dat klaar moet zijn
Waarmee je dat doet
Slide 4 - Tekstslide
Je gebruikt een agenda om afspraken en werkzaamheden op te schrijven. In een elektronische agenda kun je heel makkelijk afspraken plannen, verplaatsen en annuleren.
Slide 5 - Tekstslide
Efficiënt werken
= Je wilt zoveel mogelijk resultaat
halen in de tijd die je hebt.
Slide 6 - Tekstslide
Efficiënt werken kan op basis van een to do lijst
Slide 7 - Tekstslide
Kopiëren en scannen
Gekopieerde documenten --> papieren archief
Gescande documenten --> elektronisch archief
Slide 8 - Tekstslide
Kopiëren en scannen
Kopiëren = het maken van een duplicaat van het origineel.
Wat kun je allemaal met een kopieerapparaat?
Enkelzijdig bedrukken
Dubbelzijdig bedrukken
Nieten
Sorteren
Stansgaten maken
Kopie vergroten/ verkleinen
Papier bijvullen
Eenvoudig storingen verhelpen
Slide 9 - Tekstslide
Lamineren
Lijsten en overzichten die je vaak
gebruikt kun je het beste lamineren.
Lamineren betekent het aanbrengen
van een doorzichtige plastic folie door middel
van warme lijm.
Slide 10 - Tekstslide
Drukwerk en mailing
Mailing is een brief die naar veel verschillende mensen verstuurd wordt. Drukwerk is een woord voor papier dat bedrukt is, bijvoorbeeld een verslag van een vergadering of brieven om te versturen.
Slide 11 - Tekstslide
Rapen
= verschillende stapels papier een exemplaar pakken in de juiste volgorde.
Slide 12 - Tekstslide
Waar staat ADV-dagen voor?
A
Arbeidsduurverlof
B
Arbeidsduurverkorting
C
Arbeidsdoorlopende vrije dagen
Slide 13 - Quizvraag
NAW-gegevens
Naam
Adres
Woonplaats
Slide 14 - Tekstslide
Relatiebestand
In een relatiebestand houd je alle gegevens bij van mensen met wie het bedrijf te maken heeft: je relaties. Dit zijn bijvoorbeeld klanten en leveranciers. Je gebruikt het relatiebestand om met klanten te communiceren of bestellingen te plaatsen bij een leverancier.
Je kunt hierbij denken aan:
NAW-gegevens (NAW = naam, adres en woonplaats)
telefoon- en faxnummers
e-mailadressen
diverse aantekeningen/opmerkingen.
Slide 15 - Tekstslide
Persoonsgegevens
gegevens over kinderen
rekeningnummer (IBAN)
burgerservicenummer (BSN)
gevolgde opleiding(en)
loopbaangegevens: vorige werkgever(s) en functie(s), huidige functie