Secretarieel | Hoofdstuk 5
H5 Plannen en organiseren
Secretarieel
1 / 16
volgende
Slide 1: Tekstslide
Economie & OndernemenMiddelbare schoolvmbo kLeerjaar 4
In deze les zitten 16 slides, met tekstslides.
Lesduur is: 15 minOnderdelen in deze les
H5 Plannen en organiseren
Secretarieel
Slide 1 - Tekstslide
Planning
Theorie + vragen maken + weet je het nu? = 45 minuten
Praktische opdracht 1 = 30 minuten
Praktische opdracht 2 = 30 minuten
Slide 2 - Tekstslide
Wat ga je leren?
- Een (elektronische) agenda gebruiken
- Afspraken in een agenda plannen, verplaatsen en annuleren
- Bijeenkomsten organiseren
- Plannen
- Taken verdelen
- Planning bewaken
Slide 3 - Tekstslide
Agenda gebruiken
In je agenda noteer je:
- Afspraken
- Jaarplanning
- Huiswerk
- Toetsen
- Sport
Slide 4 - Tekstslide
Afspraken plannen, verplaatsen en annuleren
Om een agenda goed te gebruiken, moet je afspraken plannen.
Voor het plannen van een afspraak moet je een aantal zaken weten:
- Wanneer is de afspraak?
- Hoe laat is de afspraak?
- Hoelang duurt de afspraak?
- Wie moeten er aanwezig zijn?
- Wat zijn de contactgegevens van de deelnemers?
- Waar is de afspraak?
- Wat is de reistijd?
- Wat moet er voorbereid worden?
Slide 5 - Tekstslide
Je gebruikt een agenda om afspraken en werkzaamheden op te schrijven. In een elektronische agenda kun je heel makkelijk afspraken plannen, verplaatsen en annuleren.
Slide 6 - Tekstslide
5.2 Organiseren
Wat komt er kijken bij het organiseren van een bijeenkomst?
- Deelnemerslijst opstellen
- Datum prikken
- Uitnodigingen versturen
- Planning maken van de voorbereidingen
- Afspraken vastleggen
- Ruimte(s) en apparatuur regelen
- Tijdens de bijeenkomst --> notulen maken
- Na de bijeenkomst --> notulen uitwerken en versturen
Slide 7 - Tekstslide
Een van de taken van het secretariaat is het organiseren van bijeenkomsten, zoals vergaderingen. Je plant een datum, nodigt deelnemers uit, maakt een planning, legt afspraken vast en regelt een ruimte en apparatuur.
Slide 8 - Tekstslide
5.3 Plannen en taken verdelen
Om efficiënter te werken, maak je vaak een planning. Dat gebeurt meestal met een planningsformulier. Daarin verdeel je de opdracht in stappen. Per stap geef je aan:
- Wat er moet gebeuren
- Wie dat doet/ doen (taakverdeling)
- Wanneer dat klaar moet zijn
- Waarmee je dat doet
Slide 9 - Tekstslide
Vragen maken
Wat?
Uit de map vragen maken van hoofdstuk 5 'plannen en organiseren' + 'weet je het nu?' maken. Geen praktische opdrachten maken, alleen de theorie.
Hoe?
Individueel / zelfstandig in Word
Tijd?
20 minuten
Klaar?
Gezamenlijk bespreken
Slide 10 - Tekstslide
Praktische opdracht 1
Gisteren aan het einde van de dag is de computer van je collega gecrasht. Daarom zijn de laatste afspraken op papier geschreven. Jij voert deze in de digitale agenda in. En je houdt vandaag de agenda bij.
Slide 11 - Tekstslide
Praktische opdracht 1
Wat?
Geschreven agenda in Excel verwerken (digitaal). Daarna veranderingen in brengen (zie veranderingen volgende dia's)
Hoe?
Individueel / zelfstandig in Excel
Tijd?
20 minuten
Klaar?
Gezamenlijk nakijken
Slide 12 - Tekstslide
Veranderingen in agenda
1. Je hebt nu alles in Excel verwerkt. De volgende veranderingen vindt plaats:
Slide 13 - Tekstslide
Veranderingen in agenda
2. Er ligt een memo van een collega op je bureau. Mevrouw Totays heeft gebeld. En de levering is besproken.
3. Donderdag komt de loodgieter, omdat het toilet defect blijkt te zijn. Hij komt om 2 uur middag.
Slide 14 - Tekstslide
Praktische opdracht 2
Wat?
Zakenreis plannen voor je baas. De opdracht kun je vinden in de map bij opdrachten 5.5 'reis plannen'.
Hoe?
Individueel / zelfstandig in Word
Tijd?
30 minuten
Klaar?
Gezamenlijk bespreken
