Les 5 - Organiseer een evenement - F&B en Hospitality

• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 1,2

Module F&B Facilitaire Dienstverlening

Wat gaan we doen vandaag?

• Programma komende weken 
• Nadenken over de school van de toekomst
• Uitleg over de 5 C's bij het organiseren van een event
• Verder met opdracht 2

Wat gaat er gebeuren?

• Vr 7-3 Stagevoorlichting op school van 14.00 tot 16.00 (na WLD)
• Wo 19-3 De Nederlandse Bank
• Vr 21-3 Skills bezoek in de RAI
• Ma 7/4 en di 8/4 bezoek Brussel
• Vr 11/4 onboarding ISS 8.30 tot 13.30 bij PWC
• Ma 14/4 t/m Vr 17/4 Examens op de vloer (ex. voorliching op 3/4)
• PWC event donderdag 10/4
• ACC event maandag 17/3
• EY event vrijdag 28/3

Da Costa Campus

Dus, school van de toekomst

Meer samenwerking dus, gekenmerkt door:

• Kwaliteit en innovatie;

• Synergie tussen de studenten, opleidingen en teams;

• Een optimale student journey

Wat kunnen jullie allemaal bedenken voor de nieuwe school van de toekomst?

Hoe zien jullie dit voor je?

Neem even 5-10 minuten, in groepjes, om hierover na te denken. De uitwerking wil ik hebben.

Hoe zou je de school willen zien? 

Denk hierbij aan de ruimte beneden, de lokalen, de techniek, ruimtes om te ontspannen, kantine etc.

Laat je niet verhinderen door te denken dat iets niet kan!

Opdracht 2: Het organiseren van een event

Indeling opdracht

2A: Achterhalen en inventariseren van de wensen

2B: Voorstel voor het evenement

2C: Plan van aanpak en benodigdheden

2D: Guest Journey, moodboard & draaiboek

2E: Plan voor inrichting & uitvoering

2F: Reflectie

2G: Verantwoording individuele inzet

Welke losse onderdelen?

• Logboek inventarisatie wensen
• Taakverdeling
• Voorstel voor het event met prijsopgave (offertes)
• Plan van aanpak & budget
• Reserveringen en bestellijsten
• Guest journey map & uitnodiging
• Draaiboek
• Moodboard
• Plan voor inrichting

1. Formuleer het idee​
2. Onderzoek de haalbaarheid​
3. Organiseer het team​
4. Promoot het event​
5. Bereid de eerste onderdelen van de uitvoering voor​
6. Stel een (voorlopig) draaiboek op​
7. Voer het event uit​
8. Handel het event af (evaluatie)

Een event organiseren

En wat moet er nu nog gebeuren?

Event organising 

• Het event moet plaatsvinden tussen 17/3 en 13/04
• Op dit moment zijn er nog 2,5 weken te gaan tot 17/3
  
• Dit betekent dat nu de meeste zaken af moeten zijn, het event moet georganiseerd kunnen worden (begroting, offerte, akkoord opdrachtgever etc)
• Reflectie moet ook, na het event. Wat doe je als je event te laat is? (PWC) Hoe kun je toch een reflectie en individuele verantwoording maken?
• Begin daar nu al mee! Wie doet wat, hoe is de samenwerking etc.

Event organising - 5C model

• Concept
• Coördinatie
• Controle
• Culminatie (hoogtepunt)
• Closing (afsluiting)

Concept

Wanneer je je evenement aan het conceptualiseren bent, creëer je het raamwerk waaruit het zal groeien. 

Bespaar hier niet op de details. Ga echt dieper in op elk van de punten (zie volgende slide) en neem de tijd om alle aspecten van je evenement te begrijpen en uit te werken.

Concept

Tijdens dit proces moet je rekening houden met:

• Waarom organiseer je het evenement?
  
• Wie zullen er aanwezig zijn?
  
• Wanneer vindt het plaats?
  
• Waar vindt het plaats?
  
• Wat is het eerste idee voor het budget? Welke spullen moeten er worden ingehuurd/gekocht?
  
• Wat gebeurt er tijdens het evenement?

Coördinatie

Zodra je het concept hebt, kan de planning en het coördineren beginnen. Dit is waarschijnlijk een van de meest tijdrovende fase, omdat er veel zaken zijn die jullie moeten regelen.

Wat moet je in deze fase dan allemaal regelen en doen?

Coördinatie

• Het bepalen van een thema
  
• Het vaststellen van een gedetailleerd budget
  
• Het opstellen van een draaiboek
  
• Het maken van een uitnodiging
  
• Het maken van een guest journey
  
• Het zoeken naar een locatie
  
• Het regelen van catering en decoratie
  
• Het boeken van entertainment, sprekers of activiteiten
  
• Het aanschaffen van benodigde apparatuur
  
• Het coördineren van transport en accommodatie
  
• Risicoanalyses en beveiliging
  
• Nood- en back-upplannen

Bovenstaande lijst is zeker niet volledig. Afhankelijk van de omvang en reikwijdte van je evenement kan deze korter of juist langer zijn. Het belangrijkste is dat je tijdens het coördinatieproces zorgt dat alle aspecten goed zijn afgedekt.

Controle

Event controle betekent precies dat: de controle behouden. Zorg ervoor dat je de touwtjes in handen houdt en je zo veel mogelijk aan je plan vasthoudt. Als je van het pad afwijkt en je laat afleiden, loop je het risico tijd, geld of beide te verspillen aan middelen die niet bijdragen aan het ‘Waarom’ dat je in de conceptfase hebt vastgesteld.

Het kan nuttig zijn om vóór de planning een tijdlijn op te stellen en duidelijke doelen te bepalen (vewerk deze ook in jullie draaiboek): wat moet er gebeuren, wanneer moet het klaar zijn en wie is ervoor verantwoordelijk. Bij evenementenbeheer kun je eigenlijk niet té gestructureerd zijn, dus houd je einddoel voor ogen en zorg ervoor dat je een helder beeld hebt van hoe je evenement eruit zal zien voordat je iets onderneemt.

Controle

Event controle betekent ook het beheren van relaties met leveranciers en partners. Als je samenwerkt met andere bedrijven, zijn jullie verantwoordelijk voor het afstemmen van verwachtingen. 

Zorg voor regelmatig contact met opdrachtgever (praktijkopleider), leveranciers, docent en partners en geef hen allemaal een duidelijke briefing over je verwachtingen, doelen en noodplannen. Gebrekkige communicatie kan je duur komen te staan als er iets misgaat, dus zorg er opnieuw voor dat jullie alle aspecten goed afdekken!

Verwerk alles wat jullie doen en bepalen in de taakverdeling en logboek.

Culminatie (hoogtepunt)

Bij de culminatiefase bereiken we het hoogtepunt: de grote dag zelf. Je evenement komt tot leven, en het is tijd om alles in gang te zetten. Maar jouw werk als facilitair-eventmanager stopt niet zodra het evenement begint – in feite is het nu pas echt begonnen.

Deze fase draait om het communiceren met leveranciers, partners en personeel, het nauwlettend bewaken van de tijdsplanning, het monitoren van de beveiliging en ervoor zorgen dat alles op het juiste moment gereed is. Net als in de controlefase gaat het bij de culminatie om het sturen van het evenement in de juiste richting en het uitvoeren van nood- of back-upplannen als er iets misgaat.

Wees ervan op de hoogte: er zal tijdens je evenement iets onverwachts gebeuren. Wat het eindresultaat het meest beïnvloedt, is hoe goed je hierop voorbereid bent, hoe je presteert onder druk en hoe snel het probleem aan jou wordt gecommuniceerd zodra het zich voordoet.

Closing (afsluiting)

De afsluitfase vindt plaats nadat het evenement is afgelopen. Dit omvat taken zoals ervoor zorgen dat de locatie schoon en opgeruimd is, contact onderhouden met het personeel en afronding met cateraars, entertainers, enzovoort.

De afsluiting strekt zich ook uit tot het beheer ná het evenement, zoals het verzamelen van feedback van klanten, het evalueren van je prestaties, het bedanken van deelnemers en medewerkers, en het controleren van het budget. 

Hoewel je na het evenement waarschijnlijk behoefte hebt aan rust, helpt post-event management je te begrijpen of en hoe je de doelstellingen van het evenement hebt bereikt. Daarnaast biedt het inzichten om de verkregen momentum te benutten voor toekomstige stappen.

Je gaat een reflectie schrijven over het gehele event, wat ging er goed en wat moet een volgende keer anders? Hoe ging de samenwerking met je groep en hoe was de communicatie met de opdrachtgever? Ook maak je een individuele verantwoording over je bijdrage in de groep. Deze laat je ondertekenen en dit doe je ook voor je mede studenten.

Informatie

Alles over deze opdracht (de inhoud, hulpdocumenten, extra informatie, leermiddelen) is te vinden op de canvas pagina, gebruik deze dus ook!

Voor vragen kun je uiteraard terecht bij je docent of op de werkvloer