Les 4 - Organiseer een evenement - F&B en Hospitality

• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 1,2

Module F&B Facilitaire Dienstverlening

Wat gaan we doen vandaag?

• Verder met opdracht 2
• Deadline vandaag
• Eerste onderdelen vastleggen en opsturen in document  opdracht 2, naar mij en opdrachtgever
• Examenwerk meting (+ WLB laten invullen - gelukt?)
• Programma komende weken bespreken

Wat gaat er gebeuren?

• Vakantie van 17-2 t/m 23/2 = volgende week!
• Vr 7-3 Stagevoorlichting op school van 14.00 tot 16.00 (na WLD)
• Wo 19-3 De Nederlandse Bank
• Vr 21-3 Skills bezoek in de RAI
• Ma 6/4 en di 7/4 bezoek Brussel
• Vr 11/4 onboarding ISS (tijd/locatie volgt)

Opdracht 2: Het organiseren van een event

Indeling opdracht

2A: Achterhalen en inventariseren van de wensen

2B: Voorstel voor het evenement

2C: Plan van aanpak en benodigdheden

2D: Guest Journey, moodboard & draaiboek

2E: Plan voor inrichting & uitvoering

2F: Reflectie

2G: Verantwoording individuele inzet

Welke losse onderdelen?

• Logboek inventarisatie wensen
• Taakverdeling
• Voorstel voor het event met prijsopgave (offertes)
• Plan van aanpak & budget
• Reserveringen en bestellijsten
• Guest journey map & uitnodiging
• Draaiboek
• Moodboard
• Plan voor inrichting

1. Formuleer het idee​
2. Onderzoek de haalbaarheid​
3. Organiseer het team​
4. Promoot het event​
5. Bereid de eerste onderdelen van de uitvoering voor​
6. Stel een (voorlopig) draaiboek op​
7. Voer het event uit​
8. Handel het event af (evaluatie)

Een event organiseren

En wat moet er nu af?

Event organising

• Het event moet plaatsvinden tussen 17/3 en 13/04, dit in verband met de reflectie die je met de opdrachtgever doet na het event. Bij iedereen gelukt om in deze periode iets te organiseren?
• Op dit moment zijn er nog 5 weken te gaan
  
• Dit betekent dat nu de eerste zaken af moeten gaan zijn

Wat moet er vandaag af?

• Inventarisatie wensen – hoe zijn jullie op dit idee gekomen? (mindmap, gedachtegang)

• Taakverdeling – bijgewerkt en up to date

• Logboek met alles wat er gebeurd is tot nu toe

• De communicatie met de opdrachtgever

• De veranderingen die gedaan zijn nav de feedback

• Het definitieve idee. Denk hierbij aan datum, plaats, locatie, thema, aantal personen

• Het uitgewerkte voorstel van het idee dat jullie aan de opdrachtgever gedaan hebben

• Het budget / de begroting inclusief bronnen en uitwerking

• De guest journey, hoe ziet de dag eruit voor gasten?

• De uitnodiging voor het event

• Plan van aanpak voor de weken na de vakantie t/m het event

En hoe leveren we het in?

• In 1 document, netjes, hoofdstukken, paragrafen, duidelijk en overzichtelijk
• Inleveren bij mij en bij de opdrachtgever via de mail
• Ga dus aan de gang met een word document en zorg dat alles van de vorige slide erin staat
• Heb je onderdelen nog niet? Snel aan de gang dus

Informatie

Alles over deze opdracht (de inhoud, hulpdocumenten, extra informatie, leermiddelen) is te vinden op de canvas pagina, gebruik deze dus ook!

Voor vragen kun je uiteraard terecht bij je docent of op de werkvloer

Voorbeeld

begroting

(te downloaden in Canvas)

Pas hem aan en vul hem met jullie gegevens. Maak berekeningen en vraag offertes uit voor een goed budget

Voorbeeld taakverdeling 

Voorbeeld logboek