Writing instructions

• Engels
• Middelbare school
• mavo
• Leerjaar 3

3M writing instructions

Here you will learn all about writing a formal email.

How to write a formal email

Lay-out van een formele mail:

(1) To

      CC

      BCC

(2) Subject:

(3) Dear Sir/Madam, (Dear Ms. Kelly, )

Eerste alinea:

Inleiding; Jezelf voorstellen; naam, leeftijd, geslacht en land.

Waarom schrijf je, wees duidelijk

Middenstuk:

kern; zorg dat je alle punten van je opdracht in je brief verwerkt.

Je mag meerdere alinea’s hebben in je middenstuk.

Laatste alinea:

Slot, herhaal de reden waarom je schrijft.

Stel eventuele vragen die je nog hebt.

Bedank ze voor het lezen van je brief.

Lay-out van een formele mail:

(4) I look forward to hearing from you soon. 

(5) Yours faithfully, (Yours sincerely, Kind regards,)

(6) Naam en achternaam

This is the layout of an email.

To - cc - (optional: bcc) - subject...

TO: hoofdontvanger.

CC: meelezer

BCC: onzichtbare ontvanger.

SUBJECT:

Onderwerp van de email. 2 of meer woorden, niet meer dan 8.

Het email adres van de hoofdontvanger staat bij:

1. TO:
2. CC:
3. BCC:
4. Subject:

Personen die een email ook moeten ontvangen maar geen hoofdontvanger zijn staan bij:

1. TO:
2. CC:
3. BCC:
4. Subject:

Wanneer gebruik je de BCC als je een mailtje verstuurd?

1. Dit is precies hetzelfde als CC.
2. Om iemand onzichtbaar de mail ook te versturen.
3. Om je mail met spoed te sturen.
4. Staat voor: Big Compagny Components

Het onderwerp van een email is altijd:

1. Kort.
2. De kern van de inhoud.
3. Minimaal 2 woorden.
4. Maximaal 8 woorden.

How would you start your email?

Aanhef

Dear Sir/Madam,

Dear Mr Jones,

Dear Ms Jones,

Welke aanhef is onjuist?

1. Dear Ms Blackburn,
2. Dear Sir/Madam,
3. Dear Mr Jackson,
4. Dear Sir Brown

Welke aanhef is onjuist?

1. Dear Mr Birds,
2. Dear Mr/Ms Jones,
3. Dear Sir/Madam,
4. Dear Ms Oliver,

Cover all the items!

Slotzin

I look forward to your answer.

I look forward to your reply.

I am looking forward to hearing from you soon.

Learn by heart!

Vertaal (formele email):
Ik kijk ernaar uit om binnenkort van u te horen.

1. I'm looking forward to hearing from you soon.
2. I look forward to hear from you soon.
3. I am looking forward to hear from you soon.
4. I am looking forward to hearing from you soon.

Afsluiting

Yours faithfully,    (if started with Dear Sir/Madam,)

Yours sincerely,    (if started with Dear + surname,)

Kind regards,         (is always correct!) 

* skip a line

Your given name and surname

Tips

- Skip lines as often as possible. Preferably after every topic.

- Read carefully.

- Learn some sentences by heart.

- Use your dictionary as often as possible.

- Structure your email with words like First, Second, Third, Last.

- Do not use abbreviations like I can't or I don't. (Use I can not, I do not)

In een formele email is het prima om afkortingen te gebruiken (bijv. I'm, I'll, can't..)

1. Juist
2. Onjuist

Als je een opsomming geeft in een formele email wat is beter om te gebruiken?

1. Then
2. First, second, last

Formal

Informal

Regards, 

Clive

See you soon, 

Clive!

Hi Claude!

Lovely to hear from you!

Thank you for your email

I look forward to meeting you.

I hope we can meet up!

Correct

Incorrect

I've seen

I have seen

I look forward to

I want

I would like

I live in...

Na de aanhef volgt altijd een...

1. punt
2. komma

Je verdeelt je middenstuk in alinea's door...

1. elk 'onderwerp' een nieuwe alinea te geven door een regel over te slaan
2. na je inleiding en voor je afsluiting een witregel te gebruiken.

'greetings,' is een goede manier om je formele email af te sluiten

1. waar
2. niet waar

Indeling formele email

Een formele e-mail deel je als volgt in. Na elke stap komt een witregel:

• Onderwerp: geef je e-mail altijd een duidelijk onderwerp, zodat de lezer weet wat hij/zij kan verwachten.
• Aanhef: begin je e-mail met Dear Mrs / Ms / Mr + achternaam of Dear Sir/Madam als je de naam van de geadresseerde niet kent.
• Middenstuk: hier schrijf je waar het om gaat in je e-mail. Voor elk nieuw onderwerp begin je een nieuwe alinea. Na elke alinea komt een witregel.
• Afsluiting: sluit je e-mail af met Yours faithfully, (als je de naam van de geadresseerde niet weet) of Yours sincerely, (als je de naam van de geadresseerde weet). Eindig met je voor- en achternaam. Of gewoon Kind regards,

Writing

Use a separate piece of paper. Make sure your letter has a proper beginning, end and paragraphs.