H01 Inleiding basistaak assistant business services

• Bedrijfseconomie
• MBO
• Studiejaar 1

Welkom bij Business Services

WELKOM BIJ
BUSINESS SERVICES

DEZE LES

1. Je bent op tijd in de les.
2. Je neemt een eigen device mee naar mijn les.
3. Je maakt opdrachten en levert deze op tijd in.
4. Jas uit, pet/muts etc. af.
5. In het lokaal mag je alleen water drinken, niet eten.
6. Telefoons op zacht en in je tas (niet in je zak).

1. Wat doet een medewerker Assistent Business Services?
2. Welke houding is belangrijk?
3. Hoe zorg je voor een fijne werkplek?

Inleiding basistaak ASSISTANT BUSINESS SERVICES

Wat doet een medewerker Assistent Business Services?

Een medewerker Assistent Business Services helpt bij administratieve en ondersteunende taken in een bedrijf. Denk aan e-mails beantwoorden, documenten ordenen en klanten ontvangen.

Basiswerkzaamheden

Als Assistant Business Services ondersteun je je collega's en leidinggevenden bij hun werk. Je helpt mee in een bedrijf of organisatie en zorgt dat alles soepel verloopt. Je taken zijn onder andere:

1. Gasten of klanten ontvangen en te woord staan (aanspreekpunt).
2. Helpen bij het versturen van brieven of e-mails (correspondentie).
3. Gegevens invoeren en verwerken (gegevensverwerking).
4. Meewerken aan vergaderingen en andere activiteiten (samenwerking).

Welke beroepshouding is belangrijk?

Je werkt netjes, helpt collega’s en klanten vriendelijk en blijft rustig, ook als het druk is. Je bent betrouwbaar en zorgt dat je werk op tijd af is.

Beroepshouding

1. Dienstverlenende beroepshouding

Vriendelijk en enthousiast, helpen van collega's, managers of klanten.

2. Resultaatgerichte beroepshouding

Op tijd al je werkzaamheden afmaken.

Functie-eisen

Voor dit werk zijn een paar belangrijke vaardigheden nodig. Jij moet:

• Goed je werk kunnen plannen en organiseren.
• Duidelijk kunnen vertellen wat je doet.
• Handig zijn met computers.
• Netjes en precies werken.
• Geordend en opgeruimd zijn.

Met welke softwarepakketten moet je goed kunnen omgaan?

Microsoft Office Suite

Boekhoudsoftware

Projectmanagementsoftware

Communicatiesoftware

Wat betekent nauwkeurig werken?

1. Verzorgd en netjes werken.
2. Werkzaamheden goed en snel uitvoeren.
3. Ordelijk en opgeruimd zijn.
4. Vriendelijk en beleefd communiceren.

Persoonlijke presentatie en representatie

Presentatie

Zorg voor een nette en verzorgde uitstraling. Dit bepaalt hoe klanten jou zien.

Representatie

Jouw uitstraling en houding laten zien waar het bedrijf voor staat. Je bent het visitekaartje!

Persoonlijke presentatie en representatie

Voorbeelden van presentatievoorschriften:

• haardracht;
  
• lichaam;
  
• make-up;
  
• handen;
  
• accessoires;
  
• schoenen;
  
• kleding.

Een representatief uiterlijk is heel belangrijk voor een receptiemedewerker.
Wat houdt een representatief uiterlijk in?

1. Dat de medewerker altijd een kostuum of mantelpak draagt.
2. Dat de vrouwelijke medewerker altijd make-up draagt.
3. Dat de medewerker zonder dialect spreekt.
4. Dat de medewerker er verzorgd uitziet.

OPDRACHTEN  MAKEN

opdracht 1.01 t/m 1.04
bladzijde 15 t/m 22

Opdrachten maken
HOOFDSTUK 01

bladzijde 15 t/m 22

opdracht 1.01 t/m 1.04

ABSG1Q  GIT

check out...

• Basiswerkzaamheden
• Beroepshouding
• Functie-eisen
• Persoonlijke presentatie
• Representatie

Klantencontact

Soorten klanten

1. Interne klanten: binnen een organisatie (collega's, leidinggevenden)
2. Externe klanten: buiten een organisatie (leveranciers, afnemers, gemeente)

Klantencontact is wat je met wie communiceert. 

1. Online of Fysiek
   
   De (contact)persoon die direct contact heeft met de klant en vragen                                  beantwoordt of problemen oplost.                      AANSPREEKPUNT

Wat betekent klantenbinding?

1. Ervoor zorgen dat de klanten terugkomen naar de organisatie.
2. Klanten doorsturen naar de juiste persoon.
3. Klanten de informatie geven die ze nodig hebben.
4. Op de hoogte zijn van belangrijke zaken binnen de organisatie.

De medewerker receptie en secretariaat is het visitekaartje van de organisatie.
Wat wordt hiermee bedoeld?

1. Dat de medewerker receptie en secretariaat een heel veelzijdige taak hebben.
2. Dat deze medewerker voor de klant de belangrijke eerste indruk van de organisatie is.
3. Dat deze medewerker de belangrijkste persoon is binnen de organisatie.
4. Dat vanuit de organisatie geen papieren visitekaartjes meer worden verstrekt.

Zakelijke communicatie

Dagelijks binnen een organisatie

1. Mondeling: vergadering, klanten ontvangen
2. Schriftelijk: schrijven en ontvangen van brieven/mails = CORRESPONDENTIE

Soorten correspondentie

1. Intern: binnen een organisatie (uitnodiging voor vergadering)
2. Extern: buiten een organisatie (verzenden van facturen naar klanten)

Huisstijl 

Is de visuele identiteit van de organisatie.

Van welk bedrijf/merk is
dit het logo?

1. Mondriaan College
2. United Airlines
3. Universiteit Utrecht
4. Media Markt

Van welk bedrijf/merk is
dit het logo?

1. Nationale-Nederlanden
2. ANWB
3. Universiteit Utrecht
4. Neckermann

Van welk bedrijf/merk is
dit het logo?

1. Twitter
2. Telegram
3. TikTok
4. Tumblr

Van welk bedrijf/merk is
dit het logo?

1. Look-O-Look
2. Haribo
3. Chupa Chups
4. Katja

Punten onthouden

Van welk bedrijf/merk
is dit het logo?

1. Rover
2. Tesla
3. Toyota
4. Aston Martin

Van welk bedrijf/merk is
dit het logo?

1. MB
2. Matèl
3. Pizzahut
4. Domino's

Van welk bedrijf/merk is
dit het logo?

1. Mondriaan College
2. United Airlines
3. Universiteit Utrecht
4. ROC Mondriaan

OPDRACHTEN  MAKEN

opdracht 1.01 t/m 1.04
bladzijde 15 t/m 22

Opdrachten maken
HOOFDSTUK 01

bladzijde 23 t/m 30

opdracht 1.05 t/m 1.10

ABSG1Q  GIT

check out...

• Klantencontact
• Zakelijke communicatie

Gegevensverwerking

Verzamelen of registeren van gegevens = GEGEVENVERWERKING

Soorten gegevens: Klantgegevens, Financiële gegevens en Personeelsgegevens.

Software

• Office (Google/Microsoft);
  
• Management Informatie Systeem (Exact).
  

Sorteren is orde brengen in een verzameling door soort bij soort neer te leggen.

Archiveren is het opslaan en verzamelen van informatie.

Verzameling door soort bij soort neer te leggen.

Opslaan en verzamelen van informatie.

Gegevens verzamelen of registeren.

Sorteren

Archiveren

Gegevensverwerking

Planning en organisatie

Processen verlopen goed door SAMENWERKING

Om samen te komen dien je dit te plannen en te organiseren.

• online/offline (werk)overleg;
  
• presentatie aan klanten op een beurs;
• personeelsactiviteit voor werknemers. 

Project: tijdelijke samenwerking over een specifiek onderwerp.

Projectorganisatie: hierin wordt vastgelegd wie wat doet, wanneer en met welke middelen.

Plaats een foto of afbeelding van een team.

Werken in een team

Eigenschappen van een goed werkend team

1. Gemeenschappelijk einddoel
   Resultaatgericht werken betekent dat je al je taken op tijd afmaakt.
2. Open en regelmatige communicatie
   Werkoverleg is een moment om met het team te overleggen en de werkzaamheden te bespreken.
3. Wil om professioneel samen te werken
   Een professionele beroepshouding betekent dat je een goede houding hebt die past bij je werk.

OPDRACHTEN  MAKEN

opdracht 1.01 t/m 1.04
bladzijde 15 t/m 22

Opdrachten maken
HOOFDSTUK 01

bladzijde 31 t/m 39

opdracht 1.11 t/m 1.18

ABSG1Q  GIT

check out...

• Gegevensverwerking
• Planning en organisatie
• Werken in een team

Werkplek: opgeruimd en schoon

Werkplek is de plek waar je werkt.

Hoe houd je je werkplek schoon en opgeruimd?

1. Vaste plek – Geef alles een eigen plek, zo vind je het snel terug.
   
2. Net meubilair – Een verzorgde uitstraling zorgt voor een professionele sfeer.
   
3. Opruimen – Ruim je bureau aan het einde van de dag op (clean desk policy).
   
4. Schoonmaken – Elk bedrijf heeft afspraken over schoonmaken, houd je daaraan.

Geef een omschrijving van de werkplek van een docent.

Klaslokaal

Kantoorruimte

Vergaderruimte

Bibliotheek of mediatheek

Online omgeving

Noem een beroep waarbij 'Het Nieuwe Werken' (thuiswerken) wel kan worden ingevoerd.

1. verpleegkundige
2. kok
3. medewerker financiële administratie
4. magazijnmedewerker

Werkplek en ARBO

Arbeidsomstandigheden gaat over hoe je werkt en hoe je je voelt op je werk.

• Fysieke omgeving – Denk aan je werkplek, apparatuur en temperatuur.
  
• Werkdruk – Hoe snel je moet werken en of je onregelmatige tijden hebt.
  

Belangrijke regels (Arbowet)

Werkgevers moeten zorgen voor:

1. Gezondheid van medewerkers
   
2. Veilig werken
   
3. Prettige werkomgeving

OPDRACHTEN  MAKEN

opdracht 1.01 t/m 1.04
bladzijde 15 t/m 22

Opdrachten maken
HOOFDSTUK 01

bladzijde 40 t/m 49

opdracht 1.19 t/m 1.23

ABSG1Q  GIT

check out...

• Werkplek opgeruimd en schoon
• Werkplek en ARBO

Stress op het werk

Hoe verminder je stress op het werk?

1. Werktempo aanpassen als het te hoog ligt.
2. Slimmer en efficiënter werken.
3. Ongewenst gedrag aanpakken.
4. Lastige diensten eerlijk verdelen.
5. Duidelijke en eerlijke informatie geven.
6. Regelmatig bespreken hoe het gaat op het werk.  

Regels

Belangrijke wetten op het werk

• Arbowet → Regels voor een veilige en gezonde werkplek.
• Privacywet (AVG) → Regels voor omgaan met persoonlijke gegevens.

👉 Je moet je aan deze wetten houden. Doe je dat niet? Dan kan het bedrijf een boete krijgen of reputatieschade oplopen.

Wat is een procedure?

Een procedure is een stappenplan dat je in de juiste volgorde moet volgen.

Welke drie aandachtsgebieden worden uitvoerig behandeld in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet)?

1. Gezondheid, kwaliteit en veiligheid.
2. Gezondheid, veiligheid en verantwoordelijkheid.
3. Gezondheid, integriteit en veiligheid.
4. Gezondheid, veiligheid en prettige werkomgeving.

Op het werk kan stress ontstaan.
Welk oorzaak kan dit hebben?

1. laag werktempo
2. afwijkende werktijden
3. werk op je eigen niveau
4. iemand met 'je', 'jij' en 'jou' aanspreken

Welke twee redenen zijn er voor het opstellen van huisregels binnen bedrijven?

1. Creëren van duidelijkheid en mogelijkheid voor bestraffen medewerkers.
2. Waarborgen van veiligheid en duidelijkheid naar klant over wat niet is toegestaan.
3. Waarborgen veiligheid en creëren duidelijkheid over hoe te handelen in situaties.
4. Duidelijkheid over gezag van management en ordehandhaving.

OPDRACHTEN  MAKEN

opdracht 1.01 t/m 1.04
bladzijde 15 t/m 22

Opdrachten maken
HOOFDSTUK 01

bladzijde 50 t/m 61

opdracht 1.24 t/m 1.32